PAGE商場辦公室制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范商場辦公室的各項(xiàng)工作流程，確保辦公室工作的高效、有序開展，為商場的整體運(yùn)營提供有力支持，保障商場的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和員工的合法權(quán)益，符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于商場辦公室全體工作人員，包括但不限于辦公室主任、秘書、行政人員、后勤保障人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)制度合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：明確工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范員工行為，保證工作的一致性和準(zhǔn)確性。3.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，避免繁瑣和不必要的環(huán)節(jié)。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)商場整體運(yùn)營和員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的后勤支持和行政服務(wù)。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)辦公室與商場其他部門之間的工作關(guān)系，確保信息暢通和工作協(xié)同。3.負(fù)責(zé)辦公室人員的工作安排、績效考核和培訓(xùn)發(fā)展，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。4.審核重要文件和報(bào)告，把控辦公室工作的質(zhì)量和方向。5.代表辦公室與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，維護(hù)商場的良好形象。（二）秘書職責(zé)1.負(fù)責(zé)起草、審核和印發(fā)各類公文，確保公文格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。2.做好會議組織和記錄工作，整理會議紀(jì)要并及時(shí)傳達(dá)相關(guān)信息。3.協(xié)助辦公室主任處理日常行政事務(wù)，如文件歸檔、辦公用品管理等。4.負(fù)責(zé)商場內(nèi)部信息的收集、整理和傳遞，促進(jìn)信息共享。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性任務(wù)。（三）行政人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)商場辦公用品、設(shè)備的采購、保管和發(fā)放工作，確保物資供應(yīng)及時(shí)、充足。2.管理商場的固定資產(chǎn)，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，保證資產(chǎn)安全。3.做好辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)和安全保衛(wèi)工作，營造良好的工作環(huán)境。4.負(fù)責(zé)員工考勤管理，統(tǒng)計(jì)考勤數(shù)據(jù)并及時(shí)上報(bào)。5.協(xié)助組織商場的各類活動，提供后勤保障支持。（四）后勤保障人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)商場水電、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.及時(shí)處理設(shè)施設(shè)備故障，保障商場的正常運(yùn)營秩序，如遇重大故障及時(shí)向上級匯報(bào)并協(xié)調(diào)維修。3.管理商場的食堂、宿舍等后勤服務(wù)場所，確保服務(wù)質(zhì)量和食品安全。4.負(fù)責(zé)車輛調(diào)度和管理，保障商場公務(wù)用車需求。5.完成后勤保障相關(guān)的其他工作任務(wù)，如節(jié)能減排等。三、工作流程與規(guī)范（一）公文管理1.公文起草公文起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)和商場的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言簡潔。涉及重要事項(xiàng)或決策的公文，應(yīng)經(jīng)過充分調(diào)研和論證，并征求相關(guān)部門意見。2.公文審核公文起草完成后，由起草人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。辦公室主任對公文進(jìn)行終審，確保公文格式規(guī)范、表述準(zhǔn)確、符合發(fā)文流程。3.公文印發(fā)審核通過的公文由辦公室秘書按照規(guī)定格式進(jìn)行排版和印發(fā)。印發(fā)后的公文應(yīng)及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好登記和存檔工作。（二）會議管理1.會議籌備根據(jù)會議主題和要求，確定會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員等信息，并提前通知相關(guān)人員。準(zhǔn)備會議所需的資料、設(shè)備等，如會議文件、投影儀、音響設(shè)備等。2.會議組織會議開始前，檢查會議準(zhǔn)備情況，引導(dǎo)參會人員簽到入場。做好會議記錄，詳細(xì)記錄會議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。3.會議紀(jì)要會議結(jié)束后，及時(shí)整理會議紀(jì)要，經(jīng)辦公室主任審核后印發(fā)給參會人員和相關(guān)部門。會議紀(jì)要應(yīng)明確會議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任部門和完成時(shí)間等。（三）辦公用品管理1.采購計(jì)劃行政人員根據(jù)商場辦公用品的使用情況和庫存狀況，每月制定辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.采購實(shí)施按照采購計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，確保采購物資的質(zhì)量和價(jià)格合理。采購?fù)瓿珊?，及時(shí)辦理驗(yàn)收手續(xù)，核對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與采購合同一致。