PAGE檔案室封存制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案資料的安全與完整，規(guī)范檔案封存工作，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案資料的封存管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案封存工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案資料的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.科學管理原則：運用科學的方法和技術，提高檔案封存管理的效率和質量。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，便于檔案的查詢、調閱和利用。二、檔案封存的范圍與條件（一）封存范圍1.已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.涉及商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等需要保密的檔案，在規(guī)定保密期限屆滿后，經(jīng)評估仍需繼續(xù)保密的。3.其他經(jīng)公司檔案管理部門認定需要封存的檔案。（二）封存條件1.檔案資料應整理齊全、完整，編目準確，裝訂規(guī)范。2.檔案載體應符合保管要求，字跡清晰，圖像、聲音等信息可正常讀取。3.檔案的形成過程和內容應真實、合法，無涂改、偽造等情況。三、檔案封存的流程（一）申請1.各部門或單位如需對檔案進行封存，應填寫《檔案封存申請表》，詳細說明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限、申請封存原因等信息。2.將申請表提交至公司檔案管理部門。（二）審核1.檔案管理部門收到申請表后，對申請內容進行審核。2.審核內容包括檔案是否符合封存范圍和條件，申請信息是否準確完整等。3.對于不符合要求的申請，應及時通知申請部門或單位補充完善相關信息或調整申請。（三）鑒定1.經(jīng)審核通過的申請，檔案管理部門組織相關人員對擬封存檔案進行鑒定。2.鑒定人員應具備相應的專業(yè)知識和經(jīng)驗，對檔案的價值、保密性等進行綜合評估。3.根據(jù)鑒定結果，確定檔案是否予以封存。（四）封存1.確定封存的檔案，由檔案管理部門指定專人負責進行封存操作。2.封存方式可采用密封包裝、專柜存放等，確保檔案與外界物理隔離。3.在封存檔案的包裝或存放設備上應標明檔案名稱、數(shù)量、封存日期等信息。（五）登記1.對封存的檔案進行詳細登記，建立《檔案封存登記簿》。2.登記簿應記錄檔案的編號、名稱、數(shù)量、封存日期、保管期限、存放位置等信息。3.定期對登記簿進行核對和更新，確保登記信息的準確性。四、檔案封存的保管與維護（一）保管場所1.設立專門的檔案封存保管場所，確保場所安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.保管場所應劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類型和保管期限的封存檔案。（二）保管要求1.定期對封存檔案進行檢查，查看包裝是否完好，有無受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況。2.發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，如更換包裝、消毒殺蟲等。3.對檔案的存放位置進行標識和記錄，便于查找和管理。（三）維護措施1.配備必要的檔案保管設備，如溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等，并定期進行維護和更新。2.對檔案管理工作人員進行培訓，提高其檔案保管和維護的技能水平。3.關注國家有關檔案保管的政策法規(guī)變化，及時調整檔案封存保管措施。五、檔案封存的調閱與利用（一）調閱申請1.因工作需要調閱封存檔案的，應填寫《檔案封存調閱申請表》，注明調閱目的、調閱檔案名稱、數(shù)量、預計調閱期限等信息。2.將申請表提交至公司檔案管理部門。（二）審批1.檔案管理部門收到調閱申請表后，對調閱申請進行審批。2.審批內容包括調閱目的是否合理、調閱人員身份及權限是否符合規(guī)定等。3.對于重要檔案或涉及敏感信息的調閱申請，應經(jīng)公司相關領導批準。（三）調閱1.經(jīng)審批通過的調閱申請，檔案管理部門按照規(guī)定辦理調閱手續(xù)。2.調閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場所。3.調閱過程中，應保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損壞或抽取檔案材料。（四）歸還1.調閱結束后，調閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門。接受部門應認真核對檔案數(shù)量、完整性等，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時與調閱人員溝通解決。六、檔案封存的期限與銷毀（一）封存期限1.檔案封存期限根據(jù)檔案的性質、重要程度和保密要求等確定，一般為[X]年。2.對于涉及重大事項或長期保密的檔案，封存期限可適當延長。（二）期滿處置1.檔案封存期限屆滿前，檔案管理部門應提前通知相關部門或單位，對擬解除封存的檔案進行評估。2.根據(jù)評估結果，確定檔案是否繼續(xù)封存、解密或銷毀。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.銷毀前，應填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交公司檔案管理部門審核。3.審核通過后，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)督銷毀過程，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由監(jiān)督人員和參與人員簽字確認。5.銷毀記錄應長期保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立檔案封存工作監(jiān)督機制，定期對檔案封存管理情況進行檢查。2.檔案管理部門負責對各部門及所屬單位的檔案封存工作進行日常監(jiān)督指導。（二）檢查內容1.檔案封存制度的執(zhí)行情況，包括申請、審核、鑒定、封存、保管、調閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案封存保管場所的安全設施、環(huán)境條件等是否符合要求。3.檔案封存登記信息是否準確完整，登記簿是否及時更新。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門或單位限期整改。2.責任部門或單位應認真分析問題原因，制定整改措施，并將整改情況及時反饋給