PAGE培訓機構隱私管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范本培訓機構（以下簡稱“機構”）的隱私管理行為，保護學員、員工及相關方的個人信息安全，維護機構的合法權益，依據相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于機構內所有涉及個人信息收集、存儲、使用、共享、轉讓、公開披露等活動的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保機構的隱私管理活動合法合規(guī)。2.最小必要原則在收集、使用個人信息時，僅獲取實現業(yè)務功能所需的最少信息，避免過度收集。3.安全保障原則采取必要的安全技術和管理措施，保障個人信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.主體授權原則在收集、使用個人信息前，應獲得信息主體的明確授權，并告知相關信息收集、使用目的、范圍及方式。二、個人信息定義與范圍（一）個人信息定義本制度所稱個人信息是指以電子或者其他方式記錄的能夠單獨或者與其他信息結合識別特定自然人身份或者反映特定自然人活動情況的各種信息。（二）個人信息范圍包括但不限于學員的姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址、學習記錄、繳費記錄；員工的姓名、身份證號碼、工作崗位、薪資信息、考勤記錄等。三、個人信息收集（一）收集渠道1.報名環(huán)節(jié)通過在線報名系統(tǒng)、線下報名表格等方式收集學員個人信息，包括基本信息、學習需求等。2.教學過程在教學活動中，根據教學管理需要，可能收集學員的課堂表現、作業(yè)完成情況等信息。3.員工入職通過入職申請表、面試記錄等收集員工個人信息。（二）收集要求1.明確告知在收集個人信息前，應向信息主體明確告知收集的目的、范圍、方式以及信息主體的權利和義務，確保信息主體在充分知情的情況下自主決定是否提供個人信息。告知方式應清晰、易懂，可通過書面文件、電子文檔、網站提示等多種形式進行。2.合法授權獲得信息主體的明確授權，授權方式可采用書面簽字、電子簽名、勾選同意選項等形式。對于學員，應在報名協(xié)議或相關文件中明確授權條款；對于員工，應在入職文件中體現授權內容。3.最小化收集僅收集與實現業(yè)務功能直接相關的個人信息，避免收集無關或不必要的信息。例如，在學員報名時，僅收集與課程報名及后續(xù)教學管理必要的基本信息，不得額外收集與課程無關的個人興趣愛好等信息。四、個人信息存儲（一）存儲方式1.電子存儲采用安全的服務器存儲個人信息，服務器應具備數據加密、訪問控制、備份恢復等功能。對存儲的個人信息進行分類存儲，例如學員信息按照課程類別、年級等分類，員工信息按照部門、崗位等分類，以便于管理和查詢。2.紙質存儲對于確需紙質存儲的個人信息，應存放在安全的文件柜中，實行專人管理，限制訪問權限。紙質文件應定期進行整理和歸檔，確保信息的完整性和可追溯性。（二）存儲安全措施1.物理安全服務器所在場所應具備防火、防盜、防潮、防蟲等物理安全設施，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。對紙質文件存儲場所，應配備必要的消防器材和安全防護設備。2.網絡安全服務器應安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網絡安全軟件，防止網絡攻擊和惡意軟件入侵。定期更新系統(tǒng)安全補丁，確保系統(tǒng)的安全性。3.數據加密對存儲的個人信息進行加密處理，采用對稱加密和非對稱加密相結合的方式，確保數據在存儲過程中的保密性。加密密鑰應妥善保管，嚴格控制訪問權限。4.訪問控制建立嚴格的訪問控制機制，根據人員的工作職責和權限，設定不同的訪問級別。例如，管理人員可訪問學員和員工的基本信息及部分業(yè)務相關信息，而涉及財務信息、敏感個人信息等則應嚴格限制訪問人員范圍。對訪問操作進行記錄，包括訪問時間、訪問人員、訪問內容等，以便進行審計和追蹤。5.數據備份定期對個人信息進行備份，備份頻率根據數據重要性和變化情況確定，一般至少每周備份一次。備份數據應存儲在不同的物理位置，如異地的數據存儲中心，以防止因本地災害等原因導致數據丟失。同時，定期對備份數據進行完整性檢查和恢復測試，確保備份數據的可用性。五、個人信息使用（一）使用目的1.教學管理用于課程安排、教學評估、學習進度跟蹤等教學活動，以提高教學質量，滿足學員的學習需求。2.服務提供為學員提供個性化的學習服務，如學習建議、輔導安排等；為員工提供工作支持，如考勤管理、薪資核算等。3.