PAGE營(yíng)業(yè)場(chǎng)所資料保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)營(yíng)業(yè)場(chǎng)所資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度規(guī)范。本制度適用于本公司[具體營(yíng)業(yè)場(chǎng)所名稱]的所有部門及員工，旨在規(guī)范營(yíng)業(yè)場(chǎng)所各類資料的保管、使用、查閱、銷毀等行為，保障公司運(yùn)營(yíng)的正常開展，維護(hù)公司的合法權(quán)益，同時(shí)符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于公司在[營(yíng)業(yè)場(chǎng)所具體地址]開展業(yè)務(wù)過(guò)程中所涉及的各類資料，包括但不限于客戶資料、業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔、行政文件等。涵蓋從營(yíng)業(yè)場(chǎng)所設(shè)立之初到日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的所有與業(yè)務(wù)相關(guān)的書面、電子及其他形式的資料。（三）基本原則1.合法性原則：資料保管工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)主管部門的相關(guān)規(guī)定，確保公司行為合法合規(guī)。2.完整性原則：全面、完整地收集和保管各類資料，不得遺漏重要信息，保證資料能夠反映公司營(yíng)業(yè)場(chǎng)所業(yè)務(wù)活動(dòng)的全貌。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)記錄業(yè)務(wù)事實(shí)，避免虛假或錯(cuò)誤信息，為公司決策提供可靠依據(jù)。4.安全性原則：采取有效措施保障資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露或被篡改，確保資料的保密性、完整性和可用性。5.可追溯性原則：資料的保管應(yīng)具備清晰的記錄和索引，便于查詢和追溯，能夠快速定位所需資料，滿足內(nèi)外部審計(jì)、查詢等需求。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.客戶資料類：包括客戶基本信息、聯(lián)系方式、交易記錄、信用評(píng)估等與客戶相關(guān)的所有資料。2.業(yè)務(wù)合同類：涵蓋公司對(duì)外簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，以及合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)資料類：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目明細(xì)、稅務(wù)記錄、資金往來(lái)憑證等財(cái)務(wù)方面的資料。4.運(yùn)營(yíng)管理類：如營(yíng)業(yè)場(chǎng)所的運(yùn)營(yíng)計(jì)劃、工作流程、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等反映運(yùn)營(yíng)管理情況的資料。5.技術(shù)文檔類：涉及公司業(yè)務(wù)的技術(shù)方案、產(chǎn)品設(shè)計(jì)文檔、技術(shù)研發(fā)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)相關(guān)資料。6.行政文件類：包括公司內(nèi)部規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知公告、人事檔案等行政事務(wù)方面的資料。（二）編號(hào)規(guī)則為便于資料的識(shí)別、管理和查詢，對(duì)各類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用[編號(hào)格式說(shuō)明，例如：“YYYYMMDDXXXXXX”，其中“YYYY”代表年份，“MM”代表月份，“DD”代表日期，“XXXXXX”為順序號(hào)]的格式。不同類型資料在編號(hào)前添加特定標(biāo)識(shí)，如“K”代表客戶資料，“H”代表業(yè)務(wù)合同，“C”代表財(cái)務(wù)資料，“Y”代表運(yùn)營(yíng)管理資料，“J”代表技術(shù)文檔，“X”代表行政文件。例如，一份2023年5月10日生成的客戶資料，編號(hào)為“K20230510000001”。三、資料保管職責(zé)（一）各部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的資料移交至公司資料保管部門。在日常工作中，對(duì)涉及的資料進(jìn)行妥善保管，防止資料丟失或損壞，配合資料保管部門的相關(guān)檢查和盤點(diǎn)工作。2.資料保管部門設(shè)立專門的資料保管崗位，配備專業(yè)的保管人員，負(fù)責(zé)公司營(yíng)業(yè)場(chǎng)所資料的統(tǒng)一保管工作。依據(jù)資料分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)接收的資料進(jìn)行分類整理、編號(hào)登記，并建立詳細(xì)的資料目錄和索引。制定并執(zhí)行資料保管的安全措施，包括防火、防潮、防蟲、防盜等，確保資料存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。定期對(duì)資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核實(shí)資料的數(shù)量和狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。負(fù)責(zé)資料的查閱、借閱管理工作，按照規(guī)定的流程為有權(quán)限的人員提供資料服務(wù)。