2026年口碑服務(wù)公司物資與設(shè)備驗收管理制度第一章總則第一條為規(guī)范口碑服務(wù)公司（以下簡稱“公司”）各類物資與設(shè)備的驗收管理工作，保障入庫物資與設(shè)備的質(zhì)量合格、規(guī)格適配、數(shù)量準(zhǔn)確，降低采購與使用風(fēng)險，維護(hù)公司資產(chǎn)安全與運(yùn)營穩(wěn)定，依據(jù)《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《企業(yè)會計準(zhǔn)則》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合公司業(yè)務(wù)運(yùn)營實際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有外購、外協(xié)、捐贈、租賃（含租賃歸還）及維修后返還的物資與設(shè)備的驗收管理活動。其中，物資涵蓋生產(chǎn)運(yùn)營耗材、辦公物資、包裝材料、勞保用品、應(yīng)急物資等各類消耗性或輔助性物料；設(shè)備涵蓋生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、調(diào)研設(shè)備、機(jī)房設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備、特種設(shè)備等各類具備使用功能的固定資產(chǎn)及低值易耗品。公司各部門、各業(yè)務(wù)單元及所有參與物資與設(shè)備驗收的相關(guān)人員，均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第三條物資與設(shè)備驗收遵循“客觀公正、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、流程規(guī)范、權(quán)責(zé)明晰、及時高效”的原則，堅持“先驗收、后入庫、再使用”的基本要求，未經(jīng)驗收或驗收不合格的物資與設(shè)備，嚴(yán)禁入庫、投放使用或結(jié)算付款。第四條公司建立聯(lián)合驗收機(jī)制，明確各部門驗收職責(zé)：物資管理部門為物資驗收的歸口管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌物資驗收組織、流程監(jiān)督及驗收爭議協(xié)調(diào)；設(shè)備管理部門為設(shè)備驗收的歸口管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌設(shè)備驗收組織、技術(shù)參數(shù)核查及驗收標(biāo)準(zhǔn)制定；采購部門負(fù)責(zé)對接供應(yīng)商，提供采購合同、技術(shù)協(xié)議等驗收依據(jù)，協(xié)助處理驗收不合格事宜；倉儲部門負(fù)責(zé)驗收現(xiàn)場的物資與設(shè)備清點、存放協(xié)調(diào)，辦理驗收合格后的入庫手續(xù)；質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對物資與設(shè)備的質(zhì)量符合性進(jìn)行檢驗判定，出具質(zhì)量檢驗意見；使用部門負(fù)責(zé)結(jié)合實際使用需求，參與相關(guān)物資與設(shè)備的實用性驗證；財務(wù)部門負(fù)責(zé)依據(jù)驗收合格證明辦理付款結(jié)算，監(jiān)督驗收流程合規(guī)性；法務(wù)部門負(fù)責(zé)協(xié)助處理驗收過程中的合同糾紛及法律合規(guī)問題。第二章驗收組織與通用要求第五條驗收組織形式。根據(jù)物資與設(shè)備的類型、價值、技術(shù)復(fù)雜度，采用不同的驗收組織形式：（一）常規(guī)驗收：針對價值較低、技術(shù)簡單的普通物資（如辦公用紙、勞保手套等）及小型辦公設(shè)備（如打印機(jī)、碎紙機(jī)等），由倉儲部門聯(lián)合物資管理部門或設(shè)備管理部門、使用部門組成驗收小組，開展現(xiàn)場驗收；（二）專項驗收：針對價值較高、技術(shù)復(fù)雜的生產(chǎn)設(shè)備、精密儀器、特種設(shè)備等，由設(shè)備管理部門牽頭，聯(lián)合物資管理部門、采購部門、質(zhì)量管理部門、使用部門及技術(shù)專家（必要時）組成專項驗收小組，開展全面驗收；（三）應(yīng)急驗收：針對突發(fā)應(yīng)急需求的物資與設(shè)備（如應(yīng)急救援物資、故障搶修設(shè)備等），可啟動應(yīng)急驗收流程，由使用部門、采購部門、物資/設(shè)備管理部門組成臨時驗收小組，簡化驗收流程，優(yōu)先保障應(yīng)急使用，后續(xù)補(bǔ)齊完整驗收資料。第六條驗收時限要求。物資與設(shè)備到貨或送達(dá)指定地點后，倉儲部門需在1個工作日內(nèi)通知對應(yīng)歸口管理部門及相關(guān)驗收部門；常規(guī)驗收需在收到通知后2個工作日內(nèi)完成；專項驗收需在收到通知后5個工作日內(nèi)完成（特殊復(fù)雜設(shè)備可適當(dāng)延長，但需提前告知采購部門及供應(yīng)商，明確驗收完成時限）；應(yīng)急驗收需在物資與設(shè)備到位后4小時內(nèi)完成。