會(huì)議紀(jì)要編寫與歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一、適用范圍與核心價(jià)值本規(guī)范適用于公司各類會(huì)議的紀(jì)要編制與歸檔管理，包括但不限于部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、專題研討會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)等。通過(guò)統(tǒng)一格式、明確流程、強(qiáng)化歸檔，保證會(huì)議紀(jì)要真實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容、清晰傳遞決策信息、有效跟進(jìn)行動(dòng)進(jìn)展，為工作復(fù)盤、責(zé)任落實(shí)及信息追溯提供標(biāo)準(zhǔn)化依據(jù)，提升會(huì)議管理效率與規(guī)范性。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟詳解（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確基礎(chǔ)，夯實(shí)記錄前提確認(rèn)會(huì)議基本信息提前獲取會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人及參會(huì)人員名單（含缺席人員及原因），保證記錄框架完整。收集會(huì)議背景資料整理會(huì)議議程、上次會(huì)議紀(jì)要（如有）、相關(guān)議題背景材料、待討論的提案或數(shù)據(jù)報(bào)表，供記錄人提前熟悉內(nèi)容，重點(diǎn)標(biāo)注需關(guān)注的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。準(zhǔn)備記錄工具與模板準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板（見(jiàn)第三部分）、筆、筆記本或電子記錄設(shè)備；若涉及敏感內(nèi)容，提前確認(rèn)錄音/錄像權(quán)限，必要時(shí)需獲得主持人許可。（二）會(huì)中記錄：精準(zhǔn)抓取，保證信息完整實(shí)時(shí)記錄核心要素基本信息：核對(duì)會(huì)議實(shí)際時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員簽到情況（遲到/早退者需注明原因）。議程與議題：按會(huì)議順序逐項(xiàng)記錄議題編號(hào)、議題名稱、匯報(bào)人（*）及核心觀點(diǎn)。討論過(guò)程：客觀記錄各方發(fā)言要點(diǎn)，避免主觀評(píng)價(jià)，重點(diǎn)標(biāo)注分歧點(diǎn)、共識(shí)內(nèi)容及關(guān)鍵論據(jù)（如數(shù)據(jù)、案例）。決議事項(xiàng)：明確記錄每項(xiàng)決議的結(jié)論、支持理由及反對(duì)意見(jiàn)（如有）。行動(dòng)計(jì)劃：詳細(xì)記錄“誰(shuí)（責(zé)任部門/人）、做什么（任務(wù)內(nèi)容）、何時(shí)完成（時(shí)限）、如何考核（標(biāo)準(zhǔn)或交付物）”，保證責(zé)任可追溯。標(biāo)注待確認(rèn)內(nèi)容對(duì)討論中未明確、需會(huì)后核實(shí)的信息（如數(shù)據(jù)來(lái)源、待協(xié)調(diào)資源），及時(shí)標(biāo)注“待確認(rèn)”并記錄責(zé)任人及反饋時(shí)限，避免遺漏。（三）會(huì)后整理：規(guī)范輸出，形成初稿24小時(shí)內(nèi)完成初稿撰寫根據(jù)會(huì)議記錄及錄音（如有），在24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要初稿，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰，重點(diǎn)突出決議事項(xiàng)與行動(dòng)計(jì)劃。補(bǔ)充與核對(duì)信息對(duì)“待確認(rèn)內(nèi)容”及時(shí)聯(lián)系相關(guān)人員核實(shí)補(bǔ)充，更新至紀(jì)要中。