PAGE企業(yè)接待室預(yù)約制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范企業(yè)接待室的使用管理，提高接待室的使用效率，確保接待工作的順利進(jìn)行，特制定本預(yù)約制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門以及外部來訪人員使用公司接待室的預(yù)約管理。（三）基本原則1.公平公正原則：所有使用接待室的申請，均按照本制度進(jìn)行審核和安排，確保公平公正。2.合理安排原則：根據(jù)接待室的實(shí)際情況和使用需求，合理安排預(yù)約時間，提高使用效率。3.及時反饋原則：對于預(yù)約申請的審核結(jié)果和使用情況，及時向申請人反饋，確保溝通順暢。二、接待室使用范圍（一）內(nèi)部接待1.公司內(nèi)部各部門之間的會議、洽談、匯報(bào)等活動。2.公司領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的溝通交流。3.公司內(nèi)部培訓(xùn)、講座等活動。（二）外部接待1.政府部門、合作伙伴、客戶等來訪人員的接待。2.商務(wù)洽談、合作簽約、項(xiàng)目對接等活動。3.參觀考察、調(diào)研交流等活動。三、預(yù)約流程（一）預(yù)約申請1.內(nèi)部使用部門或外部來訪人員需要使用接待室時，應(yīng)提前填寫《接待室預(yù)約申請表》，詳細(xì)說明預(yù)約時間、使用時長、使用人數(shù)、接待事由等信息。2.《接待室預(yù)約申請表》可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的線下渠道提交。（二）申請審核1.接待室管理部門收到預(yù)約申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括預(yù)約時間是否沖突、使用人數(shù)是否合理、接待事由是否符合公司規(guī)定等。3.對于不符合要求的預(yù)約申請，應(yīng)及時通知申請人并說明原因。（三）預(yù)約確認(rèn)1.審核通過的預(yù)約申請，接待室管理部門應(yīng)及時與申請人進(jìn)行預(yù)約確認(rèn)。2.預(yù)約確認(rèn)方式可采用電話、郵件或內(nèi)部辦公系統(tǒng)通知等方式。3.申請人應(yīng)在收到預(yù)約確認(rèn)通知后，按照約定時間使用接待室。（四）變更與取消1.如因特殊情況需要變更預(yù)約時間或取消預(yù)約申請時，申請人應(yīng)提前[X]個工作日通知接待室管理部門。2.接待室管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，并及時通知相關(guān)部門和人員。四、使用規(guī)范（一）使用時間1.接待室的使用時間為工作日的[具體時間段]，如需在非工作時間使用，應(yīng)提前申請并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.每次使用時長一般不超過[X]小時，如有特殊情況需要延長使用時間，應(yīng)提前通知接待室管理部門并經(jīng)同意。（二）使用人數(shù)1.接待室的使用人數(shù)應(yīng)根據(jù)接待室的實(shí)際面積和設(shè)施情況合理安排，一般不超過[X]人。2.如需超過規(guī)定人數(shù)使用，應(yīng)提前申請并經(jīng)接待室管理部門同意。（三）環(huán)境衛(wèi)生1.使用接待室期間，應(yīng)保持室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生整潔，不得隨意丟棄垃圾。2.使用完畢后，應(yīng)將桌椅擺放整齊，關(guān)閉電器設(shè)備，清理桌面雜物，并將垃圾帶走。（四）設(shè)備使用1.接待室內(nèi)配備的電器設(shè)備、通訊設(shè)備、辦公用品等，應(yīng)按照規(guī)定正確使用，不得擅自拆卸、損壞或轉(zhuǎn)借他人。2.使用過程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時通知接待室管理部門進(jìn)行維修。（五）安全管理1.使用接待室期間，應(yīng)注意安全，不得在室內(nèi)吸煙、使用明火或存放易燃易爆物品。2.離開接待室時，應(yīng)關(guān)閉門窗，確保安全。五、接待室管理職責(zé)（一）接待室管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接待室預(yù)約制度的制定、修訂和解釋。2.負(fù)責(zé)接待室預(yù)約申請的審核、確認(rèn)和安排。3.負(fù)責(zé)接待室的日常管理和維護(hù)，確保室內(nèi)設(shè)施設(shè)備完好、環(huán)境衛(wèi)生整潔。4.負(fù)責(zé)對接待室的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（二）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門使用接待室的預(yù)約申請，并按照預(yù)約時間和要求使用接待室。2.負(fù)責(zé)教育和引導(dǎo)本部門員工遵守接待室使用規(guī)范，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施設(shè)備。3.協(xié)助接待室管理部門做好接待室環(huán)境衛(wèi)生清理和設(shè)備維護(hù)工作。（三）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司行政部門負(fù)責(zé)對各部門接待室使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反預(yù)約制度和使用規(guī)范的行為進(jìn)行糾正和處理。2.對于違反規(guī)定情節(jié)嚴(yán)重的部門或個人，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、費(fèi)用管理（一）接待室使用費(fèi)用1.公司內(nèi)部各部門使用接待室，不收取費(fèi)用。2.外部來訪人員使用接待室，根據(jù)實(shí)際情況收取一定的費(fèi)用，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)另行制定。（二）費(fèi)用結(jié)算1.外部來訪人員使用接待室的費(fèi)用，由接待室管理部門負(fù)責(zé)結(jié)算。2.費(fèi)用結(jié)算