PAGE叉車采購制度及流程規(guī)范一、總則1.目的為規(guī)范公司叉車采購行為，確保所采購叉車符合公司生產(chǎn)運(yùn)營需求，保障叉車使用安全、高效，特制定本制度及流程規(guī)范。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部叉車采購活動(dòng)，包括但不限于各類電動(dòng)叉車、內(nèi)燃叉車等的采購。3.基本原則合規(guī)性原則：采購活動(dòng)必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。適用性原則：根據(jù)公司實(shí)際生產(chǎn)作業(yè)需求，選擇合適型號、規(guī)格、性能的叉車。性價(jià)比原則：在滿足使用要求的前提下，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，確保采購成本合理。責(zé)任明確原則：明確采購過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保采購活動(dòng)有序進(jìn)行。二、采購需求分析與規(guī)劃1.需求調(diào)研由生產(chǎn)部門牽頭，聯(lián)合倉儲(chǔ)、物流等相關(guān)部門，對公司叉車使用現(xiàn)狀進(jìn)行全面調(diào)研。內(nèi)容包括現(xiàn)有叉車的數(shù)量、型號、使用年限、工作負(fù)荷、故障情況等。收集各部門對叉車性能、功能、作業(yè)效率等方面的改進(jìn)需求和新增作業(yè)場景下的叉車需求。2.需求評估與規(guī)劃根據(jù)調(diào)研結(jié)果，由生產(chǎn)部門組織相關(guān)部門進(jìn)行需求評估。綜合考慮公司未來業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、生產(chǎn)規(guī)模變化等因素，確定叉車的采購數(shù)量、型號規(guī)格等具體需求。制定叉車采購規(guī)劃，明確采購時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保采購活動(dòng)與公司生產(chǎn)運(yùn)營計(jì)劃相匹配。三、供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件。具備良好的生產(chǎn)能力和質(zhì)量控制體系，產(chǎn)品符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范。具有良好的信譽(yù)和售后服務(wù)能力，過往業(yè)績良好，無重大質(zhì)量糾紛和不良記錄。提供的產(chǎn)品價(jià)格合理，具有市場競爭力。2.供應(yīng)商開發(fā)與引入通過多種渠道收集叉車供應(yīng)商信息，如行業(yè)展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、同行推薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步考察，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等。邀請符合條件的供應(yīng)商參與公司叉車采購項(xiàng)目的投標(biāo)或報(bào)價(jià)，進(jìn)行綜合評估后確定入圍供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商管理與入圍供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的要求。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)響應(yīng)速度等。根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機(jī)會(huì)，對于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評估結(jié)果等，為后續(xù)采購決策提供參考。四、采購流程1.采購申請各部門根據(jù)叉車采購需求分析與規(guī)劃結(jié)果，填寫叉車采購申請表。申請表應(yīng)詳細(xì)注明采購叉車的型號、規(guī)格、數(shù)量、采購原因、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，并提交至公司采購審批小組。采購審批小組由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門、采購部門等相關(guān)人員組成。采購審批小組對采購申請進(jìn)行全面評估，審核內(nèi)容包括采購必要性、預(yù)算合理性、供應(yīng)商選擇等。根據(jù)評估結(jié)果進(jìn)行審批，審批通過后下達(dá)采購任務(wù)。3.采購執(zhí)行采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，向入圍供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購叉車的型號、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。在采購過程中，如因特殊情況需要變更采購訂單內(nèi)容，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并報(bào)采購審批小組批準(zhǔn)。4.到貨驗(yàn)收叉車到貨前，采購部門通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。到貨后，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求對叉車進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、性能、安全裝置等方面。使用部門對叉車進(jìn)行試用，檢查其是否滿足實(shí)際作業(yè)需求。驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收報(bào)告，驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括叉車型號、規(guī)格、數(shù)量、驗(yàn)收情況等信息。驗(yàn)收報(bào)告經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后存檔。5.付款結(jié)算采購部門根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告和采購合同，辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款結(jié)算應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，確保資金支付安全、合規(guī)。對于驗(yàn)收不合格的叉車，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并根據(jù)協(xié)商結(jié)果調(diào)整付款結(jié)算方式。五、合同管理1.合同簽訂采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂正式的采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購合同經(jīng)公司法律顧問審核后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章生效。2.合同執(zhí)行與監(jiān)督采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。如供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。定期對采購合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。3.合同變更與終止在采購合同履行過程中，如因特殊情況需要變更合同內(nèi)容，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。如采購合同因不可抗力或其他原因需要終止，采購部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并按照合同約定辦理終止手續(xù)。合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理。六、質(zhì)量控制與售后服務(wù)1.質(zhì)量控制采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供叉車產(chǎn)品的質(zhì)量合格證明文件，并在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。質(zhì)量檢驗(yàn)部門在到貨驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求對叉車進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保所采購叉車質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)叉車質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取換貨、退貨、補(bǔ)貨等措施，確保公司生產(chǎn)運(yùn)營不受影響。2.售后服務(wù)采購部門應(yīng)在采購合同中明確供應(yīng)商的售后服務(wù)條款，包括售后服務(wù)內(nèi)容、響應(yīng)時(shí)間、維修期限等。供應(yīng)商應(yīng)建立完善的售后服務(wù)體系，及時(shí)響應(yīng)公司的售后服務(wù)需求。在叉車出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場進(jìn)行維修。公司應(yīng)建立售后服務(wù)檔案記錄叉車的維修情況、故障原因等信息，為后續(xù)的維護(hù)保養(yǎng)和采購決策提供參考。七、檔案管理1.采購檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括叉車采購申請表、采購審批文件、采購訂單、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、質(zhì)量合格證明文件、售后服務(wù)記錄等相關(guān)資料。采購檔案應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行整理歸檔，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、清晰。2.檔案保管與查閱采購檔案由采購部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。