行業(yè)通用采購(gòu)申請(qǐng)單模板：簡(jiǎn)化采購(gòu)流程，提升協(xié)作效率一、適用場(chǎng)景與價(jià)值體現(xiàn)在各類(lèi)企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)中，采購(gòu)活動(dòng)是支撐業(yè)務(wù)開(kāi)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，但傳統(tǒng)采購(gòu)申請(qǐng)常因流程繁瑣、信息不明確導(dǎo)致審批延遲、資源浪費(fèi)等問(wèn)題。本模板適用于制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、行政事業(yè)單位等多行業(yè)的常規(guī)采購(gòu)場(chǎng)景，包括但不限于：辦公用品及耗材采購(gòu)、生產(chǎn)原材料補(bǔ)充、設(shè)備配件更換、服務(wù)外包需求（如保潔、維修）等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化模板，可實(shí)現(xiàn)需求提報(bào)的規(guī)范化、審批流程的透明化，減少溝通成本，縮短采購(gòu)周期，同時(shí)保證采購(gòu)行為符合預(yù)算管理及內(nèi)控要求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與申請(qǐng)單填寫(xiě)明確需求：申請(qǐng)人（需為部門(mén)在職員工）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，確認(rèn)采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)估單價(jià)，保證需求描述清晰、無(wú)歧義（例如：采購(gòu)A4紙“80g白色，500張/包，需10包”而非“買(mǎi)紙”）。填寫(xiě)申請(qǐng)單：登錄采購(gòu)管理系統(tǒng)或紙質(zhì)模板，完整填寫(xiě)以下核心信息（詳見(jiàn)模板表格）：申請(qǐng)人基本信息、采購(gòu)明細(xì)、預(yù)算科目、緊急程度等。若為跨部門(mén)協(xié)作需求，需提前與相關(guān)部門(mén)（如使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部）確認(rèn)需求細(xì)節(jié)。（二）部門(mén)內(nèi)部審核直屬主管確認(rèn)：申請(qǐng)人將填寫(xiě)完成的申請(qǐng)單提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人（經(jīng)理）審核，重點(diǎn)確認(rèn)需求的合理性（是否為必要采購(gòu)）及數(shù)量準(zhǔn)確性（是否超出實(shí)際使用需求）。部門(mén)簽批：審核通過(guò)后，部門(mén)負(fù)責(zé)人在“部門(mén)審批”欄簽字確認(rèn)，并加蓋部門(mén)電子章（或紙質(zhì)章）；若需求涉及跨部門(mén)資源調(diào)配，需同步獲得協(xié)作部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。（三）預(yù)算與合規(guī)性復(fù)核財(cái)務(wù)部預(yù)算核查：申請(qǐng)單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部（專(zhuān)員李四），財(cái)務(wù)人員核對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目是否在部門(mén)預(yù)算額度內(nèi)，預(yù)算科目是否匹配（如“辦公費(fèi)”不得用于“生產(chǎn)原料”采購(gòu)）。若預(yù)算不足，需退回申請(qǐng)人調(diào)整需求或補(bǔ)充預(yù)算說(shuō)明。內(nèi)控合規(guī)檢查：財(cái)務(wù)部同時(shí)檢查采購(gòu)流程是否符合公司內(nèi)控規(guī)定（如是否達(dá)到招標(biāo)限額、是否需簽訂合同等），對(duì)不符合項(xiàng)標(biāo)注原因并反饋至申請(qǐng)人整改。（四）分級(jí)審批決策根據(jù)采購(gòu)金額及重要性，執(zhí)行分級(jí)審批：小額采購(gòu)（預(yù)估金額≤5000元）：由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人（主管王五）審批，確認(rèn)采購(gòu)渠道及供應(yīng)商初步選擇建議。大額采購(gòu)（預(yù)估金額＞5000元）：需提交至分管副總（總趙六）審批，重點(diǎn)評(píng)估采購(gòu)的經(jīng)濟(jì)性及戰(zhàn)略必要性。特殊采購(gòu)（如獨(dú)家供應(yīng)商、應(yīng)急采購(gòu)）：需額外附《特殊采購(gòu)說(shuō)明表》，經(jīng)總經(jīng)理（總孫七）最終審批。（五）采購(gòu)執(zhí)行與反饋任務(wù)分配：審批通過(guò)后，采購(gòu)部根據(jù)申請(qǐng)單內(nèi)容創(chuàng)建采購(gòu)任務(wù)，明確采購(gòu)負(fù)責(zé)人及完成時(shí)限（常規(guī)采購(gòu)≤3個(gè)工作日，緊急采購(gòu)≤1個(gè)工作日）。