第七條驗收依據(jù)。驗收工作需嚴(yán)格依據(jù)以下資料開展，確保驗收標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、有據(jù)可查：（一）法定依據(jù)：國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、強(qiáng)制性認(rèn)證要求（如3C認(rèn)證、特種設(shè)備安全認(rèn)證等）；（二）合同依據(jù)：采購合同、購銷協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、采購訂單等明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格型號、數(shù)量、交付要求、驗收條款等；（三）技術(shù)依據(jù)：產(chǎn)品說明書、技術(shù)參數(shù)表、出廠檢驗報告、合格證、質(zhì)保書、安裝調(diào)試手冊等供應(yīng)商提供的技術(shù)資料；（四）公司內(nèi)部依據(jù)：物資與設(shè)備需求清單、驗收標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則、入庫管理要求等。第八條驗收前準(zhǔn)備。驗收小組在驗收前需完成以下準(zhǔn)備工作：核對采購合同、訂單等驗收依據(jù)的完整性；確認(rèn)驗收場地、工具（如計量器具、檢測儀器等）到位且計量校準(zhǔn)合格；明確驗收分工及驗收重點；收集供應(yīng)商提供的相關(guān)技術(shù)資料及證明文件。第九條通用驗收內(nèi)容。所有物資與設(shè)備驗收均需包含以下核心內(nèi)容：（一）資料核查：核查供應(yīng)商提供的產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告、資質(zhì)證明、技術(shù)資料等是否齊全、真實有效，是否與采購合同約定一致；（二）外觀檢查：檢查物資與設(shè)備的包裝是否完整、無破損、無污漬，開箱后查看產(chǎn)品外觀是否存在變形、劃傷、銹蝕、損壞等缺陷，標(biāo)識是否清晰（含產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期等）；（三）數(shù)量核對：對照采購訂單、送貨單，逐一對物資與設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、批次等進(jìn)行清點核對，確保賬實相符；（四）合規(guī)性核查：核查物資與設(shè)備是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)要求，是否具備必要的認(rèn)證證書（如特種設(shè)備需具備特種設(shè)備制造許可證、檢驗檢測合格證明等），嚴(yán)禁驗收國家明令淘汰或不符合安全標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品。第三章物資驗收管理第十條普通物資驗收。普通物資（含辦公物資、生產(chǎn)耗材、勞保用品等）驗收按以下流程開展：（一）現(xiàn)場清點：驗收小組對照送貨單、采購訂單，現(xiàn)場清點物資數(shù)量，核對規(guī)格型號、品牌、批次等信息，確保與訂單一致；（二）外觀與質(zhì)量抽檢：對物資外觀進(jìn)行全面檢查，查看是否存在破損、變質(zhì)、過期等問題；對需要進(jìn)行質(zhì)量抽檢的物資（如辦公用品、勞保用品等），按不低于3%的比例進(jìn)行抽樣檢查，重點核查產(chǎn)品質(zhì)量是否符合日常使用要求；（三）資料核對：核查供應(yīng)商提供的產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告等資料是否齊全有效；（四）驗收確認(rèn)：驗收合格的，驗收小組成員簽字確認(rèn)，倉儲部門辦理入庫手續(xù)；驗收過程中發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺、規(guī)格不符或質(zhì)量問題的，需詳細(xì)記錄問題情況，由采購部門及時與供應(yīng)商溝通處理。第十一條特殊物資驗收。特殊物資（含危險品、精密耗材、應(yīng)急物資、進(jìn)口物資等）驗收需在普通物資驗收基礎(chǔ)上，增加專項驗收要求：（一）危險品驗收：需核查供應(yīng)商是否具備危險品經(jīng)營資質(zhì)，物資是否符合危險品存儲、運(yùn)輸相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，是否配備完整的安全技術(shù)說明書、安全標(biāo)簽，包裝是否符合防爆、防泄漏等安全要求，驗收場地需符合安全防護(hù)規(guī)定，驗收人員需佩戴相應(yīng)防護(hù)用品；（二）精密耗材驗收：需由質(zhì)量管理部門開展專項質(zhì)量檢測，核查技術(shù)參數(shù)是否符合采購要求，必要時委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，確保滿足精密設(shè)備使用需求；（三）應(yīng)急物資驗收：重點核查物資的有效期、儲備狀態(tài)、應(yīng)急功能是否達(dá)標(biāo)，確保緊急情況下能夠正常使用；（四）進(jìn)口物資驗收：需核查進(jìn)口報關(guān)單、關(guān)稅完稅證明、檢驗檢疫證明等資料是否齊全，產(chǎn)品標(biāo)識是否包含中文說明，質(zhì)量是否符合國家進(jìn)口商品相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。