PAGE子公司行文規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強子公司行文管理，確保子公司各類文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，促進(jìn)子公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司各部門及全體員工在各類文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等過程中的行文管理。（三）基本原則1.合法性原則：行文必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意圖，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言規(guī)范。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、文種、行文規(guī)則進(jìn)行文件制發(fā)。4.時效性原則：行文應(yīng)及時、高效，確保在規(guī)定時間內(nèi)完成文件的流轉(zhuǎn)與處理。二、行文種類及格式（一）種類1.決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。2.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。3.通報：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。4.報告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。5.請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。6.批復(fù)：適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項。7.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。（二）格式1.版式：頁面設(shè)置采用A4紙型，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，頁眉2.5cm，頁腳2cm。2.字體：標(biāo)題一般用二號宋體字，正文一般用三號仿宋體字，一級標(biāo)題用三號黑體字，二級標(biāo)題用三號楷體字加粗，三級標(biāo)題用三號仿宋體字加粗。3.文號：文號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號組成，年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。4.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字，“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。5.標(biāo)題：一般應(yīng)有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成，準(zhǔn)確簡要地概括文件主要內(nèi)容。6.主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱，置于標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。7.正文：公文首頁必須顯示正文，一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字加粗、第三層和第四層用仿宋體字加粗標(biāo)注。8.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。9.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，置于正文右下方。10.成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），置于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方，右空四字。11.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。12.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。13.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。三、行文規(guī)則（一）行文關(guān)系1.子公司與上級公司之間的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級行文。2.子公司各部門之間一般不得相互行文，但因工作需要確有必要時，可以以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。（二）上行文規(guī)則1.請示應(yīng)當(dāng)一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。2.除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機(jī)關(guān)報送公文。3.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個上級機(jī)關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機(jī)關(guān)。（三）下行文規(guī)則1.主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。2.黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。3.上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時抄送該下級機(jī)關(guān)的另一個上級機(jī)關(guān)。（四）平行文規(guī)則1.平行機(jī)關(guān)或者不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項，應(yīng)當(dāng)使用函。2.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。四、行文流程（一）起草1.各部門負(fù)責(zé)文件起草工作的人員應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)指示，認(rèn)真收集相關(guān)資料，進(jìn)行深入調(diào)研和分析，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。2.文件起草應(yīng)做到主題明確、結(jié)構(gòu)合理、邏輯清晰、語言簡潔規(guī)范，符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定。3.涉及多個部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭起草，相關(guān)部門配合提供資料和意見。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點審核文件內(nèi)容是否符合工作要求、格式是否規(guī)范、語言是否準(zhǔn)確等。2.初審?fù)ㄟ^后，將文件送子公司綜合管理部門進(jìn)行審核。綜合管理部門應(yīng)從文件的合法性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行全面審核，并提出修改意見。3.文件涉及重要事項、重大決策或?qū)I(yè)性較強的內(nèi)容，應(yīng)組織相關(guān)部門或?qū)＜疫M(jìn)行會審，充分聽取各方意見，確保文件質(zhì)量過硬。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的文件，由子公司負(fù)責(zé)人或授權(quán)人進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可行性負(fù)責(zé)。2.重要文件或涉及多個部門的文件，應(yīng)經(jīng)子公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定后簽發(fā)。（四）印發(fā)1.文件簽發(fā)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)按照規(guī)定的格式進(jìn)行排版、印制，并加蓋子公司印章。2.文件印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作需要確定，嚴(yán)格控制文件發(fā)放范圍，確保文件及時、準(zhǔn)確地送達(dá)相關(guān)部門和人員。（五）歸檔1.文件印發(fā)后，綜合管理部門應(yīng)及時將文件的紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱和參考。2.文件歸檔應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。五、發(fā)文管理（一）發(fā)文登記1.綜合管理部門應(yīng)建立發(fā)文登記簿，對每份文件的發(fā)文日期、文號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、簽發(fā)人、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。2.發(fā)文登記簿應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和統(tǒng)計。（二）文件編號1.子公司的文件編號應(yīng)按照統(tǒng)一的規(guī)則進(jìn)行編制，確保文號的唯一性和規(guī)范性。2.文件編號應(yīng)包含發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號等要素，具體編制方法按照本制度第二章第二節(jié)的規(guī)定執(zhí)行。（三）文件印發(fā)1.文件印發(fā)前，綜合管理部門應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容、格式、排版等，確保文件質(zhì)量。2.文件印發(fā)時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行印刷，不得擅自增加或減少印發(fā)份數(shù)。3.文件印刷完成后，應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)校對，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。校對無誤后，方可加蓋印章并分發(fā)。（四）文件分發(fā)1.文件分發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照文件的主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)進(jìn)行，確保文件及時、準(zhǔn)確地送達(dá)相關(guān)部門和人員。2.文件分發(fā)時，應(yīng)填寫文件分發(fā)清單，注明文件名稱、文號、分發(fā)部門、分發(fā)日期等信息，并由收件人簽字確認(rèn)。3.對于重要文件或緊急文件，應(yīng)采取專人送達(dá)或特快專遞等方式，確保文件安全、及時送達(dá)。六、收文管理（一）收文登記1.綜合管理部門應(yīng)建立收文登記簿，對收到的各類文件進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件的來文機(jī)關(guān)、文號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、收文日期等信息。2.收文登記簿應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和統(tǒng)計。（二）文件簽收1.收到文件后，綜合管理部門應(yīng)及時進(jìn)行簽收，確認(rèn)文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.文件簽收時，應(yīng)在文件上加蓋收文章，并注明簽收日期和簽收人姓名。（三）文件傳閱1.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍，并按照規(guī)定的順序進(jìn)行傳閱。2.文件傳閱時，應(yīng)填寫文件傳閱單，注明文件名稱、文號、傳閱部門、傳閱日期等信息，并由傳閱人簽字確認(rèn)。3.傳閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將文件閱畢，并及時歸還綜合管理部門，不得延誤或積壓。（四）文件辦理1.對于需要辦理的文件，綜合管理部門應(yīng)及時將文件送相關(guān)部門或人員進(jìn)行辦理，并跟蹤辦理進(jìn)度。2.承辦部門或人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成文件的辦理，并將辦理結(jié)果反饋給綜合管理部門。3.對于重要文件或緊急文件，承辦部門或人員應(yīng)優(yōu)先辦理，并及時向子公司領(lǐng)導(dǎo)匯報辦理情況。（五）文件歸檔1.文件辦理完畢后，綜合管理部門應(yīng)及時將文件的紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱和參考。2.文件歸檔應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。七、文件保密管理（一）保密制度1.子公司應(yīng)建立健全文件保密制度，明確文件保密的范圍、措施和責(zé)任。2.文件保密制度應(yīng)包括文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳閱、歸檔等全過程的保密要求。（二）保密措施1.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和內(nèi)部敏感信息的文件，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。2.文件的起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行，防止文件內(nèi)容泄露。3.文件的印發(fā)應(yīng)采用加密存儲、專人傳遞等方式，確保文件在傳輸過程中的安全性。4.文件的傳閱應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍，傳閱人應(yīng)妥善保管文件，不得私自復(fù)印、摘抄、傳播文件