PAGE檔案局檔案保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本檔案局檔案保管工作，確保檔案的完整、安全與有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本局各類(lèi)檔案的保管工作，包括但不限于文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息的泄露。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，便于檔案的查閱、使用，提高檔案利用效率。二、檔案保管機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）保管機(jī)構(gòu)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管庫(kù)房，配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境符合要求。庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。（二）人員職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。嚴(yán)格遵守檔案保管制度，確保檔案的安全與完整。按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)提供利用服務(wù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。2.庫(kù)房管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好。檢查庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)修。嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房出入登記制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。協(xié)助檔案管理人員做好檔案的整理、上架等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍本局各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類(lèi)整理，編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求，制定相應(yīng)的分類(lèi)方案進(jìn)行整理。3.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間等要素進(jìn)行分類(lèi)整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。4.電子檔案：按照電子文件管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并向檔案管理部門(mén)移交。2.歸檔的檔案應(yīng)符合整理規(guī)范要求，檔案目錄編制準(zhǔn)確、清晰。3.檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門(mén)重新整理。（二）移交手續(xù)1.檔案移交時(shí)，移交部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案管理部門(mén)接收檔案后，雙方經(jīng)辦人員在移交清單上簽字確認(rèn)。3.移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。五、檔案保管期限與分類(lèi)（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本地區(qū)、本部門(mén)、本單位工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年。凡是反映本局一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（二）分類(lèi)方法1.文書(shū)檔案：按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限分類(lèi)。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，如業(yè)務(wù)項(xiàng)目檔案、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)檔案等。3.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容主題等分類(lèi)。4.電子檔案：按照文件類(lèi)型、形成時(shí)間等分類(lèi)。六、檔案庫(kù)房管理（一）庫(kù)房環(huán)境要求1.庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。3.庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，按照保管期限、類(lèi)別等順序排列上架。2.檔案應(yīng)采用密集架、檔案柜等存放設(shè)備，確保檔案存放整齊、有序。3.對(duì)特殊載體的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保護(hù)措施，如光盤(pán)應(yīng)存放在專(zhuān)用的光盤(pán)盒中，磁帶應(yīng)存放在防磁柜中。（三）庫(kù)房安全管理1.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.庫(kù)房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置，確保庫(kù)房安全。3.庫(kù)房管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房出入登記制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。4.庫(kù)房管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)閉門(mén)窗、電源，確保庫(kù)房安全。七、檔案信息化管理（一）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理。2.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄等處理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止電子檔案信息的泄露。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案資源庫(kù)。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等處理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止數(shù)字化檔案信息的泄露。八、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，按時(shí)歸還。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，不得擅自更改、涂抹、圈點(diǎn)檔案。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。九、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值與保管期限相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，提出存毀意見(jiàn)。（四）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門(mén)，一份交本局紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)備案。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。十、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.