PAGE制定會議制度進一步規(guī)范會議制度規(guī)范一、總則（一）目的為了進一步規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性和執(zhí)行的有效性，特制定本會議制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門例會、專題會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應圍繞公司目標和工作重點，精簡議程，提高效率，注重解決實際問題。2.民主集中原則：充分發(fā)揚民主，廣泛聽取意見，在民主基礎上進行集中決策。3.嚴肅規(guī)范原則：會議組織、參會人員、會議紀律等應嚴格按照制度執(zhí)行，確保會議的嚴肅性和規(guī)范性。二、會議分類及組織（一）董事會會議1.會議職責：負責公司重大戰(zhàn)略決策、重大投資、高級管理人員任免等事項的審議和決策。2.參會人員：董事會成員。3.會議頻率：根據公司實際情況定期召開，一般每季度至少召開一次。4.會議組織：由董事會秘書負責會議的籌備、通知、記錄等工作。會議通知應提前[X]個工作日發(fā)出，明確會議時間、地點、議程等。會議記錄應詳細準確，會后及時整理形成會議紀要，經董事長審核后存檔。（二）管理層會議1.會議職責：傳達董事會決策，部署公司日常經營管理工作，協調各部門工作進展，解決工作中的重大問題。2.參會人員：公司管理層成員，包括總經理、副總經理、各部門負責人等。3.會議頻率：每周[X]固定時間召開，如遇緊急事項可臨時召開。4.會議組織：由總經理辦公室負責會議的組織工作。會議通知應提前[X]個工作日發(fā)出，會議議程應提前確定并通知參會人員。會議記錄由專人負責，會后及時整理會議紀要，經總經理審核后分發(fā)至相關部門。（三）部門例會1.會議職責：總結本部門上周工作，安排本周工作計劃，溝通協調部門內部工作事項。2.參會人員：部門全體員工。3.會議頻率：每周[X]固定時間召開。4.會議組織：由各部門負責人負責會議的組織。會議通知應提前在部門內部發(fā)布，會議議程由部門負責人確定。會議記錄可由部門指定人員負責，會后整理形成會議紀要留存部門內部。（四）專題會議1.會議職責：針對公司特定工作事項或專項問題進行研究討論，提出解決方案和建議。2.參會人員：根據會議主題確定相關部門人員及專家等。3.會議頻率：根據工作需要適時召開。4.會議組織：由相關部門或項目負責人提出會議申請，經批準后負責會議的籌備。會議通知應明確會議主題、時間、地點、參會人員等。會議記錄應詳細記錄討論內容和決策結果，會后形成專題報告提交相關領導。三、會議準備（一）會議申請1.召開會議前，需提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、類型、時間、地點、參會人員、議程安排等內容。2.《會議申請表》由發(fā)起部門負責人簽字后提交至會議管理部門（一般為總經理辦公室）審核。3.會議管理部門根據公司工作安排和資源情況進行審核，對于不符合要求或不必要的會議予以駁回，并說明理由。（二）議程確定1.會議發(fā)起部門應根據會議主題和目的，提前確定會議議程。議程應簡潔明了，突出重點，避免冗長和無關內容。2.重要會議的議程需經相關領導審核，確保議程的合理性和科學性。3.會議議程確定后，應提前通知參會人員，以便參會人員做好準備。（三）資料準備1.根據會議議程，準備相關會議資料，如匯報材料、數據報表、文件資料等。2.資料應內容準確、邏輯清晰、格式規(guī)范，確保能夠支持會議討論和決策。3.會議資料應提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前熟悉資料內容，提高會議效率。（四）場地安排1.根據會議規(guī)模和類型，合理安排會議場地。場地應滿足會議的功能需求，如容納人數、設備設施等。2.提前檢查會議場地的音響、燈光、投影儀等設備設施是否正常運行，確保會議順利進行。3.對于重要會議，可安排專人負責會議現場的服務工作，如茶水、簽到等。四、會議通知（一）通知方式1.會議通知應以書面形式為主，可通過公司內部郵件、OA系統(tǒng)等方式發(fā)送。2.對于緊急會議，可通過電話、短信等方式進行補充通知。