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)保管財(cái)務(wù)資料，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)管理制度和會(huì)計(jì)法規(guī)的要求，對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理、歸檔保管。確保財(cái)務(wù)資料的保密性和安全性，防止財(cái)務(wù)信息泄露。配合公司內(nèi)外部審計(jì)、稅務(wù)檢查等工作，提供準(zhǔn)確、完整的財(cái)務(wù)資料。4.行政部門負(fù)責(zé)行政文件的起草、審核、發(fā)布和保管工作，確保行政文件的規(guī)范性和有效性。對(duì)公司內(nèi)部規(guī)章制度進(jìn)行整理歸檔，定期更新和維護(hù)，為員工提供查閱服務(wù)。協(xié)助其他部門做好資料保管相關(guān)的行政事務(wù)工作，如辦公用品的配備、辦公環(huán)境的維護(hù)等，以保障資料保管工作的順利開展。（二）保管人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守資料保管制度，認(rèn)真履行資料保管職責(zé)，確保資料的安全和完整。2.熟悉各類資料的分類和保管要求，熟練掌握資料的查閱、借閱流程，為使用人員提供準(zhǔn)確、高效的服務(wù)。3.定期對(duì)保管的資料進(jìn)行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)資料有損壞、變質(zhì)等情況及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.做好資料保管場(chǎng)所的日常管理工作，保持環(huán)境整潔、通風(fēng)良好，設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行。5.保守資料機(jī)密，不得擅自泄露資料內(nèi)容，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入資料保管場(chǎng)所。四、資料保管方式與存儲(chǔ)環(huán)境（一）保管方式1.紙質(zhì)資料：對(duì)于重要的紙質(zhì)資料，應(yīng)采用專柜存放，并配備必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)備。建立紙質(zhì)資料借閱登記冊(cè)，詳細(xì)記錄借閱日期、借閱人、歸還日期等信息。對(duì)于日常使用頻率較低的紙質(zhì)資料，可進(jìn)行縮微處理，以便長(zhǎng)期保存和查閱。2.電子資料：電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)電子資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)，便于快速查找和訪問(wèn)。同時(shí)，設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)敏感資料進(jìn)行加密處理，確保電子資料的安全性。3.其他介質(zhì)資料：對(duì)于存儲(chǔ)在光盤、磁帶等其他介質(zhì)上的資料，應(yīng)按照介質(zhì)的特性進(jìn)行妥善保管。定期對(duì)介質(zhì)進(jìn)行檢查和測(cè)試，確保數(shù)據(jù)可讀可寫。同時(shí)，建立相應(yīng)的介質(zhì)使用記錄，記錄介質(zhì)的使用情況和存儲(chǔ)內(nèi)容。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.溫度與濕度：資料保管場(chǎng)所的溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍，例如18℃22℃]之間，濕度應(yīng)控制在[適宜濕度范圍，例如40%60%]以內(nèi)。安裝溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控環(huán)境參數(shù)，并配備相應(yīng)的調(diào)節(jié)設(shè)備（如空調(diào)、除濕機(jī)等），確保環(huán)境條件符合要求。2.防火與防盜：資料保管場(chǎng)所應(yīng)安裝防火報(bào)警裝置和滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。門窗應(yīng)具備防盜功能，安裝防盜門窗、監(jiān)控?cái)z像頭等設(shè)施，24小時(shí)監(jiān)控資料保管場(chǎng)所的安全情況。同時(shí)，制定防盜應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生盜竊事件，能夠迅速采取措施，減少損失。3.防蟲與防潮：在資料保管場(chǎng)所放置防蟲藥品（如樟腦丸等），防止蟲害對(duì)資料的破壞。對(duì)于易受潮的資料，應(yīng)采用防潮包裝材料進(jìn)行封裝，并放置干燥劑。定期對(duì)資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有蟲蛀、霉變跡象，應(yīng)及時(shí)采取處理措施。五、資料查閱與借閱（一）查閱流程1.內(nèi)部查閱公司員工因工作需要查閱資料時(shí)，應(yīng)填寫《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審核，如認(rèn)為申請(qǐng)合理，簽字批準(zhǔn)后交資料保管部門。資料保管人員根據(jù)申請(qǐng)表，在確保查閱人員符合權(quán)限的前提下，為其提供所需資料，并在《資料查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人等信息。