PAGE三室一庫規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強公司三室一庫（檔案室、資料室、樣品室、倉庫）的管理，確保各類文件資料、樣品及物資的安全、完整、有序存放與使用，提高工作效率，特制定本規(guī)范化管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及三室一庫管理的部門及人員。（三）管理原則1.安全第一原則：確保三室一庫內(nèi)的物品不受損壞、丟失，保障人員及環(huán)境安全。2.分類管理原則：按照不同類別對文件資料、樣品、物資進行科學分類，便于查找與管理。3.規(guī)范操作原則：各項管理操作遵循既定的標準流程和規(guī)范要求。4.責任明確原則：明確各崗位在三室一庫管理中的職責，做到責任到人。二、檔案室管理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責文件資料的收集、整理，確保應歸檔的文件資料及時、完整地移交檔案室。2.收集范圍包括公司各類合同、協(xié)議、報告、通知、會議紀要、技術文件、財務憑證等具有保存價值的文件。3.對于電子文件，應按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進行整理，并定期備份至檔案室存儲設備。（二）檔案整理1.檔案室管理人員按照檔案分類方案對收集的文件資料進行分類。分類應遵循便于查找、管理的原則，可根據(jù)文件性質、時間、來源等因素進行劃分。2.對每份文件進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.將整理好的文件資料裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）面上標明檔案類別、編號、年度等信息。（三）檔案保管1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施。2.檔案應按照保管期限進行分區(qū)存放，定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對于電子檔案，應建立專門的存儲服務器，設置訪問權限，定期進行數(shù)據(jù)備份和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.檔案室管理人員根據(jù)審批后的申請表辦理借閱手續(xù)，借閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應重新辦理申請手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換，不得擅自轉借他人。（五）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，可在檔案室指定地點進行，查閱過程中應保持安靜，不得影響他人。2.查閱重要檔案或涉及機密信息的檔案，須經(jīng)公司分管領導批準，并在檔案室管理人員的監(jiān)督下進行查閱。3.查閱完畢后，查閱人應將檔案歸還原位，由檔案室管理人員進行核對。（六）檔案鑒定與銷毀1.檔案室定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合適，對于已過保管期限且無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領導批準后，由檔案室管理人員會同相關部門人員共同進行銷毀，并在銷毀記錄上簽字確認。3.銷毀檔案應采用安全、環(huán)保的方式進行，確保檔案信息徹底消除。三、資料室管理（一）資料收集1.資料室負責收集與公司業(yè)務相關的各類資料，包括行業(yè)動態(tài)、技術資料、市場調(diào)研報告等。收集渠道可包括網(wǎng)絡、行業(yè)會議、供應商提供等。2.各部門應積極配合資料室的資料收集工作，及時提供本部門獲取的有價值資料。（二）資料整理1.資料室管理人員對收集到的資料進行分類整理，可按照資料主題、來源、時間等進行分類。2.對每份資料進行編號、登記，建立資料目錄索引，方便查詢與使用。3.將整理好的資料裝訂成冊或存放在專門的資料架上，并標明資料類別、編號等信息。（三）資料保管1.資料室應保持整潔、通風良好，確保資料不受潮、發(fā)霉。2.定期對資料進行盤點，檢查資料的完整性和準確性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對于電子資料，應存儲在安全的存儲設備中，并做好備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）資料借閱1.公司內(nèi)部人員借閱資料，需填寫《資料借閱登記表》，注明借閱資料名稱、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.資料室管理人員根據(jù)登記表辦理借閱手續(xù)，借閱人應按時歸還資料，如需延期，應提前說明原因。3.借閱資料時，借閱人不得擅自復印、傳播資料內(nèi)容，如需使用，應按照規(guī)定程序申請。（五）資料查閱1.公司內(nèi)部人員可在資料室查閱資料，查閱時應保持資料的整潔，不得隨意損壞。2.如需復印資料，應經(jīng)資料室管理人員同意，并按照規(guī)定收取復印費用。3.查閱重要資料時，應在資料室管理人員的監(jiān)督下進行，查閱完畢后及時歸還。四、樣品室管理（一）樣品收集1.樣品室負責收集、保管公司各類產(chǎn)品樣品、原材料樣品等。2.各部門在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的樣品，應及時移交樣品室，并填寫《樣品移交清單》，注明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源等信息。（二）樣品整理1.樣品室管理人員按照樣品類別對樣品進行整理，可分為產(chǎn)品樣品、原材料樣品、標準樣品等。2.