PAGE總經(jīng)理辦公室制度及規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)總經(jīng)理辦公室的管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度及規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于總經(jīng)理辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.高效協(xié)作原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。3.服務(wù)至上原則：以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)部門、服務(wù)員工為宗旨，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。4.保密原則：嚴(yán)格保守公司機(jī)密，確保公司信息安全。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)總經(jīng)理辦公室設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)行政、文秘、機(jī)要、接待等崗位。（二）職責(zé)分工1.主任職責(zé)全面負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)辦公室與各部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利開展。負(fù)責(zé)辦公室人員的管理和考核，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。審核重要文件和文稿，確保文件質(zhì)量。完成總經(jīng)理交辦的其他工作任務(wù)。2.副主任職責(zé)協(xié)助主任開展工作，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的具體工作。組織起草和審核相關(guān)文件、報(bào)告等文稿。協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題，及時(shí)向主任匯報(bào)。完成主任交辦的其他工作任務(wù)。3.行政崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)的管理，包括辦公用品采購、車輛調(diào)度、辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生等。制定和完善行政管理制度，確保行政工作規(guī)范化。組織安排公司會議、活動等，做好會議記錄和活動策劃。負(fù)責(zé)公司證照辦理、年檢等工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他行政工作任務(wù)。4.文秘崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔管理。做好文件的收發(fā)、登記、傳閱和保管工作，確保文件流轉(zhuǎn)順暢。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草重要講話、工作報(bào)告等文稿。負(fù)責(zé)公司信息的收集、整理和上報(bào)工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文秘工作任務(wù)。5.機(jī)要崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司機(jī)要文件的收發(fā)、登記、傳閱、保管和歸檔工作。嚴(yán)格遵守機(jī)要保密制度，確保機(jī)要文件安全。協(xié)助做好公司保密工作，制定保密措施，加強(qiáng)保密教育。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他機(jī)要工作任務(wù)。6.接待崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司來訪客人的接待工作，安排接待事宜，做好接待服務(wù)。維護(hù)公司形象，展現(xiàn)公司良好風(fēng)貌。協(xié)助組織公司重要活動的接待工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他接待工作任務(wù)。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理流程1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司政策要求。文件起草完成后，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，送總經(jīng)理辦公室文秘崗位。2.文件審核文秘崗位收到文件后，對文件格式、內(nèi)容等進(jìn)行審核。審核無誤后，送副主任或主任審核。重要文件需經(jīng)總經(jīng)理審核簽字。3.文件印發(fā)文件審核通過后，由文秘崗位進(jìn)行編號、排版、印發(fā)。文件印發(fā)后，及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件發(fā)放記錄。4.文件歸檔文件印發(fā)后，文秘崗位負(fù)責(zé)將文件原稿、印發(fā)件等進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)分類存放，便于查閱。（二）會議組織流程1.會議籌備根據(jù)會議主題和要求，確定會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員等。行政崗位負(fù)責(zé)會議場地布置、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作。文秘崗位負(fù)責(zé)起草會議通知、議程等文件，并提前發(fā)送給參會人員。2.會議記錄會議期間，文秘崗位負(fù)責(zé)做好會議記錄，記錄會議主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，字跡清晰。3.會議紀(jì)要會議結(jié)束后，文秘崗位及時(shí)整理會議紀(jì)要，經(jīng)副主任或主任審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。會議紀(jì)要應(yīng)明確會議主題、主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任部門和完成時(shí)間等。4.會議跟進(jìn)行政崗位負(fù)責(zé)對會議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對未按時(shí)完成的決議事項(xiàng)，督促責(zé)任部門說明原因，并制定整改措施。（三）接待工作流程1.接待申請各部門因工作需要申請接待時(shí)，填寫接待申請表，注明接待對象、人數(shù)、時(shí)間、目的等。接待申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，送總經(jīng)理辦公室接待崗位。2.接待安排接待崗位收到接待申請表后，根據(jù)接待對象的級別和要求，制定接待方案。接待方案包括接待時(shí)間、地點(diǎn)、陪同人員、接待標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，經(jīng)主任審核后實(shí)施。3.接待實(shí)施接待崗位按照接待方案組織實(shí)施接待工作，安排好車輛、餐飲、住宿等事宜。接待過程中，要熱情周到，展現(xiàn)公司良好形象。4.接待總結(jié)接待工作結(jié)束后，接待崗位及時(shí)撰寫接待總結(jié)，總結(jié)接待工作的經(jīng)驗(yàn)和不足。接待總結(jié)經(jīng)主任審核后存檔。四、工作紀(jì)律與行為規(guī)范（一）考勤制度1.全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退。2.請假應(yīng)提前辦理請假手續(xù)，填寫請假申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可離開工作崗位。3.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離崗的，按曠工處理。曠工累計(jì)達(dá)到一定天數(shù)的，公司將予以辭退。（二）工作紀(jì)律1.遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，服從領(lǐng)導(dǎo)安排，認(rèn)真履行工作職責(zé)。2.工作時(shí)間內(nèi)不得從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、聊天、瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁等。3.嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露公司機(jī)密信息。4.愛護(hù)公司財(cái)物，節(jié)約辦公用品，不得隨意浪費(fèi)。（三）行為規(guī)范1.注重儀表儀態(tài)，穿著整潔得體，言行舉止文明禮貌。2.接聽電話應(yīng)使用禮貌用語，及時(shí)記錄電話內(nèi)容，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。3.接待來訪客人應(yīng)熱情主動，耐心解答問題，不得推諉扯皮。4.與同事之間應(yīng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，互相幫助，不得搬弄是非、鬧矛盾。五、保密制度（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密，包括產(chǎn)品研發(fā)、市場策略、客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.公司重要文件、會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示等。3.公司內(nèi)部工作流程、管理制度等。（二）保密措施1.對涉及保密內(nèi)容的文件、資料等，應(yīng)標(biāo)明密級，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、專人保管等。2.嚴(yán)格控制知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸保密信息。3.加強(qiáng)對工作人員的保密教育，提高保密意識。4.與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期對保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對違反保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，直至追究法律責(zé)任。六、財(cái)務(wù)管理制度（一）費(fèi)用報(bào)銷1.工作人員因工作需要發(fā)生的費(fèi)用，應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷費(fèi)用應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的票據(jù)，票據(jù)內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)相符。3.報(bào)銷審批應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行，不得越級審批。（二）辦公用品采購1.行政崗位負(fù)責(zé)辦公用品的采購工作，應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保辦公用品質(zhì)量。2.辦公用品采購應(yīng)按照公司預(yù)算進(jìn)行，不得超預(yù)算采購。3.采購辦公用品應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，做好登記和保管工作。（三）固定資產(chǎn)管理1.公司固定資產(chǎn)由行政崗位統(tǒng)