員工費用報銷協(xié)議書1.甲方（買方/出租方/委托方）：

甲方名稱：XX集團有限公司。

甲方地址：中國北京市朝陽區(qū)XX路XX號XX大廈。

甲方法定代表人/負責人：張三。

甲方聯(lián)系方式

2.乙方（賣方/承租方/服務提供方）：

乙方名稱：XX科技有限公司。

乙方地址：中國上海市浦東新區(qū)XX路XX號XX產(chǎn)業(yè)園。

乙方法定代表人/負責人：李四。

乙方聯(lián)系方式

**協(xié)議簡介**

鑒于甲方為開展日常經(jīng)營管理工作及業(yè)務拓展需要，需對員工發(fā)生的各項合理費用進行報銷，以提高運營效率及財務管理規(guī)范性；

鑒于乙方具備專業(yè)的財務管理服務能力，能夠為甲方提供高效、合規(guī)的費用報銷服務，協(xié)助甲方優(yōu)化成本控制流程；

基于上述背景，甲乙雙方經(jīng)友好協(xié)商，本著平等自愿、誠實信用的原則，就員工費用報銷事宜達成如下協(xié)議，以茲共同遵守。

本協(xié)議的簽訂及履行將圍繞員工費用報銷的具體操作流程、雙方權(quán)責劃分、費用審核標準及支付機制等核心內(nèi)容展開，旨在構(gòu)建標準化、透明化的費用管理機制。甲方通過委托乙方提供專業(yè)服務，能夠確保報銷工作的合規(guī)性，同時降低內(nèi)部管理成本；乙方則通過提供定制化服務方案，增強市場競爭力，實現(xiàn)雙方互利共贏。協(xié)議內(nèi)容將涵蓋從費用提交、審批、復核到最終結(jié)算的全流程管理，確保雙方在合作過程中權(quán)責清晰、操作規(guī)范。此外，協(xié)議還將明確爭議解決機制及違約責任條款，以保障雙方合法權(quán)益，為長期合作奠定堅實基礎(chǔ)。

第一條協(xié)議目的與范圍

本協(xié)議的主要目的是明確甲方委托乙方提供員工費用報銷服務的具體內(nèi)容、流程及雙方責任，以實現(xiàn)費用報銷工作的規(guī)范化、高效化與合規(guī)化。本協(xié)議涉及的范圍包括但不限于：

1.甲方員工因公發(fā)生且符合報銷規(guī)定的費用類型，如差旅費、交通費、業(yè)務招待費、辦公費等的具體報銷標準與審批流程；

2.乙方接收、審核、復核甲方提交的費用報銷申請，并提供稅務合規(guī)建議的服務內(nèi)容；

3.乙方協(xié)助甲方完成費用報銷的憑證整理、賬務處理及與財務部門的對接工作；

4.雙方在費用報銷過程中的溝通協(xié)調(diào)機制及違約責任認定。本協(xié)議旨在通過專業(yè)化分工，降低甲乙雙方的管理成本與操作風險，確保費用報銷工作符合國家相關(guān)法律法規(guī)及甲方內(nèi)部管理制度要求。

第二條定義

1.**費用報銷**：指甲方員工因執(zhí)行工作任務或履行職責而發(fā)生的、經(jīng)甲方批準后按照約定標準申請退還至個人賬戶的經(jīng)濟支出；

