PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件收發(fā)室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件收發(fā)室的管理，確保文件收發(fā)工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高文件傳遞、處理效率，保證文件的安全與完整，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件收發(fā)室的所有工作人員以及涉及文件收發(fā)流轉(zhuǎn)的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.及時準(zhǔn)確原則文件收發(fā)要做到及時、迅速，確保文件不積壓、不延誤。同時，要準(zhǔn)確無誤地登記、傳遞文件，保證文件內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。2.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強文件收發(fā)室的安全防范措施，確保文件在收發(fā)、保管、傳遞過程中的安全，防止文件丟失、泄密等事件發(fā)生。3.規(guī)范有序原則建立健全文件收發(fā)工作流程和操作規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求，使文件收發(fā)工作有條不紊地進行。二、文件收發(fā)室工作職責(zé)（一）文件接收1.負責(zé)接收上級機關(guān)、相關(guān)部門及其他單位發(fā)送的各類文件、資料、信函等。2.對接收的文件進行認真核對，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題及時與發(fā)文單位聯(lián)系溝通。3.在規(guī)定時間內(nèi)完成文件的簽收、登記工作，詳細記錄文件的名稱、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、份數(shù)等信息。（二）文件登記1.建立完善的文件登記臺賬，對每一份文件進行詳細登記，確保登記信息準(zhǔn)確無誤。2.按照文件的來源、類別、密級等進行分類登記，便于文件的查找和管理。3.定期對文件登記臺賬進行核對和清理，保證臺賬信息的及時性和準(zhǔn)確性。（三）文件分發(fā)1.根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，及時將文件分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和人員。2.對于緊急文件，要優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時間內(nèi)送達收件人手中。3.做好文件分發(fā)記錄，注明分發(fā)時間、收件人、文件名稱等信息，以便查詢和追溯。（四）文件保管1.負責(zé)文件收發(fā)室的日常管理，保持室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。2.按照文件的保管期限和密級要求，對文件進行分類存放，確保文件存放有序、便于查找。3.定期對保管的文件進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（五）文件歸檔1.按照檔案管理的要求，及時將辦理完畢的文件進行整理、歸檔。2.做好文件歸檔目錄的編制工作，確保歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性。3.協(xié)助檔案管理部門做好文件的查閱、借閱等工作。（六）文件銷毀1.對已超過保管期限或無需留存的文件，按照規(guī)定進行銷毀處理。2.制定文件銷毀清單，詳細記錄銷毀文件的名稱、文號、數(shù)量等信息。3.文件銷毀應(yīng)在指定地點進行，并有專人負責(zé)監(jiān)督，確保文件銷毀徹底、安全。三、文件收發(fā)工作流程（一）文件接收流程1.收發(fā)室工作人員收到文件后，首先檢查文件的外包裝是否完好，如有破損應(yīng)及時記錄并向相關(guān)人員報告。2.核對文件的名稱、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、份數(shù)等信息，與文件清單或發(fā)文通知進行比對，確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.在文件簽收登記表上簽字確認，注明簽收時間。（二）文件登記流程1.根據(jù)文件的來源和類別，在文件登記臺賬上進行分類登記。2.詳細填寫文件的名稱、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、份數(shù)、密級等信息，確保登記內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.對于重要文件或緊急文件，應(yīng)在登記臺賬上標(biāo)注特殊標(biāo)識，以便重點關(guān)注和及時處理。（三）文件分發(fā)流程1.根據(jù)文件的內(nèi)容和收件人，確定文件的分發(fā)對象。2.將文件裝入專用文件袋或信封，并在封口處加蓋收發(fā)室印章。3.在文件分發(fā)登記表上記錄分發(fā)時間、收件人姓名、部門、文件名稱等信息，然后將文件送達收件人手中。（四）文件保管流程1.將接收的文件按照保管期限和密級要求進行分類存放。2.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)存放在專用文件柜中，排列整齊，便于查找。對于電子文件，應(yīng)存儲在服務(wù)器或移動存儲設(shè)備上，并進行備份。3.定期對保管的文件進行清查、核對，檢查文件的數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（五）文件歸檔流程1.對辦理完畢的文件進行整理，去除無關(guān)的附件、草稿等，確保文件內(nèi)容簡潔明了。2.