PAGE商場辦公室制度規(guī)范要求一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范商場辦公室的各項(xiàng)工作流程，確保辦公室工作的高效、有序進(jìn)行，為商場的整體運(yùn)營提供有力支持，保障商場各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展，維護(hù)商場的正常秩序，保護(hù)員工的合法權(quán)益，促進(jìn)商場的可持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于商場辦公室全體工作人員，包括但不限于辦公室主任、秘書、行政人員、后勤保障人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度的制定和執(zhí)行合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：明確各項(xiàng)工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，做到職責(zé)清晰、操作規(guī)范。3.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。4.公正性原則：制度面前人人平等，確保各項(xiàng)規(guī)定的公平執(zhí)行，維護(hù)員工的正當(dāng)權(quán)益。5.保密性原則：對于涉及商場機(jī)密信息、商業(yè)秘密以及員工個(gè)人隱私的內(nèi)容，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、辦公秩序規(guī)范（一）考勤制度1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守商場規(guī)定的工作時(shí)間，按時(shí)上下班，不得遲到、早退。2.如需請假，應(yīng)提前按照規(guī)定填寫請假申請表，注明請假事由、時(shí)間，并按照審批流程提交審批。請假審批通過后方可離崗，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離崗視為曠工。3.考勤記錄由專人負(fù)責(zé)，每月定期統(tǒng)計(jì)并公示，如有異議，員工可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴。（二）辦公紀(jì)律1.保持辦公區(qū)域的安靜，不得大聲喧嘩、爭吵或進(jìn)行與工作無關(guān)的娛樂活動(dòng)。2.愛護(hù)辦公設(shè)備和設(shè)施，不得隨意損壞或私自挪用。如有損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并說明情況。3.嚴(yán)禁在辦公區(qū)域吸煙、吃零食、亂扔垃圾，保持辦公環(huán)境的整潔衛(wèi)生。4.工作時(shí)間內(nèi)，員工應(yīng)專注于工作，不得利用辦公電腦從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、看視頻、炒股等。5.妥善保管個(gè)人辦公物品，重要文件和資料應(yīng)及時(shí)整理歸檔，防止丟失或泄露。（三）會議制度1.商場定期召開各類會議，包括工作例會、專題會議等。會議通知應(yīng)提前發(fā)布，明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、主題和參會人員。2.參會人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，準(zhǔn)時(shí)參加會議，不得無故缺席。如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前請假并安排人員代為參加。3.會議期間，應(yīng)保持良好的秩序，認(rèn)真傾聽，做好記錄。不得隨意打斷他人發(fā)言，不得交頭接耳、玩手機(jī)或做其他與會議無關(guān)的事情。4.會議結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)按照會議要求及時(shí)落實(shí)會議精神，跟進(jìn)工作進(jìn)展，并定期反饋工作成果。三、文件管理規(guī)范（一）文件收發(fā)1.商場辦公室負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)一收發(fā)工作。收到外來文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記、編號，并根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門閱處。2.內(nèi)部文件由各部門起草或承辦，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交辦公室統(tǒng)一編號、印發(fā)。重要文件需經(jīng)商場領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)布。3.文件收發(fā)應(yīng)建立詳細(xì)的臺賬，記錄文件的收發(fā)時(shí)間、來源、去向、處理情況等信息，以便查詢和追溯。（二）文件傳閱1.辦公室應(yīng)根據(jù)文件的重要性和緊急程度，合理安排文件傳閱順序。一般按照先主要領(lǐng)導(dǎo)，后其他領(lǐng)導(dǎo)，再相關(guān)部門的順序進(jìn)行傳閱。2.傳閱文件時(shí)，應(yīng)在文件傳閱單上注明傳閱人姓名、傳閱時(shí)間，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。傳閱完畢后，傳閱人應(yīng)簽字確認(rèn)。3.對于需要辦理的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)跟蹤辦理進(jìn)度，督促相關(guān)部門按時(shí)完成，并將辦理結(jié)果反饋給領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（三）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、排列有序，并編制詳細(xì)的目錄。2.辦公室應(yīng)定期對歸檔文件進(jìn)行檢查和整理，確保文件的安全保管和有效利用。同時(shí)，應(yīng)按照檔案管理的要求，做好電子文件的備份和存儲工作。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或丟失，借閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還。四、印章管理規(guī)范（一）印章種類商場印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由辦公室主任指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。如發(fā)現(xiàn)印章異常情況，應(yīng)立即報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（三）印章使用1.印章使用必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，填寫印章使用申請表，注明使用事由（如簽訂合同、出具證明、文件蓋章等）、使用部門、使用人、使用時(shí)間等信息，并按照審批流程提交審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用印章，印章保管人員應(yīng)認(rèn)真核對審批文件和申請內(nèi)容，確保印章使用的準(zhǔn)確性和合法性。