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還資料，如需延長(zhǎng)查閱時(shí)間，應(yīng)提前向資料保管部門申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。查閱過(guò)程中，查閱人員不得擅自涂改、損壞資料。2.外部查閱因政府監(jiān)管部門、合作伙伴等外部單位需要查閱公司營(yíng)業(yè)場(chǎng)所資料時(shí)，應(yīng)提前提交正式的查閱函，注明查閱的資料范圍、目的、時(shí)間等內(nèi)容。公司相關(guān)部門對(duì)查閱函進(jìn)行審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，通知資料保管部門。資料保管部門按照外部單位的要求，在指定的地點(diǎn)和時(shí)間提供資料查閱服務(wù)，并安排專人進(jìn)行陪同和監(jiān)督。查閱過(guò)程中，外部人員不得擅自復(fù)制、傳播資料內(nèi)容，如有特殊需要，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定另行辦理審批手續(xù)。（二）借閱流程1.內(nèi)部借閱公司員工因工作需要借閱資料時(shí)，需填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人審核同意后，簽字并交資料保管部門負(fù)責(zé)人審批。資料保管部門負(fù)責(zé)人根據(jù)資料的重要性、保密性以及借閱人的工作需求等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，如批準(zhǔn)借閱，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并安排保管人員辦理借閱手續(xù)。保管人員將借閱的資料交付借閱人，并在《資料借閱登記冊(cè)》上記錄借閱日期、借閱人、資料名稱、編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。同時(shí)，要求借閱人出具借條，注明資料的保管責(zé)任。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需續(xù)借，應(yīng)提前向資料保管部門申請(qǐng)。歸還資料時(shí)，保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。2.外部借閱原則上不允許外部單位借閱公司營(yíng)業(yè)場(chǎng)所資料，如因特殊情況確需借閱，應(yīng)按照公司對(duì)外合作的相關(guān)規(guī)定，由合作部門提出申請(qǐng)，并提交詳細(xì)的借閱方案，包括借閱目的、范圍、期限、保密措施等。申請(qǐng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，與外部單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保資料在借閱過(guò)程中的安全性和保密性。資料保管部門按照保密協(xié)議的要求，為外部單位辦理資料借閱手續(xù)，嚴(yán)格控制借閱資料的范圍和數(shù)量，并安排專人跟蹤借閱資料的使用情況。借閱期限屆滿后，及時(shí)收回資料，并對(duì)資料進(jìn)行檢查和核對(duì)。六、資料保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的資料，實(shí)行嚴(yán)格的保密制度。資料保管人員和查閱、借閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在資料保管場(chǎng)所設(shè)置明顯的保密標(biāo)識(shí)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。對(duì)存放敏感資料的區(qū)域進(jìn)行單獨(dú)管理，采取加密存儲(chǔ)、門禁控制等措施，確保資料的保密性。3.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)。在資料查閱、借閱過(guò)程中，提醒員工注意保護(hù)資料的機(jī)密性，不得隨意泄露資料內(nèi)容。4.對(duì)于因工作需要必須對(duì)外提供資料的情況，應(yīng)按照公司的對(duì)外信息披露制度進(jìn)行審批，確保資料的提供符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，同時(shí)對(duì)提供的資料進(jìn)行必要的脫敏處理，防止敏感信息泄露。（二）安全管理1.建立資料安全管理制度，明確資料保管過(guò)程中的安全責(zé)任和操作規(guī)范。定期對(duì)資料保管場(chǎng)所的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)資料保管人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。制定資料安全應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，定期組織演練，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地采取措施，減少損失。3.對(duì)資料的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，及時(shí)更新存儲(chǔ)介質(zhì)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)備份恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)重要資料進(jìn)行備份，并進(jìn)行異地存儲(chǔ)，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。七、資料整理與歸檔（一）定期整理1.資料保管部門應(yīng)定期對(duì)保管的資料進(jìn)行整理，原則上每月進(jìn)行一次小整理，每季度進(jìn)行一次全面整理。