PAGE廣告報銷資料收集制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司財務管理，規(guī)范廣告報銷行為，確保廣告費用支出的真實性、合理性、合法性，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及廣告費用報銷的部門和員工。（三）基本原則1.真實性原則：報銷的廣告費用必須是實際發(fā)生的，相關資料應真實可靠。2.合理性原則：廣告費用的支出應符合公司業(yè)務需求和市場行情，具有合理的商業(yè)目的。3.合法性原則：報銷行為及相關資料應符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。二、廣告報銷資料的種類及要求（一）廣告合同1.與廣告供應商簽訂的正式合同，應明確廣告服務內容、期限、費用金額及支付方式等條款。2.合同需加蓋雙方公章或合同專用章，如有騎縫章要求，應完整加蓋。3.合同原件留存于財務部門，報銷時提供合同復印件，并確保復印件清晰可辨，與原件內容一致。（二）廣告投放證明1.包括但不限于廣告發(fā)布截圖、視頻、音頻等，能夠證明廣告已按照合同約定進行投放。2.投放證明應注明廣告投放的平臺、時間、形式等詳細信息。3.對于線上廣告，需提供具有公信力的平臺后臺數(shù)據(jù)截圖，并加蓋平臺運營方公章或業(yè)務章；對于線下廣告，如海報、宣傳單頁等，需提供現(xiàn)場照片或實物樣本。（三）發(fā)票1.由廣告供應商開具的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內容應與廣告合同及服務內容相符，包括廣告服務名稱、金額、稅率等。2.發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章，且字跡清晰、票面整潔，無涂改、刮擦痕跡。3.發(fā)票開具日期應在廣告服務提供期間內，對于跨期發(fā)票，需提供合理的說明及相關審批文件。（四）費用明細清單1.詳細列出廣告費用的各項明細，如廣告制作費、發(fā)布費、策劃費、代理費等，注明每項費用對應的金額及計算依據(jù)。2.費用明細清單應由廣告供應商提供，并加蓋公章或財務章。3.如涉及多個廣告項目合并報銷，應分別列出每個項目的費用明細。（五）審批文件1.廣告費用報銷需經(jīng)過相關部門負責人及公司領導的審批。2.審批文件應包括費用報銷申請表、審批意見及簽字蓋章等。3.費用報銷申請表應詳細填寫廣告項目名稱、費用金額、報銷理由等信息，并確保與其他報銷資料內容一致。三、廣告報銷資料的收集流程（一）報銷申請1.廣告業(yè)務完成后，經(jīng)辦人應及時填寫費用報銷申請表，按照要求詳細填寫各項信息，并附上相關廣告報銷資料的復印件。2.將費用報銷申請表及相關資料提交至本部門負責人進行初審。（二）部門初審1.部門負責人對報銷申請進行初審，重點審核廣告業(yè)務的真實性、必要性及費用的合理性。2.檢查報銷資料是否齊全、合規(guī)，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與經(jīng)辦人溝通并要求補充或更正。3.初審通過后在費用報銷申請表上簽署審批意見，并簽字蓋章。（三）財務審核1.經(jīng)辦人將經(jīng)過部門初審的報銷申請及資料提交至財務部門。2.財務人員對報銷資料進行詳細審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、合規(guī)性，合同條款與費用明細的一致性等。3.核對報銷金額是否與合同約定及費用明細相符，如有疑問及時與經(jīng)辦人或相關部門核實。4.財務審核通過后在費用報銷申請表上簽署意見，并簽字蓋章。（四）領導審批1.財務審核通過的報銷申請，按照公司審批權限提交至公司領導進行最終審批。2.公司領導根據(jù)公司財務政策及業(yè)務情況對報銷申請進行審批，簽署審批意見并簽字蓋章。（五）報銷支付1.經(jīng)過領導審批后的報銷申請，由財務部門按照公司財務制度進行報銷支付。