PAGE開口合同如何規(guī)范管理制度開口合同管理制度規(guī)范一、總則（一）制定目的為加強公司開口合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等流程，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有開口合同的管理活動，包括但不限于工程建設、物資采購、服務提供等涉及開口合同的業(yè)務領域。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則開口合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保合同合法有效。2.風險防控原則充分識別、評估開口合同在各個環(huán)節(jié)可能存在的風險，采取有效的風險防控措施，降低公司面臨的法律風險、經(jīng)濟風險等。3.明確權(quán)責原則明確合同管理各部門、各崗位的職責和權(quán)限，做到責任清晰、分工明確，確保合同管理工作有序開展。4.全程監(jiān)控原則對開口合同的全過程進行監(jiān)控，包括合同談判、起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。二、合同管理部門及職責（一）業(yè)務部門1.負責開口合同項目的前期調(diào)研、可行性分析等工作，提出項目立項申請。2.作為合同的執(zhí)行部門，負責合同的具體履行，包括按照合同約定組織實施項目、協(xié)調(diào)各方關(guān)系、及時反饋合同履行情況等。3.負責收集、整理與合同履行相關(guān)的資料，如項目進度報告、質(zhì)量檢驗報告、付款申請等，并提交給合同管理部門。4.根據(jù)合同履行情況，及時提出合同變更、終止等申請，并配合合同管理部門進行相關(guān)工作。（二）合同管理部門1.負責制定和完善開口合同管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.參與合同的談判、起草工作，從合同管理的專業(yè)角度對合同條款進行審核，提出修改意見和風險防控建議。3.負責合同的統(tǒng)一編號、歸檔管理，建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行記錄和跟蹤。4.定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題，并督促業(yè)務部門采取措施解決。5.參與合同糾紛的處理，提供法律支持和專業(yè)意見，維護公司合法權(quán)益。（三）法務部門1.負責對開口合同進行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。2.為合同管理提供法律咨詢和法律培訓，提高公司員工的法律意識和合同管理水平。3.參與合同糾紛的處理，負責起草法律文書、代表公司參加訴訟或仲裁活動等。（四）財務部門1.負責審核合同中的付款條款，確保付款方式、付款時間等符合公司財務管理制度和資金狀況。2.根據(jù)合同履行情況和業(yè)務部門提交的付款申請，辦理款項支付手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督。3.定期對合同執(zhí)行情況進行財務分析，為公司決策提供財務數(shù)據(jù)支持。三、合同簽訂管理（一）合同立項1.業(yè)務部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，提出開口合同項目立項申請，詳細說明項目背景、目標、內(nèi)容、預算、時間要求等。2.立項申請經(jīng)公司相關(guān)領導審批通過后，方可開展合同簽訂的后續(xù)工作。（二）合同談判1.業(yè)務部門負責組織合同談判工作，與合同對方就合同條款進行協(xié)商。談判人員應具備相關(guān)業(yè)務知識和談判技巧，熟悉合同法律法規(guī)，能夠維護公司利益。2.在談判過程中，業(yè)務部門應充分了解對方的資信狀況、經(jīng)營能力、履約能力等，收集相關(guān)資料，為合同簽訂提供參考。3.合同談判應形成書面記錄，記錄談判時間、地點、參與人員、談判內(nèi)容、達成的共識等，作為合同起草的依據(jù)。（三）合同起草1.合同談判達成一致意見后，業(yè)務部門負責起草合同文本。合同文本應使用規(guī)范的語言文字，明確雙方的權(quán)利義務、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。2.合同管理部門和法務部門應參與合同起草工作，從專業(yè)角度對合同條款進行審核和修改，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理、明確具體，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或漏洞等問題。（四）合同審核1.合同起草完成后，應按照公司內(nèi)部審核流程進行審核。審核流程一般包括業(yè)務部門初審、合同管理部門審核、法務部門審查、財務部門審核、公司領導審批等環(huán)節(jié)。2.業(yè)務部門初審主要對合同內(nèi)容是否符合業(yè)務需求、條款是否完整準確等進行審核。3.合同管理部門審核重點關(guān)注合同的格式規(guī)范、風險防控措施、履行條款的合理性等方面。4.法務部門審查主要從法律角度對合同條款進行審查，確保合同合法有效，避免法律風險。5.財務部門審核主要對合同中的付款條款、財務風險等進行審核。6.經(jīng)各部門審核通過后的合同，報公司領導審批。公司領導應根據(jù)合同的重要性、風險程度等因素進行審批，確保合同簽訂符合公司利益和戰(zhàn)略發(fā)展要求。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)公司領導審批通過后,由法定代表人或其授權(quán)代表與合同對方簽訂合同。簽訂合同應使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴格按照公司印章管理制度進行用印審批。2.合同簽訂后，合同管理部門應及時將合同文本原件進行歸檔，并按照合同編號建立合同臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、對方當事人、合同標的、金額、履行期限等信息。四、合同履行管理（一）履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務部門應根據(jù)合同約定制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節(jié)點、責任人等。2.履行計劃應報合同管理部門備案，合同管理部門對履行計劃進行審核，確保履行計劃符合合同要求和公司整體工作安排。（二）履行過程監(jiān)控1.業(yè)務部門作為合同履行的責任主體，應按照履行計劃組織實施合同項目，確保合同按時、按質(zhì)、按量履行。