PAGE獸醫(yī)站檔案保存制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)獸醫(yī)站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于獸醫(yī)站各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于動(dòng)物疫病防治記錄、診療病歷、藥品采購(gòu)與使用記錄、人員培訓(xùn)檔案、設(shè)備管理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：獸醫(yī)站檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映獸醫(yī)站的工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡清晰、手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。同時(shí)，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案的查閱效率，方便獸醫(yī)站工作人員及相關(guān)部門對(duì)檔案的利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善獸醫(yī)站檔案管理制度規(guī)范，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理獸醫(yī)站各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作。3.建立檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和管理工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。6.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對(duì)獸醫(yī)站各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，按照檔案管理部門的要求，做好檔案的移交和保管工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度規(guī)范，在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得私自留存或銷毀。4.積極配合檔案管理部門的工作，按照規(guī)定提供檔案利用所需的相關(guān)資料和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.動(dòng)物疫病防治方面：包括動(dòng)物疫情報(bào)告、疫病診斷記錄、防治方案、疫苗接種記錄、疫情監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等。2.診療業(yè)務(wù)方面：診療病歷、處方箋、檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、治療方案等。3.藥品管理方面：藥品采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、出入庫(kù)記錄、藥品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、藥品不良反應(yīng)監(jiān)測(cè)記錄等。4.人員管理方面：?jiǎn)T工檔案、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)材料、繼續(xù)教育證書(shū)等。5.設(shè)備管理方面：設(shè)備購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、報(bào)廢處理記錄等。6.行政管理方面：獸醫(yī)站的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、文件收發(fā)登記等。7.其他與獸醫(yī)站工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為動(dòng)物疫病防治類、診療業(yè)務(wù)類、藥品管理類、人員管理類、設(shè)備管理類、行政管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙張檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得壓字、掉頁(yè)。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映獸醫(yī)站主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如獸醫(yī)站的重要規(guī)章制度、重大事件記錄、長(zhǎng)期保存的動(dòng)物疫病防治資料等。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。保管期限為30年的檔案：主要是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)獸醫(yī)站工作有查考利用價(jià)值的檔案，如動(dòng)物疫病防治的階段性總結(jié)、藥品采購(gòu)的中期記錄等。保管期限為10年的檔案：一般是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)獸醫(yī)站工作有參考價(jià)值的檔案，如一般性的會(huì)議記錄、短期的設(shè)備維護(hù)記錄等。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（三）檔案的數(shù)字化1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將具有保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，存儲(chǔ)格式應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.加強(qiáng)電子檔案的管理，建立電子檔案的備份制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，設(shè)置電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，確保電子檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.獸醫(yī)站工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，如需借出檔案管理部門查閱的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱獸醫(yī)站檔案資料的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)獸醫(yī)站分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、拆卷、泄密，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)獸醫(yī)站分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)