機構運營用于機構的招生推廣、市場調研、內部管理等運營活動，以促進機構的發(fā)展和提升管理效率。（二）使用要求1.遵循授權范圍嚴格按照信息主體授權的目的和范圍使用個人信息，不得超出授權擅自使用。例如，未經學員同意，不得將學員個人信息用于商業(yè)廣告推銷等其他目的。2.確保使用安全在使用個人信息過程中，采取必要的安全措施，防止信息泄露、濫用。例如，對涉及個人信息的系統(tǒng)和設備進行定期安全檢查和維護，對操作人員進行安全培訓，規(guī)范操作流程。3.記錄使用情況對個人信息的使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、使用人員、使用目的、使用內容等。記錄應保存一定期限，以便進行審計和查詢。六、個人信息共享（一）共享情形1.與合作機構共享在與其他教育機構、教材供應商、技術服務提供商等合作過程中，可能需要共享學員或員工的部分個人信息，以實現合作項目的順利開展。例如，與教材供應商共享學員的教材需求信息，以便及時配送教材。2.向監(jiān)管部門報送根據法律法規(guī)要求，向教育主管部門、稅務部門等監(jiān)管機構報送必要的個人信息，用于監(jiān)管統(tǒng)計、納稅申報等目的。（二）共享要求1.簽署協(xié)議在共享個人信息前，應與接收方簽署保密協(xié)議或數據共享協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括對個人信息的保護責任、使用限制、保密措施等。協(xié)議應符合法律法規(guī)要求，確保信息共享的合法性和安全性。2.進行評估對共享個人信息的必要性和安全性進行評估，確保共享行為不會對信息主體的權益造成損害。評估內容包括接收方的信譽、數據保護能力、共享信息的范圍等。3.監(jiān)督管理定期對共享個人信息的接收方進行監(jiān)督檢查，確保其按照協(xié)議約定使用和保護個人信息。如發(fā)現接收方存在違規(guī)行為，應及時要求其整改，并采取相應的措施，如終止共享合作等。七、個人信息轉讓（一）轉讓情形在機構發(fā)生合并、分立、收購、資產轉讓等重大變更時，可能涉及個人信息的轉讓。（二）轉讓要求1.提前通知在個人信息轉讓前，應提前通知信息主體，告知轉讓的原因、受讓方的基本情況以及信息主體的權利和選擇等。通知應采用書面或電子方式，確保信息主體能夠及時知曉。2.確保連續(xù)性保護要求受讓方繼續(xù)履行對個人信息的保護義務，確保個人信息在轉讓后的安全性和合法性。轉讓方應與受讓方做好交接工作，明確個人信息的存儲、使用、共享等相關事宜。3.信息主體同意如轉讓可能對信息主體的權益產生重大影響，應獲得信息主體的明確同意。同意方式可參照信息收集時的授權要求，確保信息主體在充分知情的情況下做出決定。八、個人信息公開披露（一）公開披露情形1.法律法規(guī)要求根據法律法規(guī)的明確規(guī)定，需要公開披露個人信息的情形，如稅務部門要求提供員工薪資信息用于納稅核查等。2.征得同意在獲得信息主體明確同意的情況下，可對個人信息進行公開披露。例如，學員同意機構在宣傳報道中使用其學習成果等相關信息。（二）公開披露要求1.嚴格審核在公開披露個人信息前，應對披露的必要性、合法性進行嚴格審核，確保披露行為符合法律法規(guī)要求和信息主體的意愿。審核內容包括披露的目的、范圍、方式、接收方的資質等。2.匿名化處理如可能，對公開披露的個人信息進行匿名化處理，確保信息主體的身份無法被識別。匿名化處理應采用科學的技術手段，使公開披露的信息不再具有識別特定自然人身份的可能性。3.記錄披露情況對個人信息公開披露的情況進行詳細記錄，包括披露時間、披露內容、接收方信息、信息主體同意情況等。記錄應保存一定期限，以便進行追溯和查詢。九、信息主體權利保護（一）知情權機構應向信息主體提供清晰、易懂的個人信息收集、存儲、使用、共享、轉讓、公開披露等情況說明，確保信息主體充分了解其個人信息的處理情況。例如，通過機構網站設置專門的隱私政策頁面，詳細介紹隱私管理相關內容；定期向學員和員工發(fā)送隱私政策告知函等。（二）訪問權信息主體有權訪問其個人信息，機構應提供便捷的訪問途徑。對于信息主體的訪問請求，應在規(guī)定時間內予以響應。例如，學員可通過在線系統(tǒng)或向機構客服提出訪問個人學習記錄、繳費記錄等信息的請求，機構應及時處理并提供相關信息。（三）更正權信息主體發(fā)現其個人信息存在錯誤或不完整時，有權要求機構進行更正。機構應在核實后及時更正相關信息，并告知信息主體更正結果。例如，員工發(fā)現其薪資信息有誤，可向人力資源部門提出更正申請，人力資源部門應進行核對并更正。（四）刪除權在符合法律法規(guī)規(guī)定的情形下，信息主體有權要求機構刪除其個人信息。