制造企業(yè)物料采購流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊一、總則（一）編制目的為規(guī)范制造企業(yè)物料采購全流程管理，提升采購效率、控制采購成本、保障物料質(zhì)量與供應(yīng)穩(wěn)定性，實(shí)現(xiàn)采購活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、透明化，特制定本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于企業(yè)各生產(chǎn)單元、職能部門的生產(chǎn)性物料（如原材料、零部件、設(shè)備耗材等）及非生產(chǎn)性物料（如辦公用品、勞保用品等）的采購活動(dòng)。特殊定制化采購或應(yīng)急采購可在本流程基礎(chǔ)上結(jié)合實(shí)際情況調(diào)整執(zhí)行。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動(dòng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，確保流程合法合規(guī)。2.效率性原則：優(yōu)化流程節(jié)點(diǎn)，減少冗余環(huán)節(jié)，保障物料及時(shí)供應(yīng)，滿足生產(chǎn)進(jìn)度需求。3.成本最優(yōu)原則：通過供應(yīng)商比價(jià)、集中采購、戰(zhàn)略合作等方式，在保證質(zhì)量的前提下實(shí)現(xiàn)采購成本最小化。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量穩(wěn)定、資質(zhì)合規(guī)的供應(yīng)商，確保采購物料符合生產(chǎn)工藝及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。二、采購流程核心環(huán)節(jié)（一）需求申報(bào)與審批1.需求提報(bào)需求部門（如生產(chǎn)部、設(shè)備部、行政部等）根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、庫存結(jié)余、設(shè)備維護(hù)需求或辦公消耗情況，填寫《物料采購需求單》，明確物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、需求日期等信息。若為技術(shù)類物料（如特殊零部件、生產(chǎn)設(shè)備），需同步提交技術(shù)參數(shù)說明書。2.層級審批需求單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審（確認(rèn)需求合理性、預(yù)算匹配度）后，提交至采購部。采購部結(jié)合庫存數(shù)據(jù)、歷史采購價(jià)格及供應(yīng)商資源，對需求進(jìn)行復(fù)核（如判斷是否可通過庫存調(diào)撥滿足需求），復(fù)核通過后按采購金額分級審批：小額采購（金額≤[X]）：采購部經(jīng)理審批；中額采購（[X]<金額≤[X]）：分管副總審批；大額采購（金額>[X]）：總經(jīng)理辦公會(huì)審議。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入資質(zhì)審核：采購部聯(lián)合質(zhì)檢部、技術(shù)部對潛在供應(yīng)商提交的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）、產(chǎn)品檢測報(bào)告等資質(zhì)文件進(jìn)行審核，篩選出合規(guī)性達(dá)標(biāo)的候選供應(yīng)商?，F(xiàn)場考察：對候選供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、工藝水平、質(zhì)量管控體系、產(chǎn)能儲備等進(jìn)行實(shí)地考察，形成《供應(yīng)商考察報(bào)告》。樣品試用：對需驗(yàn)證質(zhì)量的物料（如新材料、新零部件），要求供應(yīng)商提供樣品，由質(zhì)檢部、技術(shù)部聯(lián)合試用并出具《樣品評估報(bào)告》，評估通過后方可納入供應(yīng)商庫。2.供應(yīng)商評估采購部每季度/半年對合作供應(yīng)商開展綜合評估，評估維度包括：質(zhì)量維度：來料檢驗(yàn)合格率、售后質(zhì)量投訴率；交期維度：訂單交付及時(shí)率、緊急訂單響應(yīng)速度；價(jià)格維度：報(bào)價(jià)合理性、調(diào)價(jià)頻率及幅度；服務(wù)維度：技術(shù)支持、問題處理效率。評估結(jié)果分為A（優(yōu)秀）、B（良好）、C（合格）、D（待改進(jìn)）、E（不合格）五級，A級供應(yīng)商優(yōu)先獲得訂單，E級供應(yīng)商啟動(dòng)退出流程。3.供應(yīng)商退出若供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，啟動(dòng)退出機(jī)制：連續(xù)兩次評估為E級；供應(yīng)物料出現(xiàn)重大質(zhì)量事故且整改無效；存在商業(yè)賄賂、虛假報(bào)價(jià)等違規(guī)行為。退出前需提前通知供應(yīng)商，同步啟動(dòng)備選供應(yīng)商替代流程，確保供應(yīng)連續(xù)性。（三）采購執(zhí)行1.采購方式選擇招標(biāo)采購：適用于大額、復(fù)雜類物料（如生產(chǎn)設(shè)備、核心原材料）或年度框架采購。