3.發(fā)放與使用行政人員負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放工作，建立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄領(lǐng)取人員、領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取物品等信息。員工應(yīng)按照規(guī)定合理使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。（四）固定資產(chǎn)管理1.資產(chǎn)登記后勤保障人員對商場新增的固定資產(chǎn)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括資產(chǎn)名稱、型號、規(guī)格、購置時(shí)間、購置金額、使用部門等信息。建立固定資產(chǎn)臺賬，確保資產(chǎn)信息準(zhǔn)確、完整。2.資產(chǎn)盤點(diǎn)定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)過程中，核對資產(chǎn)的實(shí)際數(shù)量、使用狀況等與臺賬記錄是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.資產(chǎn)處置對于閑置、報(bào)廢的固定資產(chǎn)，由使用部門提出申請，經(jīng)辦公室審核后報(bào)商場領(lǐng)導(dǎo)審批。按照規(guī)定的程序進(jìn)行資產(chǎn)處置，處置收入應(yīng)及時(shí)上繳財(cái)務(wù)部門。（五）考勤管理1.考勤記錄行政人員負(fù)責(zé)員工考勤記錄工作，通過打卡機(jī)、簽到表等方式記錄員工的出勤情況。員工應(yīng)按時(shí)上下班，如有遲到、早退、曠工等情況，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.考勤統(tǒng)計(jì)與上報(bào)每月末，行政人員對員工考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和匯總，生成考勤報(bào)表?？记趫?bào)表經(jīng)辦公室主任審核后上報(bào)給人力資源部門和財(cái)務(wù)部門，作為員工績效考核和工資核算的依據(jù)。（六）后勤服務(wù)管理1.食堂管理后勤保障人員負(fù)責(zé)食堂的日常管理工作，確保食堂飯菜質(zhì)量、食品安全和環(huán)境衛(wèi)生。制定食堂菜譜，合理搭配膳食營養(yǎng)，滿足員工的用餐需求。定期征求員工對食堂服務(wù)的意見和建議，不斷改進(jìn)食堂管理工作。2.宿舍管理負(fù)責(zé)商場員工宿舍的分配、調(diào)整和管理工作，為員工提供安全、舒適的住宿環(huán)境。制定宿舍管理制度，規(guī)范員工的住宿行為，保持宿舍整潔衛(wèi)生。定期檢查宿舍設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，及時(shí)維修和更換損壞的設(shè)施設(shè)備。3.車輛管理后勤保障人員負(fù)責(zé)商場車輛的調(diào)度和管理工作，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。建立車輛使用臺賬，記錄車輛的出車時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)等信息。定期對車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好，安全行駛。四、工作紀(jì)律與行為規(guī)范（一）工作紀(jì)律1.遵守商場的作息時(shí)間，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.工作時(shí)間內(nèi)不得擅自離崗、串崗，不得從事與工作無關(guān)的事情。3.嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露商場的商業(yè)機(jī)密、工作秘密等信息。（二）行為規(guī)范1.著裝整潔、得體，符合職業(yè)形象要求。2.言行舉止文明禮貌，尊重他人，團(tuán)結(jié)協(xié)作。3.對待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動，按時(shí)完成工作任務(wù)。4.遵守職業(yè)道德，誠實(shí)守信，廉潔奉公。五、績效考核與激勵(lì)機(jī)制（一）績效考核1.建立科學(xué)合理的績效考核體系，對辦公室工作人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、工作能力等方面進(jìn)行全面考核。2.績效考核指標(biāo)應(yīng)明確、具體、可量化，便于考核評價(jià)。3.績效考核周期為月度考核和年度考核相結(jié)合，月度考核結(jié)果作為績效獎(jiǎng)金發(fā)放的依據(jù)，年度考核結(jié)果作為員工晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、調(diào)薪等的重要參考。（二）激勵(lì)機(jī)制1.根據(jù)績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會等。2.設(shè)立特殊貢獻(xiàn)獎(jiǎng)，對為商場發(fā)展做出突出貢獻(xiàn)的辦公室工作人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。3.對于考核不達(dá)標(biāo)或違反工作紀(jì)律和行為規(guī)范的員工，按照規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處罰，如警告、扣發(fā)績效獎(jiǎng)金、降職等。六、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)辦公室工作人員的崗位需求和個(gè)人發(fā)展情況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)師資等信息。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展各類培訓(xùn)活動，培訓(xùn)方式可以包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等。2.鼓勵(lì)員工積極參與培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。（三）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