第十二條物資驗收爭議處理。驗收過程中對物資質(zhì)量、規(guī)格等存在爭議的，由物資管理部門牽頭組織采購部門、質(zhì)量管理部門、使用部門及供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商核實；協(xié)商無法達(dá)成一致的，可委托第三方專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，檢測結(jié)果作為爭議處理的依據(jù)，檢測費用由責(zé)任方承擔(dān)。第四章設(shè)備驗收管理第十三條新購設(shè)備驗收。新購設(shè)備驗收分為開箱驗收、安裝調(diào)試驗收、性能測試驗收三個階段，具體流程如下：（一）開箱驗收：驗收小組現(xiàn)場監(jiān)督開箱過程，核對設(shè)備主機(jī)、配件、工具、附件等是否與采購合同、裝箱單一致，檢查設(shè)備外觀是否存在損傷、變形等缺陷，核查產(chǎn)品合格證、技術(shù)說明書、安裝手冊、質(zhì)保書等技術(shù)資料是否齊全；（二）安裝調(diào)試驗收：對于需要安裝調(diào)試的設(shè)備，由供應(yīng)商按技術(shù)要求完成安裝調(diào)試后，驗收小組核查安裝是否規(guī)范、調(diào)試參數(shù)是否符合技術(shù)協(xié)議要求，設(shè)備運(yùn)行是否穩(wěn)定，無異常噪音、泄漏等問題；（三）性能測試驗收：驗收小組依據(jù)技術(shù)協(xié)議及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，開展設(shè)備性能測試，重點驗證設(shè)備的運(yùn)行效率、精度、負(fù)載能力、安全防護(hù)功能等是否達(dá)標(biāo)；對特種設(shè)備，需額外核查是否具備特種設(shè)備檢驗檢測合格證明，確保符合安全運(yùn)行要求；測試過程中需詳細(xì)記錄測試數(shù)據(jù)，形成性能測試報告。第十四條維修后設(shè)備驗收。設(shè)備維修完成返還后，由設(shè)備管理部門聯(lián)合使用部門、質(zhì)量管理部門開展驗收：核查維修單位提供的維修報告、更換部件清單、維修發(fā)票等資料是否齊全；檢查設(shè)備外觀是否完好，維修部位是否規(guī)范；通過空載運(yùn)行、負(fù)載測試等方式，驗證設(shè)備維修后的性能是否恢復(fù)至正常使用標(biāo)準(zhǔn)，故障是否徹底排除；驗收合格后，明確維修后設(shè)備的質(zhì)保期限及注意事項。第十五條租賃設(shè)備驗收。租賃設(shè)備進(jìn)場驗收由設(shè)備管理部門聯(lián)合使用部門、采購部門開展：核對租賃設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與租賃合同一致；檢查設(shè)備外觀是否完好，有無損傷、老化等問題；核查設(shè)備的檢驗檢測合格證明、運(yùn)行記錄等資料是否齊全；現(xiàn)場試運(yùn)行設(shè)備，驗證設(shè)備性能是否滿足租賃使用需求；明確設(shè)備的配件、工具清單，雙方簽字確認(rèn)，作為租賃期間設(shè)備保管及歸還驗收的依據(jù)。第十六條大型/精密設(shè)備驗收。大型、精密或技術(shù)復(fù)雜設(shè)備的驗收，需邀請技術(shù)專家參與，制定專項驗收方案，明確驗收項目、測試標(biāo)準(zhǔn)、合格閾值及驗收步驟；驗收過程中需全程做好記錄，對關(guān)鍵測試數(shù)據(jù)進(jìn)行公證或第三方驗證；驗收合格后，需組織使用部門人員開展操作培訓(xùn)，確保相關(guān)人員掌握設(shè)備操作規(guī)范。第五章驗收結(jié)果處理第十七條驗收合格處理。經(jīng)聯(lián)合驗收符合要求的物資與設(shè)備，驗收小組需填寫《物資驗收合格單》或《設(shè)備驗收合格單》，所有驗收成員簽字確認(rèn)。倉儲部門憑驗收合格單辦理入庫手續(xù)，建立庫存臺賬，對物資與設(shè)備進(jìn)行分類存放及標(biāo)識；財務(wù)部門憑驗收合格單、采購合同、發(fā)票等資料辦理付款結(jié)算手續(xù)；使用部門可憑入庫手續(xù)領(lǐng)用相關(guān)物資與設(shè)備。第十八條驗收不合格處理。驗收過程中發(fā)現(xiàn)物資與設(shè)備存在數(shù)量短缺、規(guī)格不符、質(zhì)量不合格、技術(shù)參數(shù)不達(dá)標(biāo)等問題的，驗收小組需詳細(xì)記錄問題類型、具體情況及相關(guān)證據(jù)（如照片、檢測數(shù)據(jù)等），填寫《驗收不合格通知書》，由采購部門在2個工作日內(nèi)通知供應(yīng)商或相關(guān)方，協(xié)商處理方案。