PAGE學(xué)校檔案規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校檔案。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映學(xué)校各項工作的歷史面貌和實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)可靠，表述規(guī)范。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。6.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.對各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。（二）檔案形成部門1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，定期向綜合檔案室移交檔案。三、檔案分類及編號（一）檔案分類學(xué)校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、財會、聲像、實物等九大類。1.黨群類：主要包括學(xué)校黨組織、工會、共青團等組織形成的各類文件材料。2.行政類：主要包括學(xué)校行政工作中形成的各類文件材料。3.教學(xué)類：主要包括學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)實踐、教學(xué)研究等活動中形成的各類文件材料。4.科研類：主要包括學(xué)?？蒲许椖抗芾怼⒖蒲谐晒确矫嫘纬傻母黝愇募牧?。5.基建類：主要包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)項目從規(guī)劃、設(shè)計到施工、竣工驗收等過程中形成的各類文件材料。6.設(shè)備類：主要包括學(xué)校固定資產(chǎn)設(shè)備的購置、使用、維護等方面形成的各類文件材料。7.財會類：主要包括學(xué)校財務(wù)預(yù)算、決算、會計核算等方面形成的各類文件材料。8.聲像類：主要包括學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。9.實物類：主要包括學(xué)校獲得的各類獎杯、獎牌、證書、印章等實物。（二）編號方法各類檔案按照分類方案進(jìn)行編號，編號應(yīng)科學(xué)合理、便于記憶和檢索。編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)，例如：2023黨群001，表示2023年形成的黨群類第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校各部門、各單位在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.學(xué)校教職員工在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案材料。3.學(xué)校學(xué)生在學(xué)習(xí)、社會實踐等活動中形成的學(xué)籍檔案、獎懲檔案等材料。4.學(xué)校舉辦或承辦的各類會議、活動形成的文件材料。5.學(xué)校與校外單位合作開展項目形成的文件材料。6.學(xué)校收到的上級文件、下級報送的文件以及其他相關(guān)單位發(fā)來的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門形成的各類檔案材料，并進(jìn)行初步整理。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于重要活動、重大事件形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)，組卷合理，編目規(guī)范。（四）整理方法1.黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、財會、聲像、實物等各類檔案按照相應(yīng)的分類方案進(jìn)行整理。2.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，采用“件”為單位進(jìn)行裝訂、編目。3.科技檔案按照項目進(jìn)行整理，一個項目形成的檔案集中在一起，按照項目文件的形成順序進(jìn)行排列編目。4.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行整理，按照時間順序排列。5.聲像檔案按照內(nèi)容、時間等進(jìn)行分類整理，同時注明拍攝（錄制）時間、地點、人物等信息。6.實物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明實物名稱、來源、日期等信息，并妥善保管。五、檔案保管（一）保管場所1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進(jìn)行存放。2.檔案盒應(yīng)按照檔案分類編號進(jìn)行標(biāo)識，便于查找和管理。（三）檔案存放1.各類檔案應(yīng)按照分類編號順序排列存放，不同類別檔案之間應(yīng)保持一定的間距，便于通風(fēng)和查找。2.庫存檔案應(yīng)建立庫存檔案登記簿，詳細(xì)記錄檔案的類別、數(shù)量、存放位置等信息。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動和歷史面貌的，對學(xué)校、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：主要是反映學(xué)校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：主要是反映學(xué)校短期工作活動，在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年。（五）檔案鑒定與銷毀1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定工作。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，提出存毀意見。對確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。六、檔案利用（一）利用范圍1.學(xué)校教職員工因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱檔案。2.學(xué)生因?qū)W籍管理、成績查詢、畢業(yè)申請等需要查閱檔案。3.校外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到綜合檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對于確需借出檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案復(fù)制專用章。（三）利用手續(xù)1.校內(nèi)人員查閱檔案，應(yīng)持本人有效證件到綜合檔案室辦理查閱登記手續(xù)。2.校外單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容，并經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理查閱登記手續(xù)。3.借閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字，注明借閱時間、歸還時間等信息。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（四）利用監(jiān)督1.綜合檔案室工作人員應(yīng)監(jiān)督利用者在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱、借閱檔案，確保檔案的安全和完整。2.對于利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案損壞、丟失等，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實現(xiàn)檔案信息的在線檢索、查閱、利用，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案數(shù)字化技術(shù)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪校正、拼接還原等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.存儲備份：將電子檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理模塊：實現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、存儲等功能。2.檢索查詢模塊：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、年度、類別等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理模塊：記錄檔案借閱情況，實現(xiàn)借閱申請、審批、歸還等流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析模塊：對檔案的數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為學(xué)校檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理模塊：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。（四）人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加檔案信息化培訓(xùn)，提高其計算機操作技能和檔案信息化管理水平。2.對全校教職員工進(jìn)行檔案信息化利用培訓(xùn)，使其熟悉檔案信息管理系統(tǒng)的使用方法，能夠通過系統(tǒng)查閱和利用檔案。八、檔案保密與安全（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強檔案保密管理。2.對涉及國家機密、學(xué)校商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制查閱范圍。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案整理、保管、利用等過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有泄密隱患，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。（二）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，加強檔案庫房的安全防范工作。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防光、