2.在合同履行過程中，業(yè)務部門應定期向合同管理部門反饋合同履行情況，提交項目進度報告、質(zhì)量檢驗報告、付款申請等相關(guān)資料。3.合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和分析，通過查閱資料、實地走訪、召開會議等方式，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題，并督促業(yè)務部門采取措施解決。4.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風險，合同管理部門應及時向公司領導匯報，并會同相關(guān)部門共同研究解決方案。（三）合同變更管理1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款,業(yè)務部門應及時提出合同變更申請，并說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等。2.合同變更申請經(jīng)業(yè)務部門負責人、合同管理部門、法務部門、財務部門等相關(guān)部門審核通過后，報公司領導審批。3.合同變更申請獲得批準后，業(yè)務部門應與合同對方就變更事項進行協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應作為原合同的補充文件進行管理，與原合同具有同等法律效力。（四）合同付款管理1.財務部門應根據(jù)合同約定和業(yè)務部門提交的付款申請，對付款條件進行審核。審核通過后，按照公司財務管理制度辦理款項支付手續(xù)。2.付款申請應包括合同編號、付款金額、付款理由、收款方信息等內(nèi)容，并附相關(guān)證明材料，如發(fā)票、驗收報告等。3.在付款過程中，財務部門應嚴格控制付款進度，確保公司資金安全，避免出現(xiàn)提前付款、超付等情況。五、合同終止管理（一）終止條件1.合同履行完畢，雙方權(quán)利義務已全部實現(xiàn)，合同自然終止。2.合同雙方協(xié)商一致，同意提前終止合同。3.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致或根據(jù)法律規(guī)定終止合同。4.一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同。（二）終止程序1.當出現(xiàn)合同終止情形時，業(yè)務部門應及時通知合同對方，并提出合同終止申請，說明終止原因、終止時間等。2.合同管理部門對合同終止申請進行審核，確認終止條件是否成立，并會同法務部門、財務部門等相關(guān)部門對合同終止后的后續(xù)事宜進行協(xié)商和安排。3.合同終止申請經(jīng)公司領導審批通過后，業(yè)務部門與合同對方辦理合同終止手續(xù)，包括清理債權(quán)債務關(guān)系、交接相關(guān)資料、辦理驗收結(jié)算等。4.合同管理部門負責對合同終止情況進行記錄和歸檔，更新合同臺賬信息。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同管理部門應及時收集合同文本原件、合同談判記錄、審核意見、履行過程中的相關(guān)資料、變更協(xié)議、終止協(xié)議等與合同有關(guān)的文件資料。2.業(yè)務部門應按照合同管理部門的要求，及時將履行過程中產(chǎn)生的資料提交給合同管理部門，確保合同檔案資料的完整性。（二）檔案整理1.合同管理部門對收集到的合同檔案資料進行整理，按照合同編號、時間順序等進行分類、編號、裝訂。2.整理后的合同檔案應編制目錄，注明每份文件的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案安全、完整。2.檔案保管應建立嚴格的管理制度，限制無關(guān)人員查閱檔案，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.定期對合同檔案進行檢查和維護，對破損、褪色等檔案及時進行修復或復制。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人審批后，到合同管理部門辦理查閱手續(xù)。2.合同管理部門應按照查閱申請表的要求，提供相應的合同檔案資料，并監(jiān)督查閱人員在規(guī)定的時間和地點查閱，不得擅自復印、拍照、帶出檔案室等。3.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要合同檔案的查閱，應嚴格按照公司保密制度進行審批和管理。七、合同風險管理（一）風險識別1.合同管理部門、法務部門、業(yè)務部門等應定期對開口合同進行風險識別，通過梳理合同流程、分析合同條款、關(guān)注市場動態(tài)等方式，查找可能存在的風險點。2.風險識別應涵蓋合同簽訂、履行、變更、終止等各個環(huán)節(jié)，包括但不限于法律風險、經(jīng)濟風險、信用風險、市場風險等。（二）風險評估1.對識別出的風險點進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。風險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，如風險矩陣、打分法等。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，確定風險等級，將風險分為高、中、低三個等級，為制定風險應對措施提供依據(jù)。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于高風險，應采取重點防控措施，如加強合同審核、增加擔保條款、密切跟蹤履行情況等；對于中等風險，應采取適當?shù)姆揽卮胧?，如定期檢查、加強溝通協(xié)調(diào)等；對于低風險，可進行適當關(guān)注和監(jiān)控。2.風險應對措施應明確責任部門和責任人，確保風險防控工作落到實處。八、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同管理，嚴格按照合同管理制度簽訂、履行合同，確保合同條款明確、合法、有效，減少合同糾紛的發(fā)生。2.定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的問題，避免問題積累導致糾紛升級。3.加強員工培訓，提高員工的合同意識和法律意識，規(guī)范業(yè)務操作流程，避免因員工失誤或違規(guī)行為引發(fā)合同糾紛。（二）糾紛處理1.當發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務部門應及時向合同管理部門和法務部門報告，并提供相關(guān)資料。2.法務部門負責對合同糾紛進行調(diào)查和分析，收集證據(jù)，評估糾紛的法律風險和可能的處理結(jié)果。3.根據(jù)糾紛情況，制定糾紛處理方