PAGE檔案管理制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的種類、內容和載體的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密和敏感信息的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，建立健全公司/組織檔案管理制度。2.負責制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃，并組織實施。3.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負責檔案的保管、保護工作，維護檔案的安全和完整，定期對檔案進行檢查、清點和修復。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。6.負責檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。7.負責檔案的查閱、借閱服務工作，按照規(guī)定程序為公司/組織內部人員和外部相關單位提供檔案查閱、借閱服務。8.負責檔案信息化建設工作，推進檔案管理系統(tǒng)的應用，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。9.負責對公司/組織各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司/組織整體檔案管理水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理、黨群工作、人力資源管理、財務管理、審計監(jiān)察等方面形成的文件材料。2.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務類型，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質量管理檔案、技術研發(fā)檔案、物資采購檔案、客戶服務檔案等。3.項目檔案：針對公司/組織的各類項目，包括項目立項、可行性研究、設計、施工、驗收等過程中形成的文件材料。4.合同檔案：公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件材料。5.資質檔案：公司/組織的營業(yè)執(zhí)照、資質證書、榮譽證書等相關文件材料。6.聲像檔案：公司/組織在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.電子檔案：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案資料。（二）檔案編號1.編號原則：檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則，便于檔案的管理和查詢。2.編號方法：采用“年度+類別代碼+流水號”的編號方式。例如，2023年行政檔案的編號為XZ2023001，其中“XZ”為行政檔案類別代碼，“2023”為年度，“001”為流水號。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設置相應的類別代碼，具體如下：行政檔案：XZ業(yè)務檔案：YW項目檔案：XM合同檔案：HT資質檔案：ZZ聲像檔案：SX電子檔案：DZ四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：各部門應按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集時間：各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案整理后移交檔案管理部門。對于重要文件和緊急事項形成的檔案，應及時移交。3.收集要求：收集的檔案應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，紙張應符合檔案保存要求。對于電子檔案，應確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，并按照規(guī)定格式存儲。（二）檔案整理1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類、組卷、編目等工作。分類：將檔案按照分類標準進行歸類，同一類別的檔案集中在一起。組卷：將具有內在聯(lián)系的文件材料組成一卷或若干卷，卷內文件應排列有序。編目：編制卷內文件目錄，包括文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁號等項目，并填寫備考表，注明卷內文件的數(shù)量、缺損情況等。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房：檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案裝具：檔案庫房應配備符合標準的檔案柜、檔案架等裝具，用于存放檔案。裝具應堅固耐用，便于檔案的存放和查找。（二）保管要求1.上架排列：檔案應按照編號順序上架排列，便于查找和管理。不同類別、不同年度的檔案應分開存放。2.定期檢查：檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數(shù)量、完好情況、保管環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。3.溫濕度控制：檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.安全防護：加強檔案庫房的安全防護措施，安裝防火、防盜、報警等設備，確保檔案庫房的安全。檔案管理人員應嚴格遵守庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案價值的原則，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.分析檔案的形成過程：了解檔案在公司/組織各項工作中的作用和地位，分析其對今后工作的參考價值。3.參考檔案保管期限表：根據(jù)國家和行業(yè)有關檔案保管期限的規(guī)定，結合公司/組織實際情況，制定檔案保管期限表，作為檔案鑒定的參考依據(jù)。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批：銷毀清冊報經(jīng)公司/組織主管領導審批后，方可進行銷毀。3.銷毀實施：檔案銷毀工作應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門人員共同監(jiān)銷。銷毀過程中應確保檔案信息徹底銷毀，不得泄露。4.銷毀記錄：銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司/組織內部人員：因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位人員：因工作需要查閱公司/組織檔案的，應持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，方可查閱。查閱內容涉及公司/組織機密的，應與公司/組織簽訂保密協(xié)議。（二）查閱程序1.申請：查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責人或公司/組織主管領導批準后，交檔案管理部門。3.查閱：檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。（三）借閱權限1.公司/組織內部人員：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位人員：因工作需要借閱公司/組織檔案的，應持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自轉借他人。（四）借閱程序1.申請：借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責人或公司/組織主管領導批準后，交檔案管理部門。3.借閱登記：檔案管理人員對借閱檔案進行登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱手續(xù)：借閱人員在檔案管理人員處簽字領取檔案，并妥善保管。5.歸還：借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的責任。八、檔案的統(tǒng)計與利用（一）檔案統(tǒng)計1.統(tǒng)計內容：檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計內容包括檔案數(shù)量、種類、借閱人次、利用效果等。2.統(tǒng)計方法：檔案統(tǒng)計工作應定期進行，采用手工統(tǒng)計和計算機統(tǒng)計相結合的方式，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和及時性。3.統(tǒng)計報表：檔案管理部門應定期向上級主管部門和公司/組織領導報送檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）