2.支付方式可根據(jù)公司規(guī)定及實際情況選擇銀行轉賬、支票等方式，確?？铐椫Ц兜胶贤s定的收款賬戶。3.財務人員在完成報銷支付后，將報銷資料進行整理歸檔，妥善保存。四、廣告報銷資料的審核要點（一）合同審核1.合同主體是否合法有效，雙方是否具備相應的資質和能力。2.合同條款是否明確、完整，特別是關于廣告服務內容、費用支付、違約責任等關鍵條款。3.合同簽訂日期、有效期與廣告投放時間是否匹配，是否存在提前或滯后簽訂合同的情況。4.合同是否存在涂改、添加等異常情況，如有應要求供應商提供合理解釋及相關證明文件。（二）投放證明審核1.投放證明的來源是否可靠，是否與廣告合同約定的投放平臺、形式等一致。2.投放證明的內容是否清晰、準確，能夠充分證明廣告已實際投放，如線上廣告的數(shù)據(jù)截圖是否可追溯、線下廣告的照片是否真實反映現(xiàn)場情況。3.對于多個廣告投放證明的情況，應審核證明之間的關聯(lián)性及連貫性，確保廣告投放的完整性和真實性。（三）發(fā)票審核1.發(fā)票的真?zhèn)涡?，可通過稅務機關官方網(wǎng)站或其他驗證渠道進行核實。2.發(fā)票的開具內容是否與廣告服務相符，發(fā)票抬頭是否為本公司全稱，納稅人識別號是否正確。3.發(fā)票的稅率、稅額計算是否準確，是否符合國家稅收政策規(guī)定。4.發(fā)票的蓋章是否清晰、合規(guī)，是否為發(fā)票專用章，且與開票單位名稱一致。（四）費用明細清單審核1.費用明細清單的內容是否詳細、準確，各項費用的分類及金額是否與合同約定及實際發(fā)生情況相符。2.費用明細清單的計算依據(jù)是否合理合規(guī)，是否存在多計、少計或重復計算費用的情況。3.費用明細清單的格式是否規(guī)范，是否由廣告供應商按照公司要求提供，如有特殊情況應要求供應商進行說明。（五）審批文件審核1.審批文件的簽字蓋章是否齊全，審批流程是否符合公司規(guī)定的權限和程序。2.審批意見是否明確、合理，是否對廣告業(yè)務的真實性、必要性及費用合理性進行了審核確認。3.費用報銷申請表上填寫的信息是否與其他報銷資料一致，如有不一致應要求經(jīng)辦人進行更正說明。五、廣告報銷資料的保管與存檔（一）保管責任1.財務部門負責廣告報銷資料的保管工作，指定專人負責資料的整理、歸檔和存放。2.保管人員應確保報銷資料的安全、完整，防止資料丟失、損壞或泄露。（二）存檔方式1.廣告報銷資料應按照年度、項目類別進行分類存檔，并建立電子和紙質檔案。2.電子檔案應采用規(guī)范的文件命名方式，便于查詢和檢索，同時定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和取用。（三）存檔期限廣告報銷資料的存檔期限按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。存檔期限屆滿后，經(jīng)公司領導批準，可按照規(guī)定程序進行銷毀處理。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.提供虛假報銷資料，包括虛假合同、虛假投放證明、虛假發(fā)票等。2.故意隱瞞或篡改報銷資料，影響報銷的真實性和準確性。3.未按照本制度規(guī)定的流程進行報銷申請，或未經(jīng)審批擅自報銷廣告費用。4.其他違反本制度及國家法律法規(guī)的報銷行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)報銷行為，一經(jīng)查實，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.對于違規(guī)金額較小、情節(jié)較輕的行為，給予警告、批評教育，并要求責任人限期整改，退回違規(guī)報銷款項。3.對于違規(guī)金額較大、情節(jié)嚴重的行為，除退回違規(guī)報銷款項外，給予責任人罰款、降職、撤職等處分，同時追究相關部門負責人的管理責任。4.如違規(guī)行為涉及違反國家