PAGE檔案庫檔案查閱制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工查閱公司檔案庫檔案的活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)工作原則：以滿足公司各項工作對檔案信息的需求為出發(fā)點，提供高效、準確的檔案查閱服務(wù)。二、檔案查閱申請與審批（一）申請流程1.查閱人需填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的、查閱內(nèi)容范圍等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應(yīng)根據(jù)工作需要對申請進行認真審查，確認申請的合理性與必要性，并簽署審核意見。（二）審批權(quán)限1.一般性檔案查閱申請，由部門負責人審批通過后即可進行查閱。2.涉及重要機密檔案、核心業(yè)務(wù)檔案或多部門聯(lián)合查閱的申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于涉及公司重大決策、商業(yè)秘密、敏感信息等特殊檔案的查閱申請，須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）審批時間審批人應(yīng)在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，特殊情況需及時與查閱人溝通說明延遲原因。三、檔案查閱方式與場所（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：查閱人可到檔案庫指定區(qū)域，在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱。2.復(fù)制查閱：根據(jù)查閱需求，經(jīng)審批同意后，查閱人可對檔案進行復(fù)制。復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描、拍照等，但需確保復(fù)制內(nèi)容清晰、完整，不影響檔案的原始信息。（二）查閱場所1.公司設(shè)立專門的檔案查閱室，為查閱人提供安全、舒適的查閱環(huán)境。查閱室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如桌椅、電腦、復(fù)印機等。2.檔案管理人員應(yīng)在查閱室內(nèi)全程陪同查閱人，負責檔案的調(diào)閱、歸還等工作，并對查閱過程進行監(jiān)督。四、檔案查閱人員行為規(guī)范（一）遵守秩序1.查閱人應(yīng)遵守檔案查閱室的工作秩序，不得大聲喧嘩、隨意走動，保持室內(nèi)安靜。2.按照檔案管理人員的安排，在指定位置進行查閱，不得擅自更換查閱區(qū)域或移動檔案存放位置。（二）愛護檔案1.查閱人在查閱檔案時，應(yīng)輕拿輕放，不得折疊、污損、涂改、標記檔案。2.如需在檔案上進行標注或摘錄，應(yīng)事先征得檔案管理人員同意，并使用鉛筆或其他不影響檔案原始信息的工具。（三）嚴格保密1.查閱人必須嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.嚴禁在查閱過程中使用手機、相機等設(shè)備對檔案內(nèi)容進行拍照或錄像，如有特殊情況需拍照留存，必須經(jīng)檔案管理人員同意，并在其監(jiān)督下進行。3.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將檔案及時歸還檔案管理人員，不得私自留存、轉(zhuǎn)借或帶出檔案查閱室。五、檔案查閱登記與記錄（一）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)建立《檔案查閱登記簿》，對每一次檔案查閱活動進行詳細登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、文號、查閱目的、審批意見、查閱時長等信息。2.查閱人在查閱檔案前，需在登記簿上簽字確認查閱信息。（二）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對查閱過程進行記錄，包括查閱人查閱檔案的具體內(nèi)容、查閱過程中提出的問題及處理情況等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計。六、檔案復(fù)制管理（一）復(fù)制申請查閱人如需復(fù)制檔案，應(yīng)在《檔案查閱申請表》中明確注明復(fù)制內(nèi)容及份數(shù)，并按照審批流程進行申請。（二）復(fù)制審批1.一般性檔案復(fù)制申請，經(jīng)部門負責人審批同意后即可進行復(fù)制。2.涉及重要機密檔案復(fù)制申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于涉及公司重大決策、商業(yè)秘密、敏感信息等特殊檔案的復(fù)制申請，須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）復(fù)制操作1.檔案管理人員應(yīng)按照審批意見，嚴格控制復(fù)制份數(shù)和內(nèi)容范圍，確保復(fù)制過程準確無誤。2.復(fù)制完成后，檔案管理人員應(yīng)對復(fù)制件進行核對，確保與原件內(nèi)容一致，并在復(fù)制件上加蓋“與原件核對無誤”章。（四）復(fù)制件保管1.復(fù)制件應(yīng)按照檔案管理要求進行分類整理和保管，與原件具有同等的保管期限和保密要求。2.查閱人如需帶走復(fù)制件，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。七、檔案查閱期限與歸還（一）查閱期限1.一般性檔案查閱期限原則上不超過[X]個工作日，特殊情況需延長查閱期限的，查閱人應(yīng)提前向檔案管理人員說明原因，并經(jīng)審批同意。2.涉及重要機密檔案、核心業(yè)務(wù)檔案或多部門聯(lián)合查閱的，查閱期限根據(jù)實際工作需要確定，但最長不超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.查閱人應(yīng)在查閱期限屆滿后及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記簿》上簽字確認歸還情況。2.檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究查閱人的責任。八、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱情況進行檢查，包括查閱登記、查閱記錄、檔案保管等方面，確保檔案查閱活動規(guī)范有序。2.檔案管理人員在查閱過程中應(yīng)嚴格履行監(jiān)督職責，對查閱人的行為進行全程監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時制止并報告。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的查閱人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；情節(jié)嚴重的，將依法追究其法律責任。2.對于因檔案管理人員監(jiān)督不力導(dǎo)致檔案安全事故或信息泄露的，將追究檔案管理人員的責任，給