PAGE小學(xué)檔案管理員制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)小學(xué)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、管理及各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本校全體檔案管理人員以及涉及檔案管理相關(guān)工作的全體教職工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立綜合檔案室，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則全面收集學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理、后勤服務(wù)等各方面形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、師生個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.服務(wù)性原則檔案管理工作要以服務(wù)學(xué)校發(fā)展、服務(wù)教育教學(xué)、服務(wù)師生為宗旨，積極主動(dòng)地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬學(xué)校辦公室領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立健全檔案管理制度，制定檔案工作流程和規(guī)范，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，保證檔案的完整與安全，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問(wèn)題。積極開展檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。為學(xué)校各部門及師生提供檔案查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱登記制度，做好檔案利用效果的跟蹤反饋工作。參與學(xué)校檔案鑒定工作，提出檔案存毀意見，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后實(shí)施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。負(fù)責(zé)檔案管理工作的宣傳和培訓(xùn)，提高全校教職工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。2.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷工作，按照學(xué)校檔案管理要求定期向綜合檔案室移交檔案。協(xié)助綜合檔案室做好檔案的清查、核對(duì)工作，及時(shí)反饋本部門檔案管理工作中存在的問(wèn)題。配合檔案管理員開展檔案信息化建設(shè)工作，提供本部門相關(guān)檔案信息資料。參與學(xué)校檔案管理工作的各項(xiàng)活動(dòng)，接受檔案管理員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類包括學(xué)校黨組織、工會(huì)、共青團(tuán)等組織形成的文件材料，如會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等。2.行政管理類學(xué)校行政工作中產(chǎn)生的各類文件，如學(xué)校章程、發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、人事任免、財(cái)務(wù)預(yù)決算等。3.教育教學(xué)類涵蓋學(xué)校教學(xué)管理、課程建設(shè)、師資培訓(xùn)、學(xué)生管理等方面的文件，如教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案等。4.科學(xué)研究類學(xué)校開展科研活動(dòng)形成的文件，如科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、論文發(fā)表、科研成果鑒定等材料。5.基本建設(shè)類學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.儀器設(shè)備類學(xué)校購(gòu)置、使用儀器設(shè)備過(guò)程中形成的文件，如設(shè)備采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書、維修記錄等。7.財(cái)會(huì)類學(xué)校財(cái)務(wù)工作產(chǎn)生的各類文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。8.聲像檔案類學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如學(xué)校重大活動(dòng)、校園文化建設(shè)、師生風(fēng)采展示等方面的資料。9.實(shí)物檔案類學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)根據(jù)其形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等書寫，對(duì)破損或褪色的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行收集，確保電子文件的格式正確、內(nèi)容完整，并做好備份存儲(chǔ)工作。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作、行政管理、教育教學(xué)、科學(xué)研究、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財(cái)會(huì)、聲像檔案、實(shí)物檔案等九大類。2.立卷根據(jù)文件材料的數(shù)量、內(nèi)容和保管期限等因素，將具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行立卷。立卷應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持卷內(nèi)文件的系統(tǒng)性和完整性。3.編目對(duì)立好的案卷進(jìn)行編目，包括編制案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。案卷封面應(yīng)填寫清楚全宗名稱、類目名稱、案卷題名、起止日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)依次填寫文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容；備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，并由立卷人、檢查人簽名。4.裝訂將編目后的案卷進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校綜合檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的專用庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用密集架存放，按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列上架，并建立檔案存放索引，便于查找和利用。2.電子檔案采用磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并按照電子檔案管理的相關(guān)要求進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，同時(shí)建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檢索和查詢。3.聲像檔案和實(shí)物檔案聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并刻錄成光盤保存；實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行分類陳列或妥善包裝保存，并建立實(shí)物檔案清單。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如學(xué)校章程、發(fā)展規(guī)劃、重要會(huì)議記錄、重大事件文件材料、重要人事任免、財(cái)務(wù)預(yù)決算等。2.長(zhǎng)期保管的檔案主要是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。如學(xué)校一般性會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)常規(guī)文件、學(xué)生學(xué)籍檔案等。3.短期保管的檔案是反映學(xué)校局部工作，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。如學(xué)校臨時(shí)性工作文件、一般性報(bào)表等。（四）檔案清查1.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準(zhǔn)確。2.在清查過(guò)程中，要認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，檢查檔案的完整性和安全性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查登記表，詳細(xì)記錄清查情況，并由檔案管理員和部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用范圍本校教職工因工作需要可查閱、借閱本校檔案；外單位因工作需要查閱本校檔案，須經(jīng)學(xué)校辦公室批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密及師生個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱。（二）利用方式1.查詢本校教職工可直接到綜合檔案室查詢檔案，檔案管理員應(yīng)根據(jù)查詢者的需求提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查詢記錄。2.借閱借閱檔案須填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理員審批。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案，歸還檔案時(shí)應(yīng)保證檔案的完整無(wú)損。（三）利用登記檔案管理員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量等信息。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)檔案利用效果進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。（四）利用效果反饋檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案利用效果進(jìn)行跟蹤反饋，了解利用者對(duì)檔案提供的信息是否滿意，檔案在實(shí)際工作中發(fā)揮的作用等情況。對(duì)于利用效果較好的檔案，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理和服務(wù)工作；對(duì)于利用效果不理想的檔案，應(yīng)分析原因，采取措施加以改進(jìn)，提高檔案的質(zhì)量和利用價(jià)值。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)校辦公室主任擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理員、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合學(xué)校檔案管理的實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。1.具有重要?dú)v史意義、科學(xué)研究?jī)r(jià)值、教育教學(xué)價(jià)值或?qū)W(xué)校工作有重大影響的檔案應(yīng)永久保存。2.反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案可長(zhǎng)期保存。3.只反映學(xué)校局部工作，在較短時(shí)間內(nèi)失去查考利用價(jià)值的檔案可短期保存。4.已過(guò)保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的檔案可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理員定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行初步整理，提出存毀意見，并填寫檔案鑒定申請(qǐng)表，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案鑒定申請(qǐng)表進(jìn)行審核