核對(duì)決議事項(xiàng)與行動(dòng)計(jì)劃的五要素（責(zé)任人、任務(wù)、時(shí)限、標(biāo)準(zhǔn)、備注），保證無(wú)遺漏或歧義。按模板排版校對(duì)嚴(yán)格按照會(huì)議紀(jì)要模板排版，檢查格式統(tǒng)一性（如字體、字號(hào)、標(biāo)題層級(jí)）、語(yǔ)句通順性及錯(cuò)別字，避免口語(yǔ)化表達(dá)（如“盡量”“可能”改為“應(yīng)”“需”）。（四）審核定稿：多層把關(guān)，保證權(quán)威性記錄人自查初稿完成后，記錄人需對(duì)照會(huì)議記錄及錄音，逐項(xiàng)核對(duì)信息準(zhǔn)確性，重點(diǎn)檢查決議與行動(dòng)計(jì)劃的完整性。部門負(fù)責(zé)人審核提交部門負(fù)責(zé)人（或會(huì)議主持人）審核，重點(diǎn)確認(rèn)：會(huì)議內(nèi)容與實(shí)際討論是否一致；決議事項(xiàng)是否符合公司流程或戰(zhàn)略方向；行動(dòng)計(jì)劃責(zé)任明確、時(shí)限合理。修訂與最終確認(rèn)根據(jù)審核意見(jiàn)修訂紀(jì)要，經(jīng)主持人簽字（或電子簽批）后，形成正式版本，同步分發(fā)至參會(huì)人員及相關(guān)協(xié)作部門。（五）歸檔管理：分類存儲(chǔ)，便于追溯分類存儲(chǔ)電子歸檔：正式紀(jì)要命名格式為“會(huì)議名稱-日期-版本號(hào)”（如“市場(chǎng)部Q3產(chǎn)品推廣會(huì)-20240520-V1.0”），存儲(chǔ)至公司指定服務(wù)器（如“共享文件夾-會(huì)議紀(jì)要-2024年-XX部門”），涉密文件需加密并設(shè)置查閱權(quán)限。紙質(zhì)歸檔：打印簽字版紀(jì)要，按部門、時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，存放于指定檔案柜，標(biāo)注“會(huì)議紀(jì)要-2024年XX月”。查閱與追溯建立會(huì)議紀(jì)要索引表（含會(huì)議名稱、日期、關(guān)鍵詞、存儲(chǔ)路徑），方便后續(xù)查閱；借閱紙質(zhì)紀(jì)要需登記（借閱人、日期、用途），電子紀(jì)要查閱權(quán)限由部門負(fù)責(zé)人審批。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化模板及填寫說(shuō)明（一）會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議基本信息會(huì)議名稱（例：XX部門2024年5月工作例會(huì)）會(huì)議時(shí)間（例：2024年5月20日14:00-16:00）會(huì)議地點(diǎn)（例：公司3樓第一會(huì)議室/線上會(huì)議（需標(biāo)注））主持人（姓名*，職務(wù)）記錄人（姓名*，職務(wù)）參會(huì)人員（姓名（職務(wù)）、姓名（職務(wù)）……）缺席人員（姓名*（部門），請(qǐng)假事由：例：出差）會(huì)議議題1.議題一：XX項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)2.議題二：XX流程優(yōu)化討論3.議題三：下月工作計(jì)劃部署會(huì)議內(nèi)容與討論記錄議題一：XX項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)匯報(bào)人：（項(xiàng)目組長(zhǎng)）核心內(nèi)容：1.當(dāng)前項(xiàng)目完成60%，已完成需求調(diào)研、原型設(shè)計(jì)；2.存在問(wèn)題：開(kāi)發(fā)資源不足，導(dǎo)致測(cè)試環(huán)節(jié)延遲3天；討論情況：（技術(shù)總監(jiān)）建議協(xié)調(diào)其他部門抽調(diào)2名開(kāi)發(fā)人員支持；*（運(yùn)營(yíng)經(jīng)理）提出需同步調(diào)整上線時(shí)間節(jié)點(diǎn)。結(jié)論：同意協(xié)調(diào)資源，測(cè)試環(huán)節(jié)延遲2天，整體上線時(shí)間順延至6月10日。