PAGE檔案室電子查閱制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案室電子查閱行為，確保檔案信息的安全與合理利用，提高工作效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及員工對(duì)檔案室電子檔案的查閱活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：電子檔案查閱活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，不得利用電子檔案查閱從事違法違規(guī)行為。2.安全性原則：確保電子檔案在查閱過(guò)程中的安全性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.授權(quán)性原則：查閱電子檔案需經(jīng)合法授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和方式進(jìn)行電子檔案查閱操作。二、檔案分類(lèi)與標(biāo)識(shí)（一）檔案分類(lèi)1.行政類(lèi)：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、人事檔案等。2.財(cái)務(wù)類(lèi)：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目明細(xì)、審計(jì)報(bào)告等。3.業(yè)務(wù)類(lèi)：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔等。4.技術(shù)類(lèi)：研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等。（二）標(biāo)識(shí)規(guī)則為便于識(shí)別和管理，對(duì)每類(lèi)電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)應(yīng)包含檔案類(lèi)別、年份、序號(hào)等信息，例如：行政2023001，表示2023年的第1份行政類(lèi)電子檔案。三、查閱權(quán)限設(shè)定（一）不同崗位查閱權(quán)限1.高層管理人員：可查閱公司各類(lèi)電子檔案，包括機(jī)密級(jí)檔案，但需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人：有權(quán)查閱本部門(mén)相關(guān)的電子檔案，以及與工作相關(guān)的跨部門(mén)檔案，查閱機(jī)密級(jí)檔案需經(jīng)特定審批。3.普通員工：只能查閱與其工作直接相關(guān)的電子檔案，如需查閱其他檔案，需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）特殊檔案查閱權(quán)限1.機(jī)密檔案：查閱機(jī)密檔案需填寫(xiě)專(zhuān)門(mén)的申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案室管理人員協(xié)助查閱，并進(jìn)行全程記錄。2.重要業(yè)務(wù)檔案：涉及公司重大業(yè)務(wù)決策或關(guān)鍵信息的檔案，查閱權(quán)限根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求設(shè)定，一般需經(jīng)過(guò)多層審批。四、查閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.查閱人需填寫(xiě)電子檔案查閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、所需檔案名稱(chēng)及類(lèi)別等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人。（二）審批流程1.部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人的工作需求和權(quán)限范圍進(jìn)行初步審核。2.對(duì)于超出普通權(quán)限的查閱申請(qǐng)，部門(mén)負(fù)責(zé)人需提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，申請(qǐng)表返回檔案室管理人員，作為查閱的依據(jù)。五、查閱方式與操作規(guī)范（一）查閱方式1.在線查閱：檔案室管理人員根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，在電子檔案管理系統(tǒng)中為查閱人開(kāi)通相應(yīng)的查閱權(quán)限，查閱人可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)在線查閱電子檔案。2.離線查閱：對(duì)于因工作需要確實(shí)無(wú)法在線查閱且經(jīng)特殊審批的情況，可允許查閱人進(jìn)行離線查閱。但查閱人需使用專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備，并確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全性。（二）操作規(guī)范1.查閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行操作，不得擅自更改查閱設(shè)備的設(shè)置。2.查閱過(guò)程中如需復(fù)制電子檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的格式和用途進(jìn)行復(fù)制。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)關(guān)閉查閱界面，退出電子檔案管理系統(tǒng)。六、檔案安全與保密措施（一）網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)1.檔案室配備專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的位置。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案信息的完整性。（三）人員保密管理1.所有參與電子檔案查閱工作的人員均需簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.加強(qiáng)對(duì)查閱人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露。七、查閱記錄與審計(jì)（一）查閱記錄1.檔案室管理人員應(yīng)對(duì)每次電子檔案查閱進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱(chēng)及類(lèi)別、查閱目的等。2.查閱記錄應(yīng)保存一定期限，以便日后審計(jì)和查詢(xún)。（二）審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)電子檔案查閱情況進(jìn)行審計(jì)，檢查查閱行為是否符合制度規(guī)定。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)查閱行為，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.組織開(kāi)展電子檔案查閱制度培訓(xùn)，向員工講解制度的目的、適用范圍、查閱流程、安全保密要求等內(nèi)容。2.培訓(xùn)電子檔案管理系統(tǒng)的操作方法，使員工能夠熟練進(jìn)行查閱操作。（二）宣傳方式1.通過(guò)公司內(nèi)部宣傳欄、郵件、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等渠道宣傳電子檔案查閱制度，提高員工的知曉度。2.定期發(fā)布制度執(zhí)行情況通報(bào)，對(duì)遵守制度的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表?yè)P(yáng)，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)