PAGE公文處理規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為了提高公司公文處理工作的效率和質(zhì)量，確保公文的準確傳遞、有效執(zhí)行，促進公司各項工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間及與外部單位往來公文的處理。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：公文處理應嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保公文格式、內(nèi)容準確無誤，語言表達規(guī)范清晰。2.及時高效原則：公文應及時傳遞、辦理，避免積壓延誤，提高工作效率，確保各項工作順利推進。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強公文處理過程中的保密管理，防止公文信息泄露。4.精簡實用原則：公文內(nèi)容應簡潔明了，突出重點，注重實效，避免冗長繁瑣。二、公文種類及格式（一）公文種類1.決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。2.決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。3.命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。4.公報：適用于公布重要決定或者重大事項。5.公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。6.通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。7.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。9.通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。10.報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。11.請示：適用于向上級機關請求指示、批準。12.批復：適用于答復下級機關請示事項。13.議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。14.函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。15.紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。（二）公文格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。3.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。6.發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。7.簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。8.標題：由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。9.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。11.附件說明：公文附件的順序號和名稱。12.發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。13.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。16.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。17.抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。18.印發(fā)機關和印發(fā)日期：公文的送印機關和送印日期。19.頁碼：公文頁數(shù)順序號。三、公文處理流程（一）收文處理1.簽收收到公文后，收件人應及時在公文投遞記錄上簽字確認，注明收到日期、份數(shù)等信息。對于機要文件，應嚴格按照機要文件管理規(guī)定進行簽收。2.登記對收到的公文進行詳細登記，包括公文標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關、成文日期、密級、份數(shù)、收文日期等內(nèi)容。登記應準確無誤，便于查詢和管理。3.初審對收到的公文進行初步審核，重點審核公文的文種、格式、內(nèi)容是否符合要求，是否屬于本單位職權范圍，是否有明確的主送機關等。初審合格的公文進入分辦環(huán)節(jié)，不合格的公文應及時與發(fā)文機關溝通，說明情況并退回。4.分辦根據(jù)公文的內(nèi)容和性質(zhì)，將公文分送相關領導、部門或人員進行辦理。分辦應遵循職責分工和業(yè)務歸口原則，確保公文得到及時、準確的處理。對于重要公文，應呈送主要領導閱批。5.傳閱需要多個領導或部門傳閱的公文，應按照規(guī)定的傳閱順序進行傳遞，確保公文傳遞的及時性和準確性。傳閱過程中，應設置專門的傳閱登記本，記錄傳閱人員、時間等信息，避免公文丟失或延誤。6.承辦承辦部門或人員應按照領導批示和公文要求，認真辦理公文事項。辦理過程中應注重時效，確保公文得到妥善處理。對于需要回復的公文，應在規(guī)定時間內(nèi)予以回復，并將辦理結果及時反饋給相關部門或人員。7.催辦對承辦部門或人員的公文辦理情況進行跟蹤催辦，確保公文按時限要求辦結。