PAGE校團(tuán)委檔案管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)校團(tuán)委檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校共青團(tuán)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合校團(tuán)委實(shí)際情況，制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于校團(tuán)委各部門及下屬各級(jí)團(tuán)組織在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則校團(tuán)委檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映校團(tuán)委各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理校團(tuán)委在工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及黨和國家機(jī)密以及個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置校團(tuán)委設(shè)立檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)校團(tuán)委檔案的日常管理工作。（二）檔案管理室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施校團(tuán)委檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管校團(tuán)委各部門及下屬各級(jí)團(tuán)組織形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架等基礎(chǔ)管理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為校團(tuán)委各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)，編寫檔案參考資料，開展檔案編研工作。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高校團(tuán)委全體人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（三）各部門及下屬各級(jí)團(tuán)組織職責(zé)1.各部門及下屬各級(jí)團(tuán)組織應(yīng)明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門及本團(tuán)組織檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將工作中形成的各類文件材料進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理室。3.配合檔案管理室做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍校團(tuán)委檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級(jí)團(tuán)組織及學(xué)校黨委、行政下發(fā)的與校團(tuán)委工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.校團(tuán)委工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.校團(tuán)委組織建設(shè)、團(tuán)員管理、團(tuán)干部培訓(xùn)等方面的文件材料。4.校團(tuán)委開展各類主題活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐、志愿服務(wù)等活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)記錄、總結(jié)材料、照片、視頻等。5.校團(tuán)委與其他單位、組織的往來文件、信函、協(xié)議等。6.校團(tuán)委工作人員的人事檔案、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等。7.校團(tuán)委獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。8.其他與校團(tuán)委工作相關(guān)的有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)、圖表、音像等資料。（二）收集要求1.各部門及下屬各級(jí)團(tuán)組織應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫文件材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類校團(tuán)委檔案按照年度機(jī)構(gòu)問題的分類方法進(jìn)行整理。即先按年度分開，再按部門或下屬團(tuán)組織機(jī)構(gòu)分類，最后按問題進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年度機(jī)構(gòu)代碼流水號(hào)”的形式，例如：2023TW01001，表示2023年度校團(tuán)委辦公室的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊，作為檔案檢索工具。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式，確保檔案的整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管期限校團(tuán)委檔案的保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管的檔案凡是反映校團(tuán)委主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)校團(tuán)委工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括校團(tuán)委成立以來的重要文件、會(huì)議記錄、大事記、組織沿革、榮譽(yù)檔案等。2.定期保管的檔案定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)校團(tuán)委工作有查考利用價(jià)值的檔案，可列為定期保管。具體劃分如下：保管期限為30年的檔案：主要包括校團(tuán)委年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，一般性的工作文件、通知，團(tuán)組織換屆選舉材料，團(tuán)員、團(tuán)干部名冊等。保管期限為10年的檔案：主要包括臨時(shí)性的工作方案、活動(dòng)記錄，一般性的往來信函、簡報(bào)等。（二）保管條件1.檔案管理室應(yīng)具備良好的保管條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案管理室應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與檔案管理室分開，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）檔案的存放1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、機(jī)構(gòu)代碼、起止日期等信息。2.將檔案盒存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的存放地點(diǎn)，方便快速查詢檔案。五、檔案的利用（一）利用范圍校團(tuán)委檔案主要供校團(tuán)委內(nèi)部工作人員、下屬各級(jí)團(tuán)組織以及學(xué)校相關(guān)部門在工作中查閱、利用。涉及黨和國家機(jī)密以及個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用。（二）利用方式1.查閱校團(tuán)委內(nèi)部工作人員、下屬各級(jí)團(tuán)組織以及學(xué)校相關(guān)部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。對(duì)于重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，一般不予借閱，確需借閱的，應(yīng)經(jīng)校團(tuán)委主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（三）利用登記檔案管理室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理室負(fù)責(zé)人、校團(tuán)委相關(guān)部門負(fù)責(zé)人以及熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應(yīng)逐件審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法通過對(duì)同類檔案的分析比較，了解檔案的利用頻率和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)校團(tuán)委主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息?！稒n案銷毀清冊》一式兩份，一份留存檔案管理室，一份報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場認(rèn)真核對(duì)檔案與《檔案銷毀清冊》是否一致，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立校團(tuán)委檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點(diǎn)等，調(diào)整圖像的亮度、對(duì)比度等參數(shù)，保證圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類編號(hào)順序，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，存儲(chǔ)格式應(yīng)采用通用的電子文檔格式，如PDF、TIFF等，確保電子文件的長期可讀性。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入將檔案的基本信息（如編號(hào)題名、日期、責(zé)任者、保管期限等）錄入信息化管理系統(tǒng)，并與數(shù)字化檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢提供多種檢索查詢方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.利用登記在信息化管理系統(tǒng)中記錄檔案的查閱、借閱情況，實(shí)現(xiàn)檔案利用的信息化管理。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分級(jí)管理，確保檔案信息的安全。只有