常見處理方式包括：（一）退貨：對質(zhì)量嚴(yán)重不合格、無法滿足使用需求的物資與設(shè)備，由采購部門牽頭辦理退貨手續(xù)，要求供應(yīng)商限期收回不合格產(chǎn)品，退還已支付款項（如有），并承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任；（二）換貨：對規(guī)格不符或質(zhì)量存在輕微缺陷但可替換的物資與設(shè)備，要求供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)更換為合格產(chǎn)品，更換后的產(chǎn)品需重新組織驗收；（三）補(bǔ)貨：對數(shù)量短缺的物資與設(shè)備，要求供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)補(bǔ)齊短缺部分，補(bǔ)齊后重新核對數(shù)量；（四）折價接收：對質(zhì)量基本符合要求但存在輕微瑕疵、不影響核心使用功能的物資與設(shè)備，經(jīng)使用部門、物資/設(shè)備管理部門、財務(wù)部門聯(lián)合審批同意后，可與供應(yīng)商協(xié)商折價接收，在驗收記錄中明確折價金額及相關(guān)約定；（五）維修整改：對維修后驗收不合格的設(shè)備，要求維修單位重新維修，直至驗收合格，相關(guān)維修費用由維修單位承擔(dān)。第十九條驗收暫緩處理。驗收過程中因技術(shù)資料不全、檢測條件不足等原因無法明確驗收結(jié)論的，需填寫《驗收暫緩?fù)ㄖ獣罚鞔_暫緩原因及補(bǔ)充要求，由采購部門或相關(guān)方在規(guī)定期限內(nèi)補(bǔ)充完善相關(guān)資料或創(chuàng)造檢測條件，待條件具備后重新組織驗收。第二十條不合格物資與設(shè)備管理。驗收不合格的物資與設(shè)備需單獨存放于指定區(qū)域，張貼“驗收不合格待處理”標(biāo)識，嚴(yán)禁與合格物資與設(shè)備混放或擅自使用。處理完成后，需及時更新標(biāo)識狀態(tài)，辦理相應(yīng)的入庫或退貨手續(xù)。第六章驗收記錄管理第二十一條驗收記錄要求。所有驗收活動均需形成完整的驗收記錄，包括《物資驗收合格單》《設(shè)備驗收合格單》《驗收不合格通知書》《驗收暫緩?fù)ㄖ獣贰y試數(shù)據(jù)記錄、開箱記錄、會議紀(jì)要等。驗收記錄需真實、準(zhǔn)確、完整，清晰記錄驗收時間、地點、參與人員、驗收依據(jù)、驗收內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題、處理結(jié)果等關(guān)鍵信息，不得偽造、篡改或遺漏。第二十二條記錄歸檔管理。物資管理部門、設(shè)備管理部門分別負(fù)責(zé)物資、設(shè)備驗收記錄的收集、整理、歸檔工作，實行“一物一檔”管理，歸檔資料包括驗收記錄、采購合同、技術(shù)協(xié)議、產(chǎn)品合格證、檢驗報告、檢測數(shù)據(jù)等相關(guān)資料。紙質(zhì)記錄需存放于專用檔案柜，電子記錄需備份存儲，確保檔案資料的安全性與可追溯性。第二十三條記錄保管與查閱。驗收記錄檔案的保管期限至少為物資與設(shè)備的使用年限+2年；對于固定資產(chǎn)類設(shè)備，驗收記錄需隨設(shè)備檔案長期保管。各部門因工作需要查閱驗收記錄的，需向歸口管理部門提交申請，經(jīng)批準(zhǔn)后登記查閱，嚴(yán)禁私自復(fù)制、篡改或帶出檔案資料。第七章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第二十四條監(jiān)督檢查機(jī)制。物資管理部門、設(shè)備管理部門聯(lián)合內(nèi)部審計部門、質(zhì)量管理部門，定期或不定期對物資與設(shè)備驗收工作開展監(jiān)督檢查，檢查頻率為每月抽查、每季度全面檢查。檢查內(nèi)容包括驗收流程合規(guī)性、驗收標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況、驗收記錄完整性、不合格事項處理及時性等。檢查完成后形成檢查報告，明確問題及整改要求，跟蹤整改落實情況。第二十五條責(zé)任追究。對在物資與設(shè)備驗收過程中存在以下行為的部門或個人，公司將按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任：（一）未按規(guī)定組織驗收或簡化驗收流程，導(dǎo)致不合格物資與設(shè)備入庫、投入使用的；（二）驗收過程中弄虛作假、徇私舞弊，隱瞞驗收問題或偽造驗收記錄的；（三）未按要求履行驗收職責(zé)，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題未及時上報或處理，導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失的；（四）違規(guī)將未經(jīng)驗收或驗收不合格的物資與設(shè)備辦理入庫、結(jié)算付款的