催辦過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應及時協(xié)調(diào)解決，對拖延不辦的情況應進行嚴肅批評，并向上級報告。8.答復對需要答復的公文，承辦部門或人員應根據(jù)辦理結果，及時撰寫答復意見，經(jīng)審核后以正式公文形式回復發(fā)文機關。答復應明確、具體，符合公文規(guī)范要求。9.立卷歸檔公文辦理完畢后，承辦部門或人員應按照檔案管理規(guī)定，將公文材料進行整理、立卷，移交檔案部門歸檔保存。歸檔應確保公文材料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于日后查閱和利用。（二）發(fā)文處理1.擬稿公文起草人員應根據(jù)工作需要，按照公文格式和內(nèi)容要求，認真撰寫公文初稿。擬稿應做到內(nèi)容準確、邏輯清晰、語言簡潔、格式規(guī)范，符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.審核擬稿完成后，由部門負責人對公文初稿進行審核。審核內(nèi)容包括公文的必要性、準確性、規(guī)范性、可行性等方面。審核通過后，將公文初稿提交給綜合管理部門進行核稿。3.核稿綜合管理部門對公文進行全面核稿，重點審核公文的格式、內(nèi)容、語言表達、發(fā)文程序等是否符合要求。核稿過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與擬稿部門溝通，提出修改意見，確保公文質(zhì)量。核稿通過后，將公文提交給分管領導審批。4.簽發(fā)分管領導對核稿后的公文進行簽發(fā)。簽發(fā)人應認真審閱公文內(nèi)容，簽署明確的意見，并注明簽發(fā)日期。重要公文應由主要領導簽發(fā)。5.編號公文簽發(fā)后，由綜合管理部門按照發(fā)文順序進行編號。編號應準確、規(guī)范，確保公文的唯一性和可追溯性。6.印制根據(jù)公文簽發(fā)意見和編號，由綜合管理部門安排專人進行公文印制。印制過程中應嚴格按照公文格式要求進行排版、校對，確保公文印制質(zhì)量。7.校對公文印制完成后，應進行認真校對。校對人員應逐字逐句核對公文內(nèi)容，確保公文無錯別字、漏字、排版錯誤等問題。校對無誤后，在公文上加蓋發(fā)文機關印章。8.用印公文加蓋印章應符合規(guī)定要求，印章應端正、清晰，與發(fā)文機關署名一致。用印過程中應嚴格履行登記手續(xù)，記錄用印時間、公文名稱、份數(shù)等信息。9.登記分發(fā)對印制好的公文進行登記，記錄公文的標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關、成文日期、密級、份數(shù)、印發(fā)日期等信息。然后按照規(guī)定的分發(fā)范圍，將公文分發(fā)給相關部門或人員。10.立卷歸檔發(fā)文部門在公文分發(fā)完畢后，應將公文起草、審核、簽發(fā)、印制、用印等過程中形成的相關材料進行整理、立卷，移交檔案部門歸檔保存。歸檔應與收文歸檔工作相銜接，確保公文檔案的完整性和系統(tǒng)性。四、公文管理（一）公文保管1.設立專門的公文保管場所，配備必要的保管設備，確保公文存放安全、整潔、有序。2.對不同種類、密級的公文進行分類存放，便于查找和管理。3.定期對公文保管場所進行檢查，確保公文保管環(huán)境符合要求，防止公文損壞、丟失或被盜。（二）公文借閱1.嚴格控制公文借閱范圍，僅限因工作需要的相關人員借閱。2.借閱公文應填寫借閱登記表，注明借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱事由、歸還時間等信息。3.借閱人應妥善保管借閱的公文，不得擅自轉借、復印、摘錄、傳播公文內(nèi)容。如需復印或摘錄公文，應按照規(guī)定履行審批手續(xù)。4.借閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還公文，如因特殊情況需要延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.公文歸還時，管理人員應認真檢查公文的完整性，如發(fā)現(xiàn)公文有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。（三）公文保密1.加強公文保密教育，提高全體員工的保密意識，確保公文信息安全。2.嚴格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對涉密公文進行嚴格管理。3.涉密公文應在符合保密要求的場所起草、印制、傳遞、保管，嚴禁在非保密場所處理涉密公文。4.對接觸涉密公文的人員進行嚴格審查，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。5.涉密公文的傳遞應通過機要通信、專人遞送等方式進行，嚴禁通過普通郵政、快遞等方式傳遞。6.定期對公文保密情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，防止公文泄密事件的發(fā)生。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司綜合管理部門負責對公文處理工作進行定期監(jiān)督檢查，確保公文處理工作符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括公文處理流程的執(zhí)行情況、公文格式的規(guī)范性、公文辦理的時效性、公文管理的安全性等方面。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，要求相關部門或人員限期整改。整改完成后，進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立公文處理工作考核評價機制