根據(jù)文件形成的時間順序、重要程度等進行分類排序，編制文件歸檔目錄。3.將整理好的文件按照歸檔目錄順序裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標(biāo)注文件名稱、年度、保管期限等信息，然后移交檔案管理部門。（六）文件銷毀流程1.對已超過保管期限或無需留存的文件，由收發(fā)室提出銷毀申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀處理。2.制定文件銷毀清單，詳細記錄銷毀文件的名稱、文號、數(shù)量、銷毀時間等信息。3.在指定地點，由專人負責(zé)監(jiān)督文件的銷毀過程，確保文件銷毀徹底、安全。銷毀完畢后，銷毀人員和監(jiān)督人員在銷毀清單上簽字確認。四、文件收發(fā)室人員崗位職責(zé)（一）收發(fā)室負責(zé)人崗位職責(zé)1.全面負責(zé)文件收發(fā)室的管理工作，制定工作計劃和規(guī)章制度，組織實施文件收發(fā)各項工作任務(wù)。2.協(xié)調(diào)與上級機關(guān)、相關(guān)部門及其他單位的文件收發(fā)工作關(guān)系，確保文件傳遞渠道暢通。3.定期對文件收發(fā)工作進行檢查、總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施，不斷提高文件收發(fā)工作質(zhì)量和效率。4.負責(zé)收發(fā)室工作人員的培訓(xùn)、考核等工作，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）文件接收員崗位職責(zé)1.負責(zé)文件的接收工作，認真核對文件的完整性、準(zhǔn)確性，及時簽收登記。2.對接收的文件進行初步整理，按照文件類別和性質(zhì)進行分類存放，便于后續(xù)處理。3.協(xié)助收發(fā)室負責(zé)人做好文件收發(fā)室的日常管理工作，保持室內(nèi)整潔、衛(wèi)生。（三）文件登記員崗位職責(zé)1.負責(zé)文件的登記工作，按照規(guī)定的格式和要求，準(zhǔn)確、詳細地記錄文件的各項信息。2.定期對文件登記臺賬進行核對和清理，確保臺賬信息的及時性和準(zhǔn)確性。3.協(xié)助文件分發(fā)員做好文件分發(fā)記錄工作，提供相關(guān)文件登記信息查詢服務(wù)。（四）文件分發(fā)員崗位職責(zé)1.根據(jù)文件的內(nèi)容和收件人，及時、準(zhǔn)確地將文件分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和人員。2.對于緊急文件，要優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時間內(nèi)送達收件人手中，并做好分發(fā)記錄。3.負責(zé)文件分發(fā)過程中的文件傳遞和交接工作，保證文件傳遞安全、準(zhǔn)確。（五）文件保管員崗位職責(zé)1.負責(zé)文件收發(fā)室的文件保管工作，按照文件的保管期限和密級要求，分類存放文件，確保文件存放有序、便于查找。2.定期對保管的文件進行清查、核對，檢查文件的數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.做好文件保管場所的安全防范工作，確保文件安全，防止文件丟失、泄密等事件發(fā)生。（六）文件歸檔員崗位職責(zé)1.按照檔案管理的要求，及時將辦理完畢的文件進行整理、歸檔。2.做好文件歸檔目錄的編制工作，確保歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性。3.協(xié)助檔案管理部門做好文件的查閱、借閱等工作，提供相關(guān)文件歸檔信息查詢服務(wù)。五、文件收發(fā)室安全保密制度（一）安全管理制度1.加強文件收發(fā)室的安全防范措施，配備必要的安全設(shè)備，如防火器材、防盜門窗報警裝置等。2.定期對安全設(shè)備進行檢查、維護，確保設(shè)備正常運行。3.嚴(yán)禁無關(guān)人員進入文件收發(fā)室，因工作需要進入的人員必須經(jīng)過批準(zhǔn)，并進行登記。4.下班前，要對文件收發(fā)室進行全面檢查，關(guān)閉門窗、電源等，確保安全。（二）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強文件收發(fā)室的保密管理。2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行處理，確保文件不泄露。3.收發(fā)室工作人員要增強保密意識，不得隨意談?wù)撐募?nèi)容，不得私自復(fù)印、傳播涉密文件。4.文件的傳遞、借閱等要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保文件在流轉(zhuǎn)過程中的安全保密。六、文件收發(fā)室設(shè)備管理（一）設(shè)備配備1.根據(jù)文件收發(fā)工作的需要，配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、文件柜等。2.定期對設(shè)備進行檢查、維護，確保設(shè)備正常運行，滿足文件收發(fā)工作的需求。（二）設(shè)備使用1.制定設(shè)備使用操作規(guī)程，規(guī)范工作人員的操作行為，確保設(shè)備的安全使用。2.工作人員要愛護設(shè)備，正確使用設(shè)備，不得隨意拆卸、改裝設(shè)備。3.設(shè)備出現(xiàn)故障時，要及時報告并聯(lián)系維修人員進行維修，做好維修記錄。（三）設(shè)備維護1.定期對設(shè)備進行清潔、保養(yǎng)，延長設(shè)備使用壽命。2.按照設(shè)備的維護保養(yǎng)要求，定期更換設(shè)備的耗材，如紙張、墨盒、硒鼓等。3.建立設(shè)備維護檔案，記錄設(shè)備的維護情況、維修記錄等信息。七、文件收發(fā)室工作紀(jì)律（一）遵守作息時間工作人員要嚴(yán)格遵守鄉(xiāng)鎮(zhèn)規(guī)定的作息時間，按時上下班，不得遲到、早退。（二）堅守工作崗位工作時間內(nèi)要堅守崗位，不