機構應在收到刪除請求后，及時對相關個人信息進行刪除處理，并確保數據徹底刪除，無法恢復。例如，學員畢業(yè)且不再需要機構提供服務時，可要求刪除其在機構留存的個人信息。（五）撤回同意權信息主體有權撤回其之前對個人信息處理的同意。機構應在收到撤回同意請求后，停止基于該同意的個人信息處理活動，但法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。例如，學員在報名后一段時間內改變主意，可撤回對機構使用其個人信息的同意，機構應停止相關處理行為。（六）投訴舉報權信息主體如認為機構存在違反隱私管理制度規(guī)范的行為，有權向機構提出投訴舉報。機構應設立專門的投訴舉報渠道，及時受理信息主體的投訴舉報，并進行調查處理，將處理結果及時反饋給信息主體。十、培訓與教育（一）對員工的培訓1.定期開展隱私管理培訓制定詳細的培訓計劃，每年至少組織一次隱私管理培訓課程，培訓內容包括法律法規(guī)解讀、隱私管理制度規(guī)范、個人信息保護操作流程等。培訓方式可采用內部授課、在線學習、案例分析等多種形式，確保員工能夠深入理解隱私管理的重要性和具體要求。2.新員工入職培訓在新員工入職培訓中，增加隱私管理相關內容，使新員工在入職初期就了解機構的隱私管理政策和要求，明確自身在隱私保護方面的職責。培訓內容應簡潔明了，重點突出，讓新員工能夠快速掌握基本的隱私保護知識和技能。（二）對學員的教育1.隱私政策宣傳在機構網站、招生簡章、學員手冊等顯著位置宣傳隱私政策，向學員介紹個人信息保護的重要性以及機構在隱私管理方面采取的措施。通過通俗易懂的語言和生動的案例，讓學員了解其個人信息在機構內的處理方式，增強學員的隱私保護意識。2.專題講座或活動不定期舉辦隱私保護專題講座或活動，如邀請法律專家進行講座、開展隱私保護知識競賽等，以互動的方式向學員普及隱私保護知識，提高學員對個人信息保護的關注度和參與度。十一、監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.設立監(jiān)督崗位或小組成立專門的隱私管理監(jiān)督崗位或小組，負責對機構內各部門的隱私管理工作進行日常監(jiān)督檢查。監(jiān)督人員應具備專業(yè)的法律知識和信息安全知識，能夠及時發(fā)現和糾正隱私管理中的違規(guī)行為。2.定期檢查與評估制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，定期對機構的隱私管理制度執(zhí)行情況、個人信息處理活動等進行檢查和評估。檢查內容包括個人信息收集、存儲、使用、共享等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，安全措施的落實情況，信息主體權利保護的執(zhí)行情況等。對檢查和評估中發(fā)現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部審計1.委托專業(yè)審計機構定期委托具有資質的專業(yè)審計機構對機構的隱私管理體系進行全面審計。審計機構應根據相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，對機構的隱私管理制度、流程、技術措施等進行深入審查，出具專業(yè)的審計報告。2.根據審計結果整改認真對待外部審計機構提出的審計意見和建議，制定詳細的整改方案，明確整改責任人和整改期限。對審計中發(fā)現的重大問題，及時向機構管理層報告，并采取有效措施進行整改，確保機構的隱私管理體系符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。十二、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未獲授權收集信息未經信息主體明確授權，擅自收集個人信息。2.信息泄露因管理不善或技術漏洞等原因，導致個人信息泄露給無關第三方。3.違反使用規(guī)定超出信息主體授權范圍使用個人信息，或未按照規(guī)定的目的和方式使用個人信息。4.違規(guī)共享或轉讓未按照要求與合作方簽署協(xié)議，或在個人信息轉讓過程中未履行相關告知和保護義務。5.拒絕信息主體權利請求對信息主體提出的知情權、訪問權、更正權、刪除權、撤回同意權等合理請求，拒絕或拖延處理。（二）處理措施1.警告與糾正對于初次發(fā)生且情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予責任人警告，并要求其立即糾正違規(guī)行為，采取措施消除不良影響。2.內部通報批評對違規(guī)情節(jié)較為嚴重的，在機構內部進行通報批評，責令責任人作出書面檢討，同時對相關部門進行警示，防止類