使用印章時(shí)，應(yīng)在印章使用登記表上登記蓋章時(shí)間、蓋章文件名稱、蓋章份數(shù)等信息。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需先蓋章的，應(yīng)在蓋章后及時(shí)填寫相關(guān)內(nèi)容，并嚴(yán)格控制蓋章后的文件流向。（四）印章停用與銷毀1.因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，辦公室應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并收回印章。2.停用的印章應(yīng)妥善保管，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀印章時(shí)，應(yīng)填寫印章銷毀申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。五、辦公用品及設(shè)備管理規(guī)范（一）辦公用品采購1.各部門根據(jù)工作需要，定期編制辦公用品需求計(jì)劃，報(bào)辦公室匯總審核。辦公室根據(jù)商場實(shí)際情況，結(jié)合庫存情況，制定辦公用品采購計(jì)劃。2.辦公用品采購應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定簽訂采購合同，確保采購物品的質(zhì)量和售后服務(wù)。3.采購的辦公用品應(yīng)及時(shí)入庫，由倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收、登記，并按照規(guī)定進(jìn)行存放。（二）辦公用品發(fā)放1.辦公室根據(jù)各部門的需求計(jì)劃，定期發(fā)放辦公用品。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取，并在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。2.辦公用品應(yīng)按需發(fā)放，嚴(yán)格控制浪費(fèi)現(xiàn)象。對于貴重辦公用品（如電腦、打印機(jī)等），應(yīng)建立領(lǐng)用臺賬，記錄領(lǐng)用時(shí)間、使用人、使用情況等信息。（三）辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備由辦公室統(tǒng)一登記、調(diào)配和管理。各部門如需新增辦公設(shè)備，應(yīng)提前向辦公室提交申請，經(jīng)審批后由辦公室負(fù)責(zé)采購或調(diào)配。2.辦公設(shè)備使用人員應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用設(shè)備，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告辦公室，由專業(yè)人員進(jìn)行維修。3.辦公設(shè)備的報(bào)廢應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行申報(bào)和審批。經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和處置，防止資產(chǎn)流失。六、安全與保密管理規(guī)范（一）安全管理1.加強(qiáng)商場辦公室的安全防范工作，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保辦公區(qū)域的人員和財(cái)產(chǎn)安全。2.定期對辦公區(qū)域進(jìn)行安全檢查，重點(diǎn)檢查消防設(shè)施、電器設(shè)備、門窗鎖具等是否完好有效，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強(qiáng)對員工的安全教育，提高員工的安全意識和應(yīng)急處理能力。如發(fā)生安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行救援和處理，并及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門。（二）保密管理1.建立健全保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責(zé)任，加強(qiáng)對商場機(jī)密信息、商業(yè)秘密以及員工個(gè)人隱私的保護(hù)。2.對涉及保密內(nèi)容的文件、資料、數(shù)據(jù)等，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，標(biāo)明密級，限定知悉范圍，并采取加密存儲、專人保管等措施。3.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自泄露、傳播或使用商場的保密信息。在對外交往中，如需涉及商場保密信息，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，并采取相應(yīng)的保密措施。4.加強(qiáng)對保密工作的監(jiān)督檢查，對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。七、環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)范（一）環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任區(qū)劃分1.將商場辦公室的公共區(qū)域劃分為若干責(zé)任區(qū)，明確各部門的環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任。各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本責(zé)任區(qū)內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生清掃和維護(hù)工作。2.辦公室定期對各責(zé)任區(qū)的環(huán)境衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查和評比，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，對不達(dá)標(biāo)的部門提出整改要求。（二）環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)1.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔干凈，地面無垃圾、無污漬，桌面、文件柜等擺放整齊，無雜物堆積。2.門窗玻璃應(yīng)保持清潔明亮，定期擦拭。窗簾、綠植等應(yīng)保持干凈整潔，無灰塵、無損壞。3.衛(wèi)生間應(yīng)定期打掃，保持清潔衛(wèi)生，無異味。洗手池、便器等設(shè)施應(yīng)及時(shí)清理，確保正常使用。（三）垃圾處理1.在辦公區(qū)域設(shè)置分類垃圾桶，分別用于收集可回收垃圾、有害垃圾和其他垃圾。員工應(yīng)按照垃圾分類要求，將垃圾投放至相應(yīng)垃圾桶內(nèi)。2.定期清理垃圾，確保垃圾不堆積、不產(chǎn)生異味。垃