對每份樣品進行編號、標識，建立樣品檔案，記錄樣品的基本信息、測試數(shù)據(jù)、使用情況等。3.將整理好的樣品存放在專門的樣品柜或樣品架上，并標明樣品類別、編號等信息。（三）樣品保管1.樣品室應具備適宜的溫度、濕度條件，確保樣品性能穩(wěn)定。2.設置樣品專門存放區(qū)域，對不同類型的樣品進行分區(qū)存放，防止樣品混淆。3.定期對樣品進行檢查，查看樣品是否有損壞、變質等情況，如有問題及時處理。（四）樣品借閱1.因工作需要借閱樣品的，須填寫《樣品借閱申請表》，注明借閱目的、樣品名稱、數(shù)量、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.樣品室管理人員根據(jù)申請表辦理借閱手續(xù)，借閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還樣品，如需延期，應重新辦理申請手續(xù)。3.在借閱樣品期間，借閱人應妥善保管樣品，不得擅自更改樣品狀態(tài)或損壞樣品。（五）樣品使用1.如需在樣品室使用樣品進行測試、分析等工作，應提前向樣品室管理人員申請，并按照規(guī)定的流程進行操作。2.使用樣品時，應做好使用記錄，包括使用時間、使用人員、使用目的、樣品狀態(tài)變化等信息。3.使用完畢后，應及時清理樣品使用區(qū)域，將樣品歸還原位，并告知樣品室管理人員。（六）樣品處置1.對于已失去使用價值或不需要保留的樣品，由樣品室管理人員提出處置意見，填寫《樣品處置申請表》。2.《樣品處置申請表》經(jīng)公司分管領導批準后，根據(jù)樣品性質采用合適的處置方式，如銷毀（粉碎、焚燒等）、回收等，并做好處置記錄。五、倉庫管理（一）物資入庫1.采購部門采購的物資到貨后，采購人員應及時通知倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。2.倉庫管理人員根據(jù)采購合同、送貨單等對物資進行驗收，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、質量等是否符合要求。3.驗收合格的物資，倉庫管理人員按照物資類別、規(guī)格進行分類存放，并填寫《物資入庫單》，注明物資名稱、編號、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息。（二）物資存儲1.倉庫應合理規(guī)劃存儲空間，設置不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、成品區(qū)、備品備件區(qū)等。2.物資應按照規(guī)定的方式進行存放，如貨架存放、堆垛存放等，確保物資擺放整齊、穩(wěn)固，便于查找與盤點。3.倉庫應保持通風、干燥、清潔，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，定期對倉庫進行檢查和維護。（三）物資出庫1.各部門因工作需要領用物資時，應填寫《物資領用申請表》，注明領用物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.倉庫管理人員根據(jù)審批后的申請表發(fā)放物資，發(fā)放時應核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保與申請表一致。3.發(fā)放物資后，倉庫管理人員應在《物資領用申請表》上簽字確認，并填寫《物資出庫單》，注明物資名稱、編號、規(guī)格、數(shù)量、領用部門等信息。（四）物資盤點1.倉庫管理人員定期對物資進行盤點，盤點可分為月度小盤點和年度大盤點。2.盤點時，應逐一核對物資的實際數(shù)量與賬目記錄是否一致，檢查物資的質量狀況。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況及物資損壞等問題，應及時查明原因，填寫《物資盤點報告》，并按照規(guī)定的程序進行處理。（五）庫存管理1.倉庫管理人員應定期對庫存物資進行統(tǒng)計分析，掌握庫存動態(tài)，為采購計劃的制定提供依據(jù)。2.對于長期積壓、過期失效的物資，應及時提出處理建議，填寫《庫存物資處理申請表》，經(jīng)公司分管領導批準后進行處理。3.建立庫存物資預警機制，當庫存物資低于最低庫存限額時，及時通知采購部門進行補貨。六、人員職責（一）三室一庫管理人員職責1.負責三室一庫的日常管理工作，包括物品的收集、整理、保管、借閱、查閱等。2.嚴格遵守相關管理制度和操作規(guī)程，確保三室一庫的安全、有序運行。3.定期對三室一庫內(nèi)的物品進行檢查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。4.協(xié)助各部門做好與三室一庫相關的工作，提供必要的支持和服務。（二）各部門負責人職責1.督促本部門人員及時將應歸檔的文件資料、樣品等移交三室一庫，并確保移交的完整性和準確性。2.審核本部門人員的檔案、資料、樣品借閱申請，確保借閱行為符合規(guī)定。3.對本部門在三室一庫管理中的工作進行指導和監(jiān)督，配合做好相關管理工作。（三）公司分管領導職責1.審批三室一庫管理中的重要事項，如檔案鑒定與銷毀、樣品處置、庫存物資處理等。2.協(xié)調(diào)解決三室一庫管理工作中出現(xiàn)的重大問題，保障管理工作的順利開展。3.對三室一庫管理工作進行定期檢查和評估，提出改進意見和建議。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的監(jiān)督小組，定期對三室一庫管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括管理制度執(zhí)行情況、物品保管狀況、人員操作規(guī)范等。2.監(jiān)督小組可通過現(xiàn)場檢查、查閱記錄、詢問相關人員等方式進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.制定三室一庫管理工作考核指標體系，對管