PAGE檔案館制度規(guī)范要求標(biāo)準(zhǔn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度規(guī)范要求標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立統(tǒng)一的檔案館，對(duì)各類檔案進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的歷史發(fā)展過(guò)程，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、質(zhì)量管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類合同、協(xié)議、報(bào)表、文件等。3.基本建設(shè)類檔案：涉及公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過(guò)程中產(chǎn)生的圖紙、文件、資料等。4.科研項(xiàng)目類檔案：針對(duì)公司/組織開展的科研項(xiàng)目，包括項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等。5.設(shè)備儀器類檔案：有關(guān)公司/組織設(shè)備儀器的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報(bào)廢等過(guò)程的文件、資料、圖紙等。6.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動(dòng)、事件、人物等的檔案資料。7.電子檔案：存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案信息。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用層次編碼法，由全宗號(hào)、年度號(hào)、類別號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)組成。2.全宗號(hào)：本公司/組織的全宗號(hào)由上級(jí)檔案行政管理部門賦予，在檔案管理系統(tǒng)中統(tǒng)一設(shè)定。3.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。4.類別號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置，用大寫字母表示，如“XZ”代表行政管理類檔案，“JY”代表業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案等。5.案卷號(hào)：按類別編制，每個(gè)類別下的案卷從“001”開始依次編號(hào)。6.件號(hào)：在案卷內(nèi)按文件排列順序從“001”開始編號(hào)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料均應(yīng)收集歸檔。2.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件的原件及相關(guān)附屬材料。3.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。4.反映公司/組織歷史沿革、重大事件、重要人物等的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案資料移交至檔案館。2.檔案收集應(yīng)保持文件材料的完整性和系統(tǒng)性，不得遺漏重要文件。對(duì)于成套性文件，應(yīng)收集齊全完整。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合耐久性要求，禁止使用易褪色的書寫材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)集中在一起。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，編制卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表，裝訂成冊(cè)，編制案卷封面和脊背，裝入檔案盒。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)和流程，對(duì)合同、協(xié)議、報(bào)表等文件進(jìn)行分類整理，可采用一事一卷或多事一卷的方式，編制卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒。3.基本建設(shè)類檔案：按照項(xiàng)目建設(shè)階段，將項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等分別整理，編制卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒。4.科研項(xiàng)目類檔案：按照科研項(xiàng)目的研究進(jìn)程，將項(xiàng)目申報(bào)、研究實(shí)驗(yàn)、成果鑒定等階段形成的文件進(jìn)行整理，可采用一個(gè)項(xiàng)目一卷或多個(gè)項(xiàng)目一卷的方式，編制卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒。5.設(shè)備儀器類檔案：按照設(shè)備儀器的型號(hào)和購(gòu)置時(shí)間，將設(shè)備儀器的購(gòu)置合同、說(shuō)明書、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報(bào)廢文件等進(jìn)行整理，編制卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒。6.聲像檔案：按照照片、錄音、錄像的形成時(shí)間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類整理，編寫文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，裝入檔案盒或存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上。7.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案柜、檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于移動(dòng)和通風(fēng)，檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，尺寸符合標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）檔案存放1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案裝入檔案盒，存放在檔案柜或檔案架上。2.不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。3.對(duì)于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要決策文件、規(guī)章制度、歷史沿革資料、重大事件記錄、重要人事檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司/組織的一般業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性的文件材料、臨時(shí)性的報(bào)表等。5.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況確定，如有調(diào)整，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行標(biāo)注和說(shuō)明。（五）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。清點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次，并做好記錄。2.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、安全性、保管環(huán)境等。檢查工作每季度至少進(jìn)行一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.建立檔案清點(diǎn)與檢查臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案清點(diǎn)與檢查的時(shí)間、內(nèi)容、結(jié)果等信息。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的檔案以及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱與本公司/組織有業(yè)務(wù)往來(lái)的相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要，依法查閱、借閱本公司/組織相關(guān)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可在檔案館查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案館應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人進(jìn)行協(xié)助。2.借閱：利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、檔案館負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、檔案館負(fù)責(zé)人審批后，由檔案館工作人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案館印章。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)出示有效身份證件，填寫查閱登記表，注明查閱時(shí)間、檔案名稱、查閱目的等信息。2.借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)提交借閱申請(qǐng)表，經(jīng)審批后，與檔案館工作人員簽訂借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保管責(zé)任等事項(xiàng)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案時(shí)，利用者應(yīng)提交復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)審批后，按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)繳納復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制費(fèi)用應(yīng)開具正式發(fā)票。（四）利用限制1.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案原件一般不外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的安全保密措施，確保檔案安全。3.利用者不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如需摘錄或引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案館工作人員審核同意。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)從內(nèi)容、時(shí)間、來(lái)源等方面進(jìn)行綜合分析，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)于擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、檔案館負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，一般采用焚燒或粉碎等方法，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為常見(jiàn)的圖片格式，如JPEG、TIFF等。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、去噪等處理，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。4.存儲(chǔ)備份：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的錄入和修改，確保檔案目錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按全宗號(hào)、年度號(hào)、類別號(hào)、案卷號(hào)、文件名等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同用戶的操作進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息安全。（四）數(shù)