PAGE公司會(huì)議室規(guī)范使用制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司會(huì)議室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各團(tuán)隊(duì)在公司會(huì)議室召開會(huì)議、培訓(xùn)、研討等活動(dòng)的使用管理。3.基本原則（1）合理安排原則：根據(jù)會(huì)議需求和會(huì)議室資源情況，合理安排會(huì)議室的使用，避免資源浪費(fèi)。（2）先申請(qǐng)先使用原則：按照申請(qǐng)時(shí)間先后順序，優(yōu)先安排最早申請(qǐng)的部門或團(tuán)隊(duì)使用會(huì)議室。（3）使用規(guī)范原則：所有使用會(huì)議室的人員應(yīng)遵守本制度及相關(guān)規(guī)定，保持會(huì)議室的整潔、衛(wèi)生和設(shè)備完好。二、會(huì)議室分類及使用權(quán)限1.會(huì)議室分類公司會(huì)議室分為大型會(huì)議室、中型會(huì)議室和小型會(huì)議室，具體如下：（1）大型會(huì)議室：可容納[X]人，配備投影儀、音響系統(tǒng)、視頻會(huì)議設(shè)備等，適用于公司級(jí)會(huì)議、大型培訓(xùn)、重要客戶接待等活動(dòng)。（2）中型會(huì)議室：可容納[X]人，配備投影儀、音響設(shè)備等，適用于部門級(jí)會(huì)議、中型培訓(xùn)、小組研討等活動(dòng)。（3）小型會(huì)議室：可容納[X]人，配備投影儀或電視等基本設(shè)備，適用于小型會(huì)議、一對(duì)一溝通、頭腦風(fēng)暴等活動(dòng)。2.使用權(quán)限（1）大型會(huì)議室：由公司行政部門統(tǒng)一管理，主要供公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人及跨部門會(huì)議使用。使用前需提前[X]個(gè)工作日向行政部門提交申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。（2）中型會(huì)議室：由各部門自行管理，本部門召開會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng)可直接使用。如需其他部門使用，需提前[X]個(gè)工作日向?qū)Ψ讲块T提出申請(qǐng)，經(jīng)對(duì)方部門同意后報(bào)行政部門備案。（3）小型會(huì)議室：實(shí)行開放式管理，各部門可根據(jù)實(shí)際需求隨時(shí)使用，但需在使用后及時(shí)清理并恢復(fù)原狀。三、會(huì)議室申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)流程（1）使用部門或個(gè)人需提前填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息。（2）將申請(qǐng)表提交至?xí)h室管理部門（大型會(huì)議室提交至行政部門，中型會(huì)議室提交至所在部門，小型會(huì)議室無需提交申請(qǐng)表）。（3）申請(qǐng)表提交后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)與會(huì)議室管理部門確認(rèn)申請(qǐng)是否成功受理。2.審批流程（1）行政部門收到大型會(huì)議室使用申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)會(huì)議室使用情況進(jìn)行審核。如申請(qǐng)時(shí)間與其他重要會(huì)議沖突，行政部門有權(quán)調(diào)整申請(qǐng)時(shí)間或拒絕申請(qǐng)，并及時(shí)通知申請(qǐng)人。（2）各部門收到中型會(huì)議室使用申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。如同意申請(qǐng)，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并報(bào)行政部門備案；如不同意申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人并說明理由。（3）小型會(huì)議室使用無需審批，但使用后需在《小型會(huì)議室使用登記表》上記錄使用情況。四、會(huì)議室使用規(guī)范1.使用時(shí)間（1）大型會(huì)議室使用時(shí)間原則上不超過[X]小時(shí)，如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，需提前向行政部門申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。（2）中型會(huì)議室使用時(shí)間原則上不超過[X]小時(shí)，如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，需提前向所在部門申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。（3）小型會(huì)議室使用時(shí)間無限制，但使用后應(yīng)及時(shí)清理并恢復(fù)原狀，以便其他人員使用。2.設(shè)備使用（1）使用會(huì)議室前，使用人員應(yīng)熟悉并正確操作室內(nèi)設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)、視頻會(huì)議設(shè)備等。如在使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知會(huì)議室管理部門進(jìn)行維修。