PAGE教育局檔案利用制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)教育局檔案的管理與利用，確保檔案信息的安全、準(zhǔn)確、完整，充分發(fā)揮檔案在教育工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于教育局機(jī)關(guān)各科室、直屬單位以及下屬各級(jí)各類學(xué)校在檔案利用方面的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家檔案管理法律法規(guī)以及教育行業(yè)相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，切實(shí)保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失，同時(shí)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)涉及個(gè)人隱私、學(xué)校機(jī)密等敏感信息。3.高效便民原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高服務(wù)效率，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)，滿足其合理需求。4.真實(shí)完整原則：確保檔案利用所依據(jù)的檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，維護(hù)檔案的原始記錄性。二、檔案利用范圍（一）教育教學(xué)研究1.教師開展教學(xué)方法創(chuàng)新、課程改革等研究時(shí)，可查閱相關(guān)學(xué)科的教學(xué)檔案、教研活動(dòng)記錄等，以獲取歷史經(jīng)驗(yàn)和參考案例。2.教育科研項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可查閱課題立項(xiàng)檔案、研究過程資料、成果鑒定檔案等，為項(xiàng)目研究提供支撐。（二）學(xué)校管理1.學(xué)校制定發(fā)展規(guī)劃、管理制度時(shí)，可參考教育局及上級(jí)部門的政策文件檔案、學(xué)校歷史發(fā)展檔案等，確保規(guī)劃和制度的科學(xué)性、合理性。2.學(xué)校進(jìn)行師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)生管理、校園文化建設(shè)等工作時(shí)，可查閱相關(guān)的教師人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、校園文化活動(dòng)檔案等，為各項(xiàng)工作提供依據(jù)和參考。（三）教育決策1.教育局領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門在制定教育政策、規(guī)劃教育發(fā)展方向時(shí)，可查閱各類教育統(tǒng)計(jì)檔案、教育現(xiàn)狀調(diào)研檔案、國內(nèi)外教育動(dòng)態(tài)檔案等，為決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。2.針對(duì)教育熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題進(jìn)行專項(xiàng)研究和決策時(shí)，可綜合利用相關(guān)的檔案資料，全面了解情況，制定科學(xué)合理的決策方案。（四）教育督導(dǎo)評(píng)估1.教育督導(dǎo)部門開展學(xué)校督導(dǎo)評(píng)估工作時(shí)，可查閱學(xué)校的自評(píng)報(bào)告檔案、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)測(cè)檔案、師資隊(duì)伍建設(shè)檔案等，對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作進(jìn)行全面、客觀的評(píng)價(jià)。2.在對(duì)教育工作進(jìn)行專項(xiàng)督導(dǎo)評(píng)估時(shí)，可依據(jù)相關(guān)的政策法規(guī)檔案、工作標(biāo)準(zhǔn)檔案等，確保督導(dǎo)評(píng)估工作的規(guī)范性和公正性。（五）社會(huì)服務(wù)1.應(yīng)社會(huì)各界對(duì)教育信息的需求，如家長了解學(xué)校招生政策、教育資源配置情況等，可提供相應(yīng)的檔案資料進(jìn)行查閱或咨詢服務(wù)。2.對(duì)于教育領(lǐng)域的歷史文化研究、公益宣傳等活動(dòng)，可根據(jù)需要提供相關(guān)的檔案素材，發(fā)揮檔案的社會(huì)教育功能。三、檔案利用流程（一）申請(qǐng)1.檔案利用者需填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍、期限等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)加蓋申請(qǐng)單位或個(gè)人的公章（個(gè)人申請(qǐng)需簽字），并注明聯(lián)系方式。（二）審核1.檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核申請(qǐng)目的是否符合檔案利用范圍，申請(qǐng)內(nèi)容是否明確、合理，申請(qǐng)期限是否適當(dāng)?shù)取?.對(duì)于涉及重要檔案、機(jī)密檔案或可能影響檔案安全的利用申請(qǐng)，需報(bào)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人或教育局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查閱1.經(jīng)審核批準(zhǔn)后，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，為利用者提供相應(yīng)的檔案資料。利用者需在指定的檔案查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.檔案管理人員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助利用者查閱檔案，提供必要的指導(dǎo)和幫助。利用者查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（四）復(fù)制1.如利用者需要復(fù)制檔案資料，應(yīng)向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并注明復(fù)制的內(nèi)容、數(shù)量、用途等。2.檔案管理部門對(duì)復(fù)制申請(qǐng)進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的復(fù)制方式和要求進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明與原件核對(duì)無誤。