PAGE醫(yī)院人事檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高醫(yī)院人事管理水平，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集員工在各個方面的相關(guān)材料，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保人事檔案信息不被泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序、方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作，保證檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。二、檔案管理職責(zé)（一）人事部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理醫(yī)院員工的人事檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作。3.定期對人事檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.按照規(guī)定為有關(guān)部門和人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好登記工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和醫(yī)院的人事檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、裝訂、編目、上架等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。4.積極為利用檔案的部門和人員提供服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案材料。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，提出改進(jìn)意見和建議。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工檔案材料的收集、整理，并及時移交人事部門。2.協(xié)助人事部門做好檔案管理工作，配合提供有關(guān)員工的信息和材料。3.按照規(guī)定查閱本部門員工的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。三、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時間、入黨時間、健康狀況、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、行政職務(wù)等。2.員工履歷表，記錄員工的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等。3.員工任免審批表，包括任免時間、任免職務(wù)、任免理由等。（二）自傳材料員工撰寫的自傳，反映個人成長經(jīng)歷、思想變化等情況。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表，記錄員工年度考核結(jié)果。2.聘期考核材料，包括聘期內(nèi)的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、考核結(jié)果等。3.晉升（職務(wù)、職稱）考核材料，如晉升評審表、考核鑒定等。4.考察材料，如干部選拔任用考察材料等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、學(xué)習(xí)成績單等培訓(xùn)材料。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等。4.專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考績檔案。（五）政審材料1.《入黨志愿書》、《入黨申請書》、《轉(zhuǎn)正申請書》等入黨材料。2.政治歷史情況的審查材料，如審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告等。3.出國（境）審批材料。（六）黨團(tuán)材料1.入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書等入團(tuán)材料。2.黨員組織關(guān)系介紹信、黨員證明信存根聯(lián)等黨團(tuán)關(guān)系材料。（七）獎勵材料1.各級各類獎勵審批表、榮譽(yù)證書復(fù)印件等。2.先進(jìn)事跡材料。（八）處分材料1.處分決定、調(diào)查報(bào)告、申訴復(fù)查決定等處分材料。2.解除處分的相關(guān)材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資調(diào)整通知單等工資材料。2.任免文件、調(diào)令等任免材料。3.出國（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等出國（境）材料。（十）其他可供組織參考的材料1.員工的科研成果、論文發(fā)表、著作出版等材料。2.員工的工作業(yè)績證明、表彰獎勵情況等材料。3.員工的健康體檢報(bào)告、職業(yè)病診斷證明等健康材料。四、檔案收集與整理（一）收集1.人事部門定期向各部門發(fā)出檔案材料收集通知，明確收集內(nèi)容、時間要求等。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門員工的檔案材料，并按照要求及時整理、裝訂，移交人事部門。3.員工個人應(yīng)主動向人事部門提交有關(guān)個人情況變化的材料，如學(xué)歷學(xué)位變動、獎懲情況等。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案材料進(jìn)行鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料，補(bǔ)充缺失的重要材料。3.按照檔案裝訂要求，將每份檔案材料進(jìn)行裝訂，做到整齊、牢固、美觀。4.編制檔案目錄，包括檔案材料的類別、序號、題名、日期、頁號等，以便于查找和管理。五、檔案鑒別與歸檔（一）鑒別1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，確定其真實(shí)性、完整性和有效性。2.對不符合歸檔要求的材料予以剔除，對存在疑問的材料及時與相關(guān)部門或人員核實(shí)。（二）歸檔1.經(jīng)過鑒別后的檔案材料，按照檔案分類目錄進(jìn)行歸檔，存入專用檔案柜或檔案庫房。2.建立檔案索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。3.對新歸檔的檔案進(jìn)行編號登記，記錄檔案的歸檔時間、內(nèi)容、保管期限等信息。六、檔案保管（一）保管場所與設(shè)施1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。（二）保管期限1.人事檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括員工的履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷學(xué)位培訓(xùn)專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵處分材料、工資任免出國（境）等重要材料。3.長期保管的檔案期限為60年，主要包括員工的一般考核材料、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等一般性材料。4.短期保管的檔案期限為30年，主要包括員工的臨時性材料，如短期培訓(xùn)記錄等。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.按照規(guī)定對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案保管的合理性和有效性。七、檔案查閱與借閱（一）查閱1.醫(yī)院內(nèi)部各部門因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人事部門審批。2.人事部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排檔案管理人員提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.外單位因特殊原因需要借閱醫(yī)院人事檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過7個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、泄露檔案內(nèi)容，確保檔案安全。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工因工作調(diào)動、辭職、退休、開除、辭退等原因離開醫(yī)院的，人事部門應(yīng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)根據(jù)員工的去向，按照規(guī)定的程序進(jìn)行。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.人事部門填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞檔案內(nèi)容等，并加蓋醫(yī)院公章。2.將檔案材料進(jìn)行密封包裝，在封口處加蓋醫(yī)院公章，并在檔案袋上注明檔案編號、姓名、轉(zhuǎn)遞單位等信息。3.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章后及時返回人事部門。（三）轉(zhuǎn)遞記錄1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案轉(zhuǎn)遞登記臺賬，詳細(xì)記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時間、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位及回執(zhí)返回情況等信息。2.定期對檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行核對和清理，確保檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確性和完整性。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案信息的查詢和共享，為醫(yī)院人事管理決策提供支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，將紙質(zhì)檔案中的信息錄入人事檔案信息管理系統(tǒng)。2.定期對系統(tǒng)中的檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和及時性。3.對新歸檔的檔案材料及時進(jìn)行數(shù)字化處理，并錄入系統(tǒng)。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.嚴(yán)格遵守信息安全保密規(guī)定，對涉及員工個人隱私的信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.醫(yī)院成立人事檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、鑒別、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，是否存在虛假材料、缺失材料等問題。3.檔案信息化管理情況，包括系統(tǒng)運(yùn)行是否正常、數(shù)據(jù)錄入是否準(zhǔn)確、信息安全是否得到保障等。4.檔案管理人員的工作