（2）使用完畢后，使用人員應(yīng)按照操作規(guī)程關(guān)閉設(shè)備電源，并將設(shè)備恢復(fù)至初始狀態(tài)。（3）嚴(yán)禁私自拆卸、更換會(huì)議室設(shè)備零部件，如有損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。3.環(huán)境衛(wèi)生（1）使用會(huì)議室期間，使用人員應(yīng)保持室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。（2）會(huì)議結(jié)束后，使用人員應(yīng)將桌椅擺放整齊，清理桌面雜物，關(guān)閉門窗，確保會(huì)議室整潔干凈。4.安全管理（1）使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)注意安全用電，不得私拉亂接電線，不得使用大功率電器設(shè)備。（2）嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)存放易燃易爆物品，確保會(huì)議室安全。（3）如遇緊急情況，使用人員應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案及時(shí)疏散人員，并通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。五、會(huì)議室資源共享1.共享原則（1）在確保各部門正常使用會(huì)議室的前提下，鼓勵(lì)各部門之間共享會(huì)議室資源，提高會(huì)議室的使用效率。（2）共享會(huì)議室時(shí)，應(yīng)遵循先申請(qǐng)先使用原則，優(yōu)先安排最早申請(qǐng)的部門或團(tuán)隊(duì)使用。共享雙方應(yīng)提前溝通協(xié)調(diào)，明確使用時(shí)間、使用人數(shù)、所需設(shè)備等信息，并簽訂《會(huì)議室共享協(xié)議》。2.共享流程（1）共享雙方協(xié)商確定共享會(huì)議室的相關(guān)事宜后，由申請(qǐng)方填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，并在備注欄注明共享情況。（2）申請(qǐng)表提交后，按照本制度第三條規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。（3）審批通過后，共享雙方按照約定時(shí)間使用會(huì)議室。使用過程中，應(yīng)遵守本制度及相關(guān)規(guī)定，確保會(huì)議室的正常使用。六、會(huì)議室維護(hù)與管理1.定期維護(hù)（1）行政部門負(fù)責(zé)定期對(duì)大型會(huì)議室進(jìn)行維護(hù)和檢查，包括設(shè)備維護(hù)、環(huán)境衛(wèi)生清理、安全檢查等，確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備完好、環(huán)境整潔、安全可靠。（2）各部門負(fù)責(zé)定期對(duì)中型會(huì)議室進(jìn)行維護(hù)和檢查，具體維護(hù)內(nèi)容和要求參照大型會(huì)議室執(zhí)行。（3）小型會(huì)議室由使用部門自行負(fù)責(zé)日常維護(hù)和管理，確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備正常使用。2.設(shè)備管理（1）行政部門負(fù)責(zé)建立大型會(huì)議室設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備名稱、型號(hào)、購置時(shí)間、維修記錄等信息，并定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)和維護(hù)。（2）各部門負(fù)責(zé)建立中型會(huì)議室設(shè)備臺(tái)賬，設(shè)備管理要求參照大型會(huì)議室執(zhí)行。（3）小型會(huì)議室設(shè)備由使用部門自行管理，如有損壞應(yīng)及時(shí)通知行政部門進(jìn)行維修。3.鑰匙管理（1）大型會(huì)議室鑰匙由行政部門統(tǒng)一保管，使用人員如需借用鑰匙，需提前向行政部門申請(qǐng)并登記。（2）中型會(huì)議室鑰匙由所在部門指定專人保管，使用人員如需借用鑰匙，需向保管人申請(qǐng)并登記。（3）小型會(huì)議室鑰匙實(shí)行開放式管理，使用人員可自行取用，但使用后應(yīng)及時(shí)歸還。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為（1）未經(jīng)申請(qǐng)或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用會(huì)議室。（2）未按照規(guī)定時(shí)間使用會(huì)議室，或使用時(shí)間過長(zhǎng)且未提前申請(qǐng)延長(zhǎng)。（3）在會(huì)議室使用過程中損壞設(shè)備、破壞環(huán)境衛(wèi)生或違反安全規(guī)定。（4）將會(huì)議室轉(zhuǎn)借他人或用于非公司內(nèi)部會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng)。2.處理措施（1）對(duì)于首次違規(guī)行為，給予警告，并責(zé)令其立即改正。（2）對(duì)于多次違規(guī)行為或造成嚴(yán)重后果的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于通報(bào)批評(píng)、限制使用會(huì)議室、經(jīng)濟(jì)賠償?shù)?。?）如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（N）違規(guī)行