小整理主要對(duì)當(dāng)月新增的資料進(jìn)行分類、編號(hào)和上架，確保資料擺放有序，便于查找。全面整理則對(duì)所有資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)資料的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。2.在整理過(guò)程中，對(duì)破損、褪色、字跡模糊等難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。對(duì)于已失去保存價(jià)值的資料，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。同時(shí)，對(duì)資料的目錄和索引進(jìn)行更新，確保與實(shí)際資料情況相符。（二）歸檔要求1.資料歸檔應(yīng)遵循分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、便于查詢的原則。按照資料分類和編號(hào)規(guī)則，將各類資料分別歸檔存放，并建立清晰的檔案目錄和索引。2.歸檔資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、刪除或添加內(nèi)容。對(duì)于需要補(bǔ)充說(shuō)明或更正的資料，應(yīng)在相應(yīng)位置進(jìn)行標(biāo)注，并附上補(bǔ)充或更正的文件。3.電子資料歸檔時(shí)，應(yīng)確保文件格式的通用性和可讀性，同時(shí)建立電子檔案的存儲(chǔ)路徑和文件名規(guī)范，便于快速檢索和調(diào)用。對(duì)于重要的電子資料，應(yīng)進(jìn)行多重備份，并分別存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)設(shè)備和物理位置。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過(guò)規(guī)定的保存期限，且公司不再需要留存相關(guān)信息。2.資料所涉及的業(yè)務(wù)已結(jié)束，且無(wú)后續(xù)查詢、審計(jì)等需求。3.資料因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聯(lián)p壞，無(wú)法修復(fù)且無(wú)保留價(jià)值。4.資料內(nèi)容違反法律法規(guī)或公司規(guī)定，必須予以銷毀。（二）銷毀流程1.由資料保管部門提出資料銷毀申請(qǐng)，填寫《資料銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將申請(qǐng)表提交至公司相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核部門應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)、重要性以及公司的實(shí)際情況進(jìn)行評(píng)估，如認(rèn)為申請(qǐng)合理，簽字批準(zhǔn)后交資料保管部門。3.資料保管部門根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，組織實(shí)施資料銷毀工作。對(duì)于紙質(zhì)資料，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子資料，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。4.在資料銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、有效。銷毀完成后，監(jiān)督人員在《資料銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司相關(guān)部門備案。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立資料保管監(jiān)督小組，由公司管理層、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。監(jiān)督小組定期對(duì)營(yíng)業(yè)場(chǎng)所資料保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保制度的有效落實(shí)。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門資料的保管情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告資料保管部門。資料保管部門對(duì)各部門的自查情況進(jìn)行匯總分析，針對(duì)存在的共性問(wèn)題提出改進(jìn)措施，加強(qiáng)資料保管工作的整體管理水平。3.資料保管人員應(yīng)定期對(duì)資料保管工作進(jìn)行自我檢查和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)自身工作中的不足之處及時(shí)改進(jìn)，并向資料保管部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展和存在的問(wèn)題。（二）外部檢查1.積極配合政府監(jiān)管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部單位對(duì)公司營(yíng)業(yè)場(chǎng)所資料保管情況的檢查和審計(jì)工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部檢查和審計(jì)提出的意見和建議，及時(shí)對(duì)資料保管制度進(jìn)行修訂和完善，加強(qiáng)資料保管工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，確保公司資料保管工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。十、附則（一）解釋權(quán)本制度規(guī)范由公司[