3.會議通知應明確會議的基本信息，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等。（二）通知時間1.董事會會議通知應提前[X]個工作日發(fā)出。2.管理層會議通知應提前[X]個工作日發(fā)出。3.部門例會通知應提前[X]個工作日發(fā)出，如遇臨時調整，應提前[X]小時通知。4.專題會議通知應根據會議的緊急程度和準備情況合理確定通知時間，但至少提前[X]小時通知。（三）通知確認1.會議通知發(fā)出后，應要求參會人員進行確認回復，確認是否能夠按時參加會議。2.對于未按時回復的參會人員，應進行再次提醒，確保參會人員知曉會議安排。3.統(tǒng)計參會人員的回復情況，對于不能參加會議的人員，應要求其說明原因，并及時調整會議安排。五、會議召開（一）簽到管理1.會議開始前，應設置簽到環(huán)節(jié)，安排專人負責簽到工作。2.參會人員應按照要求在簽到表上簽到，注明姓名、部門、職務等信息。3.對于未按時簽到的參會人員，應進行記錄，并及時提醒其盡快簽到。（二）會議主持1.各類會議應明確會議主持人，主持人應具備良好的組織協調能力和溝通能力。2.主持人應按照會議議程組織會議，引導會議討論，確保會議有序進行。3.主持人應把控會議時間，避免會議時間過長或過短，確保會議效率。（三）會議發(fā)言1.參會人員應按照會議議程和主持人的引導進行發(fā)言，發(fā)言內容應簡潔明了、重點突出。2.發(fā)言人員應提前準備好發(fā)言內容，避免臨時拼湊或發(fā)言混亂。3.對于有爭議的問題，應充分發(fā)揚民主，鼓勵各方發(fā)表意見，通過溝通協商達成共識。（四）會議記錄1.會議應安排專人負責記錄，記錄人員應認真記錄會議內容，包括發(fā)言要點、討論結果、決策事項等。2.會議記錄應客觀、準確、完整，不得遺漏重要信息。3.會議記錄可采用紙質記錄或電子記錄方式，記錄完成后應及時整理，確保記錄的規(guī)范性和可讀性。（五）會議紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假。2.會議期間，參會人員應將手機調至靜音或關機狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急情況需要處理，應向主持人請假后離開會場。3.參會人員應認真聽取他人發(fā)言，不得隨意打斷或交頭接耳。如有不同意見，應在發(fā)言人員結束后再進行討論。4.會議期間應保持會場整潔，不得亂扔垃圾。六、會議決策與執(zhí)行（一）決策形成1.會議應根據討論情況及時形成決策，決策應明確、具體、可行。2.對于重大決策事項，應進行充分的討論和論證，確保決策的科學性和合理性。3.決策形成后，應及時整理會議紀要，明確決策事項、責任部門、完成時間等內容。（二）決策傳達1.會議紀要應及時傳達給相關部門和人員，確保決策得到有效傳達。2.對于涉及多個部門的決策事項，應明確牽頭部門和配合部門，確保各部門之間協調配合。3.決策傳達可通過公司內部郵件、OA系統(tǒng)、會議等方式進行。（三）決策執(zhí)行1.責任部門應按照會議決策要求，制定具體的執(zhí)行計劃，并組織實施。2.執(zhí)行過程中應及時反饋執(zhí)行情況，對于執(zhí)行過程中出現的問題應及時協調解決。3.會議管理部門應定期對決策執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，確保決策得到有效執(zhí)行。七、會議紀要與存檔（一）會議紀要撰寫1.會議結束后，會議記錄人員應及時撰寫會議紀要。會議紀要應準確概括會議主要內容，包括會議主題、議程、發(fā)言要點、討論結果、決策事項等。2.會議紀要應語言簡潔、邏輯清晰、重點突出，避免冗長和繁瑣的表述。3.會議紀要應經主持人審核后定稿，確保紀要內容的準確性和權威性。（二）會議紀要分發(fā)1.會議紀要應及時分發(fā)給參會人員及相關部門，以便各方了解會議情況和決策要求。2.對于重要會議的紀要，應報送公司領導審閱。3.會議紀要分發(fā)可通過公司內部郵件、OA系統(tǒng)等方式進行。（三）會議存檔1.會議紀要及相關會議資料應及時進行存檔，建立完善的會議檔