PAGE黨組織文件保管規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強黨組織文件的保管與管理，確保文件的完整性、準確性和安全性，便于文件的查閱、使用和傳遞，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各級黨組織所產(chǎn)生、接收、使用和保管的各類文件。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：黨組織文件由專門的部門或人員進行集中統(tǒng)一保管，避免分散保管導致的文件丟失或混亂。2.安全保密原則：確保文件的安全，防止文件泄露、篡改或丟失，嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)。3.規(guī)范有序原則：按照規(guī)定的程序和方法對文件進行分類、編號、整理和存儲，保證文件管理工作的規(guī)范化和有序化。4.方便利用原則：文件保管應便于查閱和使用，提高工作效率，滿足黨組織工作的實際需要。二、文件分類與編號（一）文件分類1.上級文件：包括黨中央、上級黨委、政府及其部門下發(fā)的各類文件，如指示、通知、決定、通報等。2.本級文件：本公司/組織黨組織產(chǎn)生的文件，如工作計劃、總結(jié)、報告、決議、紀要等。3.下級文件：下屬黨組織上報的文件，如請示、報告、工作匯報等。4.其他文件：與黨組織工作相關的其他文件，如學習資料、會議材料、宣傳資料等。（二）文件編號1.對每類文件分別進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式可采用“年份+類別代碼+順序號”，例如：2023SJ001，其中“2023”表示年份，“SJ”表示上級文件類別代碼，“001”表示該類文件的順序號。3.編號應在文件形成時及時標注，并在文件的首頁或封面顯著位置體現(xiàn)。三、文件收集與整理（一）文件收集1.各級黨組織應指定專人負責文件的收集工作，確保文件及時、完整地收集到保管部門。2.收集渠道包括上級發(fā)文、本級發(fā)文、下級上報、會議文件、活動資料等。3.對于重要文件或緊急文件，應優(yōu)先收集，并及時進行處理。（二）文件整理1.收集到的文件應及時進行整理，按照分類標準進行分類。2.對文件進行核對，檢查文件的完整性、準確性和規(guī)范性，如有缺頁、錯字、漏項等問題，應及時與相關部門或人員溝通解決。3.去除文件上的金屬物、訂書釘?shù)龋瑢ζ茡p或褪色的文件進行修復或復制。4.按照文件的形成時間順序進行排列，同一時間段內(nèi)的文件按照重要程度或文號順序排列。四、文件保管（一）保管部門與人員1.設立專門的黨組織文件保管室或指定專人負責文件保管工作，保管人員應具備較強的責任心和保密意識。2.保管人員應經(jīng)過專業(yè)培訓，熟悉文件保管的相關規(guī)定和操作流程。（二）保管環(huán)境1.文件保管室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，保持干燥、通風、清潔。2.文件應存放在專用的文件柜或檔案架上，按照分類順序排列，便于查找和管理。3.對電子文件應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定文件的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的文件包括具有重要歷史價值、法規(guī)性文件、涉及本公司/組織重大決策和事件的文件等。3.長期保管的文件包括在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的文件包括在較短時間內(nèi)需要查考利用的文件，保管期限一般為1年至5年。（四）文件借閱與歸還1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和黨組織負責人批準后，方可借閱。2.保管人員應按照申請表的內(nèi)容進行文件借閱登記，記錄借閱時間、借閱人、歸還時間等信息。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改或損壞文件。如需復印文件，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還文件，保管人員應對歸還的文件進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應及時報告并追究借閱人的責任。五、文件查閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)的黨員干部和工作人員因工作需要可查閱黨組織文件，但應遵守相關規(guī)定和程序。2.涉及機密的文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行查閱，僅限特定人員查閱，并履行審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱原因等信息，經(jīng)所在部門負責人和黨組織負責人批準后，到文件保管室查閱。2.保管人員應按照申請表的內(nèi)容提供相應的文件，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人遵守查閱規(guī)定。3.查閱人不得在文件上進行標記、涂改或損壞文件，如需摘錄或復制文件內(nèi)容，應經(jīng)保管人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。六、文件銷毀（一）銷毀條件1.文件保管期限屆滿或已失去保存價值的，應進行銷毀處理。2.因工作失誤、重復發(fā)文等原因產(chǎn)生的多余文件，也應及時銷毀。（二）銷毀程序1.由文件保管部門提出文件銷毀清單，注明文件的名稱、編號、保管期限等信息，經(jīng)黨組織負責人審核批準后，方可進行銷毀。2.銷毀文件應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。3.銷毀過程應進行記錄，記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、文件保密管理（一）保密措施1.加強對文件保管人員和查閱人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.文件保管室應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入，確保文件保管環(huán)境的安全。3.對涉及機密的文件，應采取加密存儲、專人保管、嚴格查閱審批等措施，防止文件泄露。（二）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)文件有泄密情況，應立即采取措施進行補救，如追回已發(fā)出的文件、通知相關人員采取防范措施等。2.對泄密事件進行調(diào)查，查明原因，追究相關人員的責任，并按照國家有關法律法規(guī)進行處理。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.黨組織應定期對文件保管工作進行監(jiān)督檢查，確保文件保管制度的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件的收集、整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)，以及文件保管人員的工作情況。（二）考核評價1.將文件保管工作納入黨組織工作考核