PAGE實(shí)名制管理制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的規(guī)范化管理，保障各項(xiàng)工作的順利開展，維護(hù)公司/組織的正常運(yùn)營秩序，保護(hù)員工及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本實(shí)名制管理制度及流程規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有員工、合作單位人員、臨時(shí)聘用人員以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度的制定與執(zhí)行合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：所有實(shí)名制信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛假填報(bào)或隱瞞重要信息。3.保密性原則：對涉及個(gè)人隱私的實(shí)名制信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)人員變動情況及時(shí)更新實(shí)名制信息，確保信息的時(shí)效性和有效性。二、實(shí)名制信息內(nèi)容（一）員工信息1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.聯(lián)系方式：手機(jī)號碼、電子郵箱、家庭住址等。3.入職信息：入職時(shí)間、所在部門、崗位、勞動合同期限等。4.培訓(xùn)與資質(zhì)信息：參加的各類培訓(xùn)記錄、專業(yè)資質(zhì)證書等。（二）合作單位人員信息1.單位基本信息：單位名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式等。2.人員信息：姓名、職務(wù)、身份證號碼、聯(lián)系方式等。（三）臨時(shí)聘用人員信息1.個(gè)人基本信息：同員工基本信息要求。2.聘用信息：聘用期限、工作內(nèi)容、薪酬待遇等。（四）外部業(yè)務(wù)往來人員信息1.姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式。2.業(yè)務(wù)往來信息：業(yè)務(wù)內(nèi)容、合作時(shí)間、合作方式等。三、實(shí)名制信息采集（一）新員工入職1.人力資源部門在員工入職時(shí)發(fā)放《實(shí)名制信息采集表》，明確告知員工如實(shí)填寫各項(xiàng)信息的重要性及法律責(zé)任。2.員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將填寫完整的采集表提交至人力資源部門，人力資源部門負(fù)責(zé)審核信息的真實(shí)性和完整性。審核通過后，將信息錄入公司/組織的實(shí)名制管理系統(tǒng)，并建立員工實(shí)名制檔案。（二）合作單位人員1.合作單位應(yīng)在合作項(xiàng)目啟動前，向公司/組織提供合作單位人員的實(shí)名制信息清單，并確保信息的真實(shí)性。2.公司/組織相關(guān)部門對合作單位提供的信息進(jìn)行審核，審核通過后錄入實(shí)名制管理系統(tǒng)，并建立合作單位人員實(shí)名制檔案。（三）臨時(shí)聘用人員1.臨時(shí)聘用人員入職時(shí)，由用工部門負(fù)責(zé)組織填寫《實(shí)名制信息采集表》，并提交至人力資源部門。2.人力資源部門按照新員工入職信息審核流程進(jìn)行審核，審核通過后錄入系統(tǒng)并建立檔案。（四）外部業(yè)務(wù)往來人員1.在與外部業(yè)務(wù)往來人員首次開展業(yè)務(wù)時(shí)，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集其實(shí)名制信息，并填寫《外部業(yè)務(wù)往來人員實(shí)名制信息登記表》。2.業(yè)務(wù)部門對收集的信息進(jìn)行初步審核后，提交至公司/組織的風(fēng)險(xiǎn)管理部門進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估。評估通過后，將信息錄入實(shí)名制管理系統(tǒng)。四、實(shí)名制信息審核（一）初審1.人力資源部門、合作單位管理部門、用工部門等信息采集部門負(fù)責(zé)對所采集的實(shí)名制信息進(jìn)行初審，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.初審內(nèi)容包括信息是否符合填寫要求、各項(xiàng)信息之間是否邏輯一致、相關(guān)證明材料是否齊全等。（二）終審1.風(fēng)險(xiǎn)管理部門對通過初審的實(shí)名制信息進(jìn)行終審，重點(diǎn)審核信息的真實(shí)性以及可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。2.對于涉及重要崗位、關(guān)鍵業(yè)務(wù)的人員信息，風(fēng)險(xiǎn)管理部門可會同相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。3.終審?fù)ㄟ^的信息方可正式錄入實(shí)名制管理系統(tǒng)。五、實(shí)名制信息更新（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期（每半年）對員工實(shí)名制信息進(jìn)行更新，確保員工基本信息、崗位變動、培訓(xùn)情況等信息的時(shí)效性。2.合作單位管理部門應(yīng)定期（每年）對合作單位人員實(shí)名制信息進(jìn)行更新，及時(shí)掌握人員變動情況。（二）即時(shí)更新1.員工個(gè)人基本信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)在變更后的[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫《實(shí)名制信息變更申請表》，提交至人力資源部門。2.員工崗位調(diào)動、離職等情況發(fā)生時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門，人力資源部門在系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的信息更新。3.合作單位人員信息發(fā)生變更時(shí)，合作單位應(yīng)及時(shí)向公司/組織提供變更后的信息，公司/組織按照信息更新流程進(jìn)行處理。六、實(shí)名制信息使用與管理（一）使用范圍1.實(shí)名制信息主要用于公司/組織內(nèi)部管理、人力資源規(guī)劃、績效考核、培訓(xùn)安排、薪酬核算、勞動糾紛處理等工作。2.在與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行業(yè)務(wù)合作、數(shù)據(jù)共享時(shí)，經(jīng)公司/組織授權(quán)，可按照相關(guān)規(guī)定提供必要的實(shí)名制信息，但必須確保信息的安全性和保密性。（二）權(quán)限管理1.公司/組織根據(jù)員工崗位和工作職責(zé)，設(shè)定不同的實(shí)名制信息使用權(quán)限。例如，人力資源部門有權(quán)查詢、修改所有員工的實(shí)名制信息；部門負(fù)責(zé)人可查詢本部門員工的信息；財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行薪酬核算時(shí)，有權(quán)獲取員工的基本薪酬信息等。2.嚴(yán)禁非授權(quán)人員擅自查詢、使用、修改實(shí)名制信息。（三）信息安全管理1.公司/組織建立實(shí)名制信息安全管理制度，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，保障信息的存儲、傳輸和使用安全。2.對實(shí)名制管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和安全檢測，防止信息泄露、篡改或丟失。3.加強(qiáng)對員工的信息安全培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識，規(guī)范信息使用行為。七、實(shí)名制信息監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對實(shí)名制管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查信息采集、審核、更新、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對各部門實(shí)名制信息管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.主動接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供實(shí)名制信息，并配合做好相關(guān)工作。2.對于涉及公眾利益的項(xiàng)目或業(yè)務(wù)，可邀請外部第三方機(jī)構(gòu)對實(shí)名制信息管理情況進(jìn)行評估和監(jiān)督。（三）違規(guī)處理1.對于違反實(shí)名制管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同、追究法律責(zé)任等。2.因違規(guī)行為導(dǎo)致信息泄露、給公司/組織或他人造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司