供應(yīng)商對(duì)接：采購(gòu)負(fù)責(zé)人聯(lián)系供應(yīng)商確認(rèn)價(jià)格、交貨期，并將結(jié)果反饋至申請(qǐng)人；若申請(qǐng)人需確認(rèn)樣品，需配合完成驗(yàn)收。訂單：雙方確認(rèn)無(wú)誤后，采購(gòu)部正式下達(dá)采購(gòu)訂單，并將訂單號(hào)同步至申請(qǐng)人及財(cái)務(wù)部。（六）收貨與歸檔驗(yàn)收確認(rèn)：物品到貨后，申請(qǐng)人及使用部門(mén)共同核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，在《收貨確認(rèn)單》簽字；服務(wù)類(lèi)采購(gòu)需由需求方出具《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。單據(jù)歸檔：采購(gòu)部將審批完成的申請(qǐng)單、采購(gòu)訂單、收貨確認(rèn)單等資料整理存檔（電子檔保存≥3年，紙質(zhì)檔≥1年），保證采購(gòu)全流程可追溯。三、采購(gòu)申請(qǐng)單模板及字段說(shuō)明通用采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)單編號(hào)CG-2024-XXX（由采購(gòu)部按年度統(tǒng)一編制）申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)人張三所屬部門(mén)行政部聯(lián)系方式（內(nèi)部分機(jī)號(hào)）緊急程度□常規(guī)□緊急（緊急需注明原因）采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說(shuō)明（必填）1A4復(fù)印紙80g白色500張/包包1025.00250.00日常辦公打印使用2辦公椅人體工學(xué)款黑色把2450.00900.00新入職員工配備3清潔服務(wù)每周2次大廳保潔次8200.001600.00Q3季度外包服務(wù)合計(jì)金額（大寫(xiě)）人民幣叁仟柒佰伍拾元整合計(jì)金額（小寫(xiě)）￥3,750.00預(yù)算信息預(yù)算科目預(yù)算編碼預(yù)算剩余金額（元）本次申請(qǐng)占比辦公費(fèi)0601-025,000.0050%服務(wù)費(fèi)0603-0510,000.0016%審批流程審批環(huán)節(jié)審批人職務(wù)審批意見(jiàn)簽字/日期部門(mén)審核經(jīng)理行政部經(jīng)理同意財(cái)務(wù)復(fù)核李四財(cái)務(wù)部專(zhuān)員預(yù)算充足采購(gòu)審批（小額）王五采購(gòu)部主管同意最終審批（大額）趙六分管行政副總同意備注說(shuō)明急需物品，請(qǐng)優(yōu)先安排采購(gòu)，收貨后2小時(shí)內(nèi)驗(yàn)收；辦公椅需符合人體工學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，供應(yīng)商需提供3年質(zhì)保。四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵提醒（一）信息填寫(xiě)規(guī)范名稱(chēng)與規(guī)格：需使用標(biāo)準(zhǔn)通用名稱(chēng)，避免模糊表述（如“電腦”需注明品牌型號(hào)、配置參數(shù)）；數(shù)量與金額：數(shù)量需為實(shí)際需求數(shù)量，預(yù)估單價(jià)需參考近期采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)均價(jià)，上下浮動(dòng)不超過(guò)10%；用途說(shuō)明：簡(jiǎn)明扼要說(shuō)明采購(gòu)目的，關(guān)聯(lián)具體業(yè)務(wù)場(chǎng)景（如“用于XX項(xiàng)目研發(fā)”“替換報(bào)廢設(shè)備”），便于審批人判斷合理性。（二）預(yù)算與時(shí)效管理預(yù)算內(nèi)采購(gòu)需提前3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需立即維修）需在申請(qǐng)單中標(biāo)注“緊急”，并同步電話(huà)告知采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部，審批流程可并行處理；跨年度預(yù)算需在申請(qǐng)單中注明“跨年度預(yù)算申請(qǐng)”，并附財(cái)務(wù)部預(yù)算調(diào)整說(shuō)明。（三）審批流程優(yōu)化審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，若需補(bǔ)充材料，需明確告知申請(qǐng)人；多部門(mén)協(xié)同需求（如市場(chǎng)部推廣活動(dòng)物料采購(gòu)），需在申請(qǐng)前獲得使用部門(mén)及行政部門(mén)共同確認(rèn)，避免重復(fù)采購(gòu)。（四）變更與退回處理若采購(gòu)需求發(fā)生變更（如數(shù)量增減、規(guī)格調(diào)整），需提交《采購(gòu)變更申請(qǐng)