2.**報銷標準**：指甲方根據(jù)國家財務制度及內(nèi)部規(guī)定制定的差旅補貼、交通補貼等費用報銷的具體限額與條件；

3.**合規(guī)憑證**：指符合國家稅務及財務要求的發(fā)票、收據(jù)或其他合法支出證明文件；

4.**服務周期**：指本協(xié)議約定的乙方提供費用報銷服務的起止時間，根據(jù)本協(xié)議第十條約定執(zhí)行；

5.**審批流程**：指費用報銷申請在提交后需經(jīng)過的各級主管審核及財務部門復核的標準化程序。

第三條雙方權(quán)利與義務

**1.甲方的權(quán)力與義務**

（1）甲方有權(quán)根據(jù)業(yè)務需求制定或調(diào)整員工費用報銷政策，并要求乙方配合執(zhí)行相關(guān)變更；

（2）甲方有權(quán)對乙方提供的費用報銷服務進行監(jiān)督，包括但不限于服務效率、數(shù)據(jù)準確性及合規(guī)性審查；

（3）甲方應確保提交給乙方的所有報銷申請均基于真實業(yè)務發(fā)生，且申請人已簽署《員工費用報銷承諾函》；

（4）甲方應按照約定向乙方提供費用報銷所需的內(nèi)部審批權(quán)限設置及授權(quán)書，并保證相關(guān)人員的配合；

（5）對于乙方審核中發(fā)現(xiàn)的重復報銷、超標準報銷等問題，甲方有權(quán)要求乙方暫停該筆費用的處理直至問題解決；

（6）甲方應按本協(xié)議第八條約定及時向乙方支付服務費用，逾期支付需承擔每日萬分之五的違約金；

（7）甲方應對員工提交的虛假報銷申請承擔最終責任，并配合乙方進行追償。

**2.乙方的權(quán)力與義務**

（1）**核心服務權(quán)與審核權(quán)**：乙方有權(quán)要求甲方提供完整的費用報銷政策文件及審批流程清單，并以此為依據(jù)開展服務。乙方在審核過程中，對不符合報銷標準或憑證不合規(guī)的申請，有權(quán)拒絕處理，并需在3個工作日內(nèi)向甲方提供書面拒絕理由及依據(jù)；

（2）**專業(yè)復核義務**：乙方應組建專業(yè)的財務團隊，對每筆報銷申請進行雙重復核，包括但不限于發(fā)票真?zhèn)魏瞬?、金額計算準確性及與甲方政策的符合性審查；

（3）**合規(guī)建議義務**：乙方需在服務過程中主動向甲方提供稅務籌劃建議，特別是針對大額或高頻報銷業(yè)務的風險提示及合規(guī)優(yōu)化方案；

（4）**保密義務**：乙方應對甲方提供的員工薪資、部門預算及所有財務數(shù)據(jù)承擔嚴格保密責任，未經(jīng)甲方書面同意不得向第三方披露，保密期限為本協(xié)議終止后3年；

（5）**流程優(yōu)化建議權(quán)**：基于服務經(jīng)驗，乙方有權(quán)向甲方提出優(yōu)化報銷流程或政策的建議方案，甲方應予以評估考慮；

（6）**異常處理義務**：如發(fā)現(xiàn)報銷申請涉及疑似欺詐（如虛開發(fā)票、套取現(xiàn)金等），乙方應立即暫停處理并第一時間通知甲方，同時保留向公安機關(guān)報案的權(quán)利；

（7）**系統(tǒng)對接與數(shù)據(jù)交付義務**：乙方應按甲方要求提供費用報銷電子臺賬及月度匯總報表，數(shù)據(jù)需與甲方財務系統(tǒng)兼容，并配合進行接口調(diào)試；

（8）**責任保險義務**：乙方需提供有效的責任保險證明，覆蓋因操作失誤或失職導致甲方財務損失的賠償責任，保額不低于人民幣500萬元；

（9）**配合稅務檢查義務**：在稅務部門對甲方進行費用報銷專項檢查時，乙方應全力配合提供所需的服務記錄及憑證清單，并承擔因配合產(chǎn)生的額外成本。

第四條價格與支付條件

1.乙方的服務費用采用[固定月費/按報銷單量累進]的方式計費，具體標準為：人民幣[具體金額或計算公式]元/月（大寫：人民幣[大寫金額]元整）。首期服務費用自本協(xié)議生效之日起[具體天數(shù)]日內(nèi)支付，后續(xù)服務費用于每個服務周期開始前[具體天數(shù)]日內(nèi)支付；

2.支付方式：甲方通過銀行轉(zhuǎn)賬方式將服務費用支付至乙方指定的以下賬戶：

開戶行：XX銀行XX支行；

戶名：XX科技有限公司；

賬號：[具體賬號號碼]；

3.如甲方因業(yè)務規(guī)模擴大導致報銷單量顯著增加（超出約定閾值），雙方應于每季度末協(xié)商調(diào)整下一季度服務費用，調(diào)整幅度不超過[具體百分比]；

4.甲方支付的服務費用已包含乙方提供本協(xié)議約定范圍內(nèi)的所有服務內(nèi)容，不包括因甲方特殊需求產(chǎn)生的額外定制服務費用；

5.若甲方提前終止本協(xié)議，已支付的服務費用不予退還，但若提前終止是由于乙方違約導致，則甲方有權(quán)要求退還相應未履行周期的服務費用。

第五條履行期限

1.本協(xié)議有效期為[具體年數(shù)]年，自雙方簽字蓋章之日起生效，至[具體日期]止；

2.協(xié)議期滿前[具體月數(shù)]個月，如雙方無書面異議，本協(xié)議自動續(xù)期[具體年數(shù)]年；

3.關(guān)鍵時間節(jié)點：

(1)報銷申請?zhí)峤粫r限：甲方員工應在費用發(fā)生后[具體天數(shù)]日內(nèi)提交報銷申請，逾期提交的乙方有權(quán)拒絕受理；

(2)費用支付周期：乙方完成當月所有報銷審核工作后，甲方應在次月[具體天數(shù)]日內(nèi)完成款項支付；

(3)月度報告提交節(jié)點：乙方需于每月[具體日期]前向甲方財務部門提交上月費用報銷匯總報告及異常問題清單。

第六條違約責任

**1.甲方違約責任**

(1)**延遲支付服務費用**：若甲方未按第四條約定的支付時間足額支付服務費用，每逾期一日，應按逾期金額的萬分之五向乙方支付違約金，違約金總額不超過合同總金額的[具體百分比]；逾期超過[具體天數(shù)]日，乙方有權(quán)暫停服務，且逾期費用從暫停日起繼續(xù)計算，直至全部款項付清；

