PAGE二級中醫(yī)院采購制度規(guī)范一、總則1.目的本采購制度規(guī)范旨在確保二級中醫(yī)院采購活動的合法性、規(guī)范性、合理性和透明度，提高采購效率，保障醫(yī)院醫(yī)療工作的順利開展，維護醫(yī)院及患者的利益。2.適用范圍本制度適用于二級中醫(yī)院內(nèi)所有涉及物資、設(shè)備、服務(wù)等采購活動，包括但不限于藥品、醫(yī)療器械、醫(yī)用耗材、辦公用品、后勤服務(wù)等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。規(guī)范性原則：建立健全采購流程，規(guī)范采購行為，確保采購活動有序進行。合理性原則：根據(jù)醫(yī)院實際需求，合理確定采購項目和數(shù)量，避免浪費和不合理采購。透明度原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受內(nèi)部監(jiān)督和社會監(jiān)督。效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購資金使用效益。二、采購組織與職責1.采購管理委員會組成：由醫(yī)院領(lǐng)導、相關(guān)職能部門負責人、臨床專家等組成。職責：審議醫(yī)院采購政策、制度和流程。審定年度采購預(yù)算和采購計劃。對重大采購項目進行決策和監(jiān)督。2.采購部門職責：負責具體采購活動的組織實施，包括采購需求收集、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等。建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期評估供應(yīng)商。跟蹤采購項目執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。整理和歸檔采購文件資料。3.需求部門職責：提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購項目的技術(shù)評估和商務(wù)談判。配合采購部門進行到貨驗收等工作。4.財務(wù)部門職責：審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。參與采購合同審核，監(jiān)督采購資金支付。負責采購項目的財務(wù)核算和審計。5.審計部門職責：對采購活動進行內(nèi)部審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購行為的公正性等。對采購項目進行績效審計，評估采購資金使用效益。三、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制各需求部門應(yīng)根據(jù)醫(yī)院年度工作計劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，于每年年底前提出下一年度采購預(yù)算申請，詳細說明采購項目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計金額等。采購部門匯總各部門預(yù)算申請后，結(jié)合醫(yī)院財務(wù)狀況和發(fā)展規(guī)劃，編制年度采購預(yù)算草案。采購預(yù)算草案經(jīng)采購管理委員會審議通過后，報醫(yī)院財務(wù)部門審核，最終由醫(yī)院領(lǐng)導審批確定年度采購預(yù)算。2.預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴格按照批準的采購預(yù)算組織采購活動，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)加強對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對預(yù)算執(zhí)行情況進行分析和通報，確保采購資金合理使用。3.預(yù)算調(diào)整當出現(xiàn)以下情況時，可申請采購預(yù)算調(diào)整：因政策變化、市場價格波動等原因?qū)е虏少忢椖砍杀敬蠓黾印ａt(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展需要新增采購項目。原采購預(yù)算編制有誤。預(yù)算調(diào)整申請由需求部門提出，經(jīng)采購部門審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報采購管理委員會審議，由醫(yī)院領(lǐng)導審批。四、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計采購時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。采購申請表提交至采購部門，采購部門對申請內(nèi)容進行初步審核，審核通過后進入采購流程。2.采購審批采購金額較小的項目，由采購部門負責人審批；采購金額較大的項目，按照醫(yī)院規(guī)定的審批權(quán)限，報相關(guān)領(lǐng)導審批。對于涉及重大醫(yī)療設(shè)備、高值醫(yī)用耗材等采購項目，需經(jīng)采購管理委員會審議通過。3.供應(yīng)商選擇采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購項目需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合要求的供應(yīng)商，并邀請其參與項目投標或報價。采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進行資格審查，審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績信譽等。采用招標、競爭性談判、詢價等方式確定中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。招標采購應(yīng)按照《中華人民共和國招標投標法》等相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行；競爭性談判和詢價采購應(yīng)符合相關(guān)采購規(guī)定的程序和要求。4.采購合同簽訂采購部門與中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院法律顧問審核，確保合同內(nèi)容合法有效。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門備案。5.采購驗收采購項目到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準備。需求部門組織相關(guān)人員按照采購合同和相關(guān)標準對采購物品或服務(wù)進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。