3.對(duì)于涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)制范圍和數(shù)量，并按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（五）歸還1.檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，利用者應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檔案管理部門應(yīng)做好記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、檔案利用權(quán)限與限制（一）利用權(quán)限1.教育局機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，可按照規(guī)定程序查閱、復(fù)制與其工作職責(zé)相關(guān)的檔案資料。2.直屬單位和下屬學(xué)校的工作人員，在履行本單位工作職責(zé)時(shí)，可申請(qǐng)查閱、復(fù)制相關(guān)的檔案資料，但需經(jīng)過本單位負(fù)責(zé)人審批，并報(bào)教育局檔案管理部門備案。3.外單位因工作需要查閱教育局檔案的，需持有單位介紹信，并經(jīng)教育局檔案管理部門審核批準(zhǔn)。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱，需報(bào)經(jīng)教育局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.個(gè)人因特殊原因需要查閱教育局檔案的，如涉及個(gè)人權(quán)益、歷史研究等，需提供相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍和利用方式，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自提供給無關(guān)人員查閱、復(fù)制。2.檔案形成未滿規(guī)定保管期限的，一般不得對(duì)外提供利用。確因工作需要提前利用的，需報(bào)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。3.對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、抽換、損毀等行為的，禁止其利用檔案，并依法追究相關(guān)責(zé)任。4.利用檔案時(shí)，不得擅自公布檔案內(nèi)容，如需公開發(fā)布檔案信息，需按照信息公開的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。五、檔案利用安全與保密管理（一）安全管理1.檔案查閱場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案查閱場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.在檔案利用過程中，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等安全事故，檔案管理人員應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管部門。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案利用過程中涉及的機(jī)密信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.利用者在查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得在利用過程中談?wù)摗鞑n案中的機(jī)密信息。3.對(duì)于涉及保密檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)，并要求利用者簽署保密承諾書。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保檔案信息安全保密。六、檔案利用監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.教育局建立檔案利用監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用活動(dòng)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括檔案利用申請(qǐng)的審核情況、利用流程的執(zhí)行情況、檔案安全保密措施的落實(shí)情況等。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并責(zé)令限期整改。情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人員的責(zé)任。（二）考核制度1.將檔案利用工作納入教育局對(duì)各科室、直屬單位以及下屬學(xué)校的工作考核內(nèi)容，考核指標(biāo)包括檔案利用服務(wù)質(zhì)量、檔案安全保密情況、檔案利用效率等。2.定期對(duì)檔案利用工作進(jìn)行考核評(píng)估，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)檔案利用工作成績突出的單位和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存在問題較多、工作不力的單位和個(gè)人，進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令整改。七、檔案利用信息化建設(shè)（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立教育局檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)涵蓋各類檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等，方便利用者快速查詢和獲取所需檔案資料。（二）推進(jìn)檔案信息資源共享1.通過檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教育局內(nèi)部各科室、直屬單位以及下屬學(xué)校之間的檔案信息資源共享，提高工作效率和協(xié)同辦公能力。2.逐步探索與其他相關(guān)部門之間的檔案信息共享機(jī)制，促進(jìn)教育信息的互聯(lián)互通，更好地為教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)。（三）加強(qiáng)信息化安全管理1.建立健全檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制等技術(shù)手段，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸和存儲(chǔ)過程中的安