(2)**提交虛假報銷材料**：若甲方或其員工提交虛假發(fā)票、偽造業(yè)務單據(jù)等材料進行報銷，一經(jīng)乙方核實，甲方需立即停止該筆報銷并退還已報銷金額，同時承擔乙方因此產(chǎn)生的成本（包括但不限于第三方鑒定費、差旅費），并按虛假金額的[具體倍數(shù)]支付違約金，違約金總額不低于人民幣[具體金額]元；情節(jié)嚴重者，乙方有權(quán)解除協(xié)議并追究甲方民事賠償責任；

(3)**違反保密義務**：若因甲方原因?qū)е乱曳缴虡I(yè)秘密泄露，造成乙方經(jīng)濟損失的，甲方應賠償乙方直接經(jīng)濟損失的[具體倍數(shù)]倍，且賠償總額不低于人民幣[具體金額]元；

(4)**未及時提供審批權(quán)限變更**：若甲方因內(nèi)部管理變動需要調(diào)整報銷審批流程，但未在約定時限內(nèi)（[具體天數(shù)]日）通知乙方或提供新的授權(quán)文件，導致乙方服務受阻的，乙方需在收到變更通知后[具體天數(shù)]日內(nèi)完成調(diào)整，期間產(chǎn)生的額外審核成本由甲方承擔。

**2.乙方違約責任**

(1)**服務延遲交付**：若乙方因自身原因未能按約定時間完成費用審核或提供月度匯總報告，每延遲一日，應按當期應收取服務費用的[具體百分比]向甲方支付違約金，違約金總額不超過當期服務費用的[具體百分比]；延遲超過[具體天數(shù)]日，甲方有權(quán)解除協(xié)議，并要求乙方退還當期未履行服務部分的服務費用；

(2)**審核疏漏導致財務損失**：乙方在審核過程中因重大過失（如故意隱瞞或重大疏漏）導致甲方產(chǎn)生稅務罰款、銀行滯納金或被監(jiān)管機構(gòu)處罰的，乙方應全額承擔甲方的直接經(jīng)濟損失，且甲方有權(quán)要求乙方支付該損失金額的[具體百分比]作為懲罰性賠償；

(3)**違反保密義務**：若乙方泄露甲方員工個人信息或財務數(shù)據(jù)，造成甲方名譽損失或直接經(jīng)濟損失的，乙方需賠償甲方全部損失，并支付違約金人民幣[具體金額]元；乙方相關(guān)責任人員需承擔法律責任；

(4)**拒絕配合稅務檢查**：若乙方無正當理由拒絕配合甲方進行稅務部門檢查或提供相關(guān)服務記錄，甲方有權(quán)單方面解除協(xié)議，并要求乙方支付合同總金額的[具體百分比]作為違約金；

(5)**服務質(zhì)量不達標**：若連續(xù)[具體月數(shù)]月出現(xiàn)報銷錯誤率超過[具體百分比]或客戶滿意度評分低于[具體分值]（通過甲方定期評估），乙方需立即整改并承擔整改期間產(chǎn)生的額外成本，同時按當期服務費用的[具體百分比]支付違約金。

**3.違約金與賠償限制**

(1)雙方約定的違約金總額不超過本協(xié)議總金額的[具體百分比]；

(2)除本協(xié)議明確約定的違約責任外，任何一方違約給對方造成的間接損失（如業(yè)務機會損失、商譽損失等）不予賠償；

(3)若違約行為構(gòu)成刑事犯罪，違約方應承擔相應的刑事責任，同時民事賠償責任不因刑事責任的存在而免除。

第七條不可抗力

1.**不可抗力定義**：本協(xié)議所稱不可抗力，是指不能預見、不能避免并不能克服的客觀情況，包括但不限于：

(1)地震、臺風、洪水、海嘯等自然災害；

(2)戰(zhàn)爭、動亂、恐怖襲擊等社會事件；

(3)政府行為，如法律法規(guī)的變更、征收、征用等；

(4)重大疫情（如傳染病爆發(fā)）導致的服務中斷；

(5)電力、網(wǎng)絡等基礎(chǔ)設施故障，經(jīng)合理努力仍無法恢復的；

(6)其他非因雙方過錯導致的、無法預見的技術(shù)故障或外部事件。

2.**不可抗力影響及責任**：

(1)若發(fā)生不可抗力事件，雙方應立即采取必要措施減少損失，并在事件發(fā)生后[具體天數(shù)]日內(nèi)書面通知對方，提供不可抗力發(fā)生的有效證明材料；