采購部發(fā)布招標(biāo)公告，明確招標(biāo)要求、技術(shù)參數(shù)、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，組織評標(biāo)小組（含技術(shù)、財(cái)務(wù)、采購人員）對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，按得分高低推薦中標(biāo)候選人，經(jīng)審批后簽訂合同。詢價(jià)采購：適用于小額、標(biāo)準(zhǔn)化物料（如辦公用品、通用耗材）。采購部向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求提供報(bào)價(jià)單、交貨周期、售后服務(wù)方案，對比后選擇最優(yōu)供應(yīng)商。直接采購：適用于獨(dú)家供應(yīng)（如專利產(chǎn)品）、緊急補(bǔ)貨或與戰(zhàn)略供應(yīng)商的長期合作。需出具《直接采購說明》，說明采購原因及價(jià)格合理性，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.合同簽訂確定供應(yīng)商后，采購部起草《采購合同》，明確物料規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交貨日期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款，經(jīng)法務(wù)部審核、雙方簽字蓋章后生效，合同原件由行政部存檔，采購部、財(cái)務(wù)部留存復(fù)印件。（四）驗(yàn)收與入庫1.到貨檢驗(yàn)供應(yīng)商送貨至指定地點(diǎn)后，倉庫管理員核對送貨單與采購訂單的一致性（數(shù)量、規(guī)格、型號），質(zhì)檢部按《物料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行質(zhì)量檢測（如外觀檢查、性能測試、理化分析等），出具《物料檢驗(yàn)報(bào)告》。2.入庫/退貨處理檢驗(yàn)合格的物料，倉庫管理員開具《入庫單》，同步更新ERP系統(tǒng)庫存信息，物料轉(zhuǎn)入可用狀態(tài)。檢驗(yàn)不合格的物料，質(zhì)檢部出具《不合格品處理單》，采購部與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或折價(jià)接收，處理結(jié)果需同步反饋至供應(yīng)商管理臺賬。（五）付款與結(jié)算1.付款申請供應(yīng)商按合同約定提交發(fā)票、送貨單（經(jīng)倉庫簽收）、檢驗(yàn)合格單，采購部核對單據(jù)完整性、一致性后，填寫《付款申請單》，注明付款金額、付款方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、票據(jù)支付）、付款周期（如貨到付款、月結(jié)、賬期）。2.財(cái)務(wù)審核與付款財(cái)務(wù)部審核付款申請（含合同條款、單據(jù)合規(guī)性、預(yù)算余額），審核通過后按企業(yè)資金管理規(guī)定安排付款，付款完成后在ERP系統(tǒng)標(biāo)記“已付款”，并留存付款憑證及相關(guān)單據(jù)。三、保障機(jī)制（一）制度保障企業(yè)需配套制定《采購管理制度》《供應(yīng)商管理辦法》《物料檢驗(yàn)驗(yàn)收細(xì)則》等文件，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體、操作標(biāo)準(zhǔn)及違規(guī)處罰措施，確保流程有章可循。（二）信息化工具支撐1.ERP系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)需求提報(bào)、采購訂單、庫存管理、付款結(jié)算的全流程線上化，實(shí)時(shí)監(jiān)控物料狀態(tài)，避免信息孤島。2.SRM（供應(yīng)商關(guān)系管理）系統(tǒng)：對供應(yīng)商資質(zhì)、評估、合作記錄進(jìn)行數(shù)字化管理，自動(dòng)觸發(fā)供應(yīng)商評估預(yù)警（如交期延誤、質(zhì)量異常）。3.OA審批系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)采購需求、合同審批、付款申請的線上流轉(zhuǎn)，設(shè)置審批節(jié)點(diǎn)提醒，提升審批效率。（三）監(jiān)督與優(yōu)化1.內(nèi)部審計(jì)：審計(jì)部門每年度對采購流程進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)核查招標(biāo)合規(guī)性、供應(yīng)商資質(zhì)、付款憑證真實(shí)性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.合規(guī)監(jiān)督：合規(guī)部門對采購活動(dòng)進(jìn)行日常監(jiān)督，受理員工舉報(bào)（如商業(yè)賄賂、流程違規(guī)），對違規(guī)行為嚴(yán)肅追責(zé)。3.持續(xù)優(yōu)化：采購部每半年組織流程復(fù)盤會(huì)，收集各部門反饋（如需求提報(bào)效率、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)合理性），結(jié)合行業(yè)最佳實(shí)踐優(yōu)化流程，形成《流程優(yōu)