對于大型醫(yī)療設(shè)備等重要采購項目，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)參與驗收。驗收合格后，驗收人員應(yīng)簽署驗收報告。如發(fā)現(xiàn)采購物品或服務(wù)存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施，直至達到驗收要求。6.采購付款財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間支付采購款項。對于分期付款的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的分期時間和金額進行付款操作，并做好相應(yīng)的賬務(wù)處理。五、采購方式1.招標采購適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有較多潛在供應(yīng)商的項目，如大型醫(yī)療設(shè)備采購等。招標采購應(yīng)按照法定程序進行，包括發(fā)布招標公告、發(fā)售招標文件、開標、評標、定標等環(huán)節(jié)。評標委員會由醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)專家、技術(shù)人員及外部專家等組成，負責對投標文件進行評審，推薦中標候選人。2.競爭性談判采購適用于招標所需時間不能滿足醫(yī)院緊急需要、技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或具體要求等情況的采購項目。采購部門邀請不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商參與談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。3.詢價采購適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，如辦公用品、小型醫(yī)用耗材等。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)報價情況確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十等情況的采購項目。單一來源采購應(yīng)按照規(guī)定程序進行審批，確保采購行為的合理性和必要性。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準入采購部門制定供應(yīng)商準入標準，包括供應(yīng)商資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、信譽等方面的要求。供應(yīng)商申請準入時，應(yīng)提交相關(guān)證明材料，采購部門對其進行審核評估，符合準入標準的供應(yīng)商納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.供應(yīng)商評估采購部門定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平、合作配合度等方面。采用定性與定量相結(jié)合的評估方法，對供應(yīng)商進行評分排名。評估結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作、淘汰等決策的依據(jù)。3.供應(yīng)商淘汰對于出現(xiàn)以下情況的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時將其淘汰出供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫：提供的產(chǎn)品質(zhì)量不合格，經(jīng)多次整改仍不符合要求。交貨期經(jīng)常延誤，影響醫(yī)院正常工作。售后服務(wù)不到位，患者或醫(yī)院投訴較多。存在商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為。4.供應(yīng)商激勵對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門可給予適當?shù)募畲胧?，如?yōu)先合作、增加采購份額、給予價格優(yōu)惠等。通過建立良好的合作關(guān)系，激勵供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，降低采購成本。七、采購風險管理1.風險識別采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動風險、供應(yīng)商違約風險、質(zhì)量風險、法律風險等。針對不同的采購項目和采購環(huán)節(jié)，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險應(yīng)對對于市場價格波動風險，可通過與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款、采用套期保值等方式進行應(yīng)對。對于供應(yīng)商違約風險，加強供應(yīng)商管理和合同約束，要求供應(yīng)商提供履約保證金或擔保，同時建立應(yīng)急供應(yīng)商替代機制。對于質(zhì)量風險，加強采購驗收環(huán)節(jié)管理，嚴格按照質(zhì)量標準進行驗收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務(wù)承諾。對于法律風險，加強對采購法律法規(guī)的學習和培訓，確保采購活動合法合規(guī)，重大采購項目咨詢法律顧問意見。3.風險監(jiān)控建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行跟蹤和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。根據(jù)風險監(jiān)控結(jié)果，調(diào)整風險應(yīng)對措施，確保采購風險始終處于可控狀態(tài)。八、采購檔案管理1.檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購申請表、采購審批文件、采購招標文件、投標文件、評標報告、采購合同、驗收報告、付款憑證等與采購活動相關(guān)的各類文件資料。2.檔案整理采購部門應(yīng)定期對采購檔案進行整理，按照項目類別和時間順序進行分類歸檔，確保檔案資料完整、清晰、有序。3.檔案保管采購檔案應(yīng)妥善保管，指定專人負責檔案管理工作。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和醫(yī)院相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般采購項