(2)因不可抗力導致協(xié)議部分或全部無法履行的，受影響方不承擔違約責任，雙方應根據(jù)不可抗力影響程度協(xié)商調(diào)整履行期限或部分解除協(xié)議；

(3)若不可抗力影響持續(xù)超過[具體天數(shù)]日，雙方有權(quán)終止本協(xié)議，已產(chǎn)生的費用按實際履行比例結(jié)算，雙方互不承擔違約金；

(4)因不可抗力造成的第三方損失，由相關(guān)責任方自行承擔，與協(xié)議雙方無直接關(guān)聯(lián)；

(5)不可抗力消除后，雙方應立即恢復協(xié)議履行，若恢復履行對原條款構(gòu)成重大影響，可重新協(xié)商調(diào)整相關(guān)約定。雙方應盡到合理的謹慎義務，避免或減輕不可抗力帶來的負面影響。

第八條爭議解決

1.**爭議解決原則**：雙方在履行本協(xié)議過程中發(fā)生的任何爭議，應首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)選擇以下第[選擇序號]種方式解決：

(1)向[具體仲裁委員會名稱]申請仲裁，仲裁規(guī)則適用該會現(xiàn)行有效的仲裁規(guī)則，仲裁裁決具有終局效力；

(2)向甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟；

(3)通過[具體調(diào)解機構(gòu)名稱]進行調(diào)解，調(diào)解達成協(xié)議的，制作調(diào)解書或根據(jù)協(xié)議內(nèi)容制作判決書送達雙方。

2.**爭議前置程序**：除本協(xié)議明確約定的爭議解決方式外，任何一方在采取仲裁或訴訟程序前，應向?qū)Ψ桨l(fā)出書面爭議解決通知，并給予對方[具體天數(shù)]日的協(xié)商期；若協(xié)商期內(nèi)仍未達成一致，方可進入后續(xù)程序；

3.**管轄沖突處理**：若雙方就爭議解決方式達成不同協(xié)議，或一方同時向仲裁機構(gòu)和法院提起程序，以首先采取的法律程序為準，另一方未經(jīng)對方同意不得另行提起程序；

4.**程序費用承擔**：選擇仲裁的，仲裁費用由敗訴方承擔，雙方均應承擔各自提交的證據(jù)及律師費；選擇訴訟的，訴訟費用由法院判決承擔，但本協(xié)議另有約定的除外；

5.**地域性爭議適用**：若爭議涉及特定地域的法律法規(guī)適用（如稅務處理、勞動報酬等），雙方應在協(xié)商或仲裁/訴訟中明確管轄法院或仲裁機構(gòu)的法律適用原則，以避免管轄權(quán)爭議。任何爭議解決程序不得影響本協(xié)議其他條款的繼續(xù)履行，且爭議解決結(jié)果不得對本協(xié)議未涉事項產(chǎn)生溯及力。

第九條其他條款

1.**通知方式**：本協(xié)議項下的所有通知、文件等均應以書面形式，通過專人遞送、掛號信、傳真或雙方確認的電子郵箱/業(yè)務聯(lián)系人發(fā)送至本協(xié)議首部列明的地址或聯(lián)系方式。以專人遞送或掛號信發(fā)出的，發(fā)出當日視為送達；以傳真或電子郵件發(fā)出的，成功發(fā)送當日視為送達。若一方變更聯(lián)系方式，應提前[具體天數(shù)]日書面通知對方，否則按原方式發(fā)送視為有效送達；

2.**協(xié)議變更**：對本協(xié)議的任何修改或補充，均須經(jīng)雙方書面同意，并以書面形式作出，原協(xié)議條款與本書面變更不一致的，以書面變更為準；

3.**保密條款適用范圍**：本協(xié)議第二條約定的保密義務在本協(xié)議終止后[具體年數(shù)]年內(nèi)持續(xù)有效，涉及商業(yè)秘密的數(shù)據(jù)載體（如電子文檔、紙質(zhì)記錄）應予銷毀或返還；

4.**獨立履行**：本協(xié)議各條款為相互獨立且完整的，任一條款的無效或不可執(zhí)行不影響其他條款的效力；

5.**完整協(xié)議**：本協(xié)議構(gòu)成雙方就協(xié)議標的達成的完整協(xié)議，取代此前所有口頭或書面的約定、諒解及承諾；

6.