議題二：XX流程優(yōu)化討論匯報(bào)人：（流程專員）核心內(nèi)容：現(xiàn)有報(bào)銷流程平均耗時(shí)5天，員工反饋審批環(huán)節(jié)繁瑣；討論情況：（財(cái)務(wù)經(jīng)理）建議簡(jiǎn)化審批層級(jí)，5000元以下由部門負(fù)責(zé)人直接審批；*（HRBP）補(bǔ)充需同步更新員工手冊(cè)。結(jié)論：通過(guò)簡(jiǎn)化流程方案，財(cái)務(wù)部3日內(nèi)完成系統(tǒng)配置，HR部門5日內(nèi)更新手冊(cè)。決議事項(xiàng)與行動(dòng)計(jì)劃決議編號(hào)決議內(nèi)容JY-20240520-01協(xié)調(diào)開(kāi)發(fā)資源支持XX項(xiàng)目測(cè)試環(huán)節(jié)JY-20240520-02簡(jiǎn)化報(bào)銷流程，優(yōu)化審批層級(jí)JY-20240520-03更新員工手冊(cè)中報(bào)銷流程章節(jié)附件清單（例：1.XX項(xiàng)目進(jìn)度表；2.報(bào)銷流程優(yōu)化方案）分發(fā)范圍（例：參會(huì)人員、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、人力資源部、總經(jīng)理辦公室）記錄人簽字___________審核人（主持人）簽字___________日期（例：2024年5月21日）（二）模板填寫說(shuō)明會(huì)議基本信息：“會(huì)議名稱”需包含“部門+會(huì)議類型+主題”，避免使用“會(huì)議紀(jì)要”等模糊表述；“參會(huì)人員”需注明姓名及職務(wù)，缺席人員需說(shuō)明原因（如“病假”“出差”）。會(huì)議內(nèi)容與討論記錄：按議題分點(diǎn)記錄，每項(xiàng)議題需明確“匯報(bào)人”“核心內(nèi)容”“討論情況”“結(jié)論”；討論記錄需客觀引用發(fā)言要點(diǎn)，避免概括性描述（如“多數(shù)人同意”改為“（姓名）、（姓名）提出支持意見(jiàn)”）。決議事項(xiàng)與行動(dòng)計(jì)劃：“決議編號(hào)”規(guī)則：“JY”（決議縮寫）+“日期”+“序號(hào)”（如JY-20240520-01）；“責(zé)任部門/人”需明確到具體部門或個(gè)人（如“市場(chǎng)部/*（經(jīng)理）”）；“備注”欄需注明交付物或驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如“提交PPT方案”“通過(guò)測(cè)試驗(yàn)收”）。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）準(zhǔn)確性：杜絕信息偏差引用數(shù)據(jù)、結(jié)論時(shí)需標(biāo)注來(lái)源（如“根據(jù)Q1銷售數(shù)據(jù)報(bào)告”），避免模糊表述；決議事項(xiàng)與行動(dòng)計(jì)劃需經(jīng)參會(huì)人確認(rèn)，避免“聽(tīng)錯(cuò)”“記錯(cuò)”導(dǎo)致責(zé)任不明確。（二）客觀性：保持中立立場(chǎng)禁止在紀(jì)要中添加個(gè)人觀點(diǎn)或評(píng)價(jià)（如“該方案不合理”改為“部分人員提出對(duì)方案可行性存疑”）；討論分歧需如實(shí)記錄各方觀點(diǎn)，不回避不同意見(jiàn)。（三）完整性：覆蓋全要素決議事項(xiàng)必須包含“做什么、誰(shuí)負(fù)責(zé)、何時(shí)完成、如何考核”，缺一不可；涉及多個(gè)部門協(xié)作的任務(wù)，需明確牽頭部門與配合部門的責(zé)任分工。（四）規(guī)范性：統(tǒng)一格式與用語(yǔ)全文使用書面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化、網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)（如“搞定”改為“完成”）；格式嚴(yán)格遵循模板，字體、字號(hào)、標(biāo)題層級(jí)等保持統(tǒng)一（如標(biāo)題用黑體三號(hào)，用宋體五號(hào)）。（五）及時(shí)性：避免拖延歸檔初稿需在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)提交，審核修訂不超過(guò)2個(gè)工作日，保證信息時(shí)效性；歸檔需在正式紀(jì)要確認(rèn)后3個(gè)工作日內(nèi)完成，