PAGE國企供應(yīng)商采購規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強本國企采購管理，規(guī)范供應(yīng)商采購行為，確保采購活動合法合規(guī)、公平公正、高效有序，保障企業(yè)利益，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于本國企各級單位及部門與供應(yīng)商之間的采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等各類采購項目。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則對待所有供應(yīng)商一視同仁，在采購過程中遵循公平競爭、公正評審的原則，不偏袒任何一方。3.誠實守信原則供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，如實提供相關(guān)信息，不得隱瞞或虛報；采購方應(yīng)信守承諾，履行合同約定。4.效益優(yōu)先原則在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性，提高采購效益，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。二、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準入1.供應(yīng)商資質(zhì)要求具有獨立承擔民事責任的能力，具備合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照。具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度，無重大違法違規(guī)記錄。具備履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力，能夠提供符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品或服務(wù)。對于特定行業(yè)的供應(yīng)商，需具備相應(yīng)的行業(yè)資質(zhì)證書或許可證。2.準入流程供應(yīng)商提交準入申請，填寫《供應(yīng)商準入申請表》，并提供相關(guān)資質(zhì)證明文件。采購部門對申請材料進行初審，核實供應(yīng)商基本信息和資質(zhì)情況。組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行實地考察，評估其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等。考察合格后，將供應(yīng)商信息錄入供應(yīng)商管理系統(tǒng)，建立供應(yīng)商檔案，并報上級主管部門備案。（二）供應(yīng)商評價與考核1.評價指標質(zhì)量指標：包括產(chǎn)品質(zhì)量合格率、服務(wù)質(zhì)量達標率等。價格指標：采購價格與市場同類產(chǎn)品或服務(wù)價格的比較情況。交貨期指標：按時交貨率、交貨延遲天數(shù)等。售后服務(wù)指標：響應(yīng)時間、解決問題效率、客戶滿意度等。信譽指標：是否存在違約行為、商業(yè)欺詐等情況。2.評價周期定期評價：每年進行一次全面的供應(yīng)商評價，根據(jù)評價結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商等級。不定期評價：在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，及時進行評價。3.考核方式數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析：采購部門收集整理供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)，如交貨記錄、質(zhì)量檢驗報告等，進行統(tǒng)計分析。問卷調(diào)查：向使用部門、客戶等發(fā)放調(diào)查問卷，了解對供應(yīng)商產(chǎn)品或服務(wù)的滿意度。實地考察：定期或不定期對供應(yīng)商進行實地考察，檢查其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系等。4.評價結(jié)果應(yīng)用根據(jù)評價結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，在同等條件下優(yōu)先采購其產(chǎn)品或服務(wù)，并給予一定的獎勵，如增加采購份額、延長合作期限等。對于良好供應(yīng)商，繼續(xù)保持合作關(guān)系，加強溝通與管理。對于合格供應(yīng)商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，降低其等級或終止合作。對于不合格供應(yīng)商，立即終止合作，并在一定期限內(nèi)禁止其再次準入。（三）供應(yīng)商動態(tài)管理1.信息更新供應(yīng)商應(yīng)定期向采購部門提供企業(yè)基本信息、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品或服務(wù)更新情況等資料，確保信息的及時性和準確性。采購部門及時將供應(yīng)商信息錄入供應(yīng)商管理系統(tǒng)，并根據(jù)實際情況進行更新維護。2.合同執(zhí)行跟蹤在合同執(zhí)行過程中，采購部門負責跟蹤供應(yīng)商的交貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。對于出現(xiàn)違約行為的供應(yīng)商，按照合同約定追究其責任，并記錄在供應(yīng)商檔案中。3.供應(yīng)商淘汰與重新引入對于不再符合合作要求的供應(yīng)商，及時進行淘汰，并從供應(yīng)商管理系統(tǒng)中刪除其信息。如有新的供應(yīng)商申請準入，按照供應(yīng)商準入流程進行審核，符合條件的重新引入。三、采購計劃管理（一）采購需求預(yù)測1.需求收集各使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、項目進度安排等，定期向采購部門提交采購需求計劃，明確所需物資、服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等。采購部門建立采購需求收集渠道，主動收集市場動態(tài)、行業(yè)信息等，為采購需求預(yù)測提供參考。2.需求分析與預(yù)測采購部門對收集到的采購需求進行分析，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)、市場趨勢等因素，運用科學的方法進行需求預(yù)測。對于重大采購項目，組織相關(guān)部門和專家進行論證，確保采購需求的合理性和準確性。（二）采購計劃制定1.計劃編制原則根據(jù)采購需求預(yù)測結(jié)果，結(jié)合企業(yè)庫存狀況、資金預(yù)算等因素，合理編制采購計劃。采購計劃應(yīng)具有前瞻性和靈活性，能夠適應(yīng)市場變化和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的調(diào)整。2.計劃內(nèi)容采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、采購方式、預(yù)算金額等詳細信息。根據(jù)采購項目的特點和要求，制定相應(yīng)的采購策略和風險防控措施。3.計劃審批采購計劃編制完成后，提交采購部門負責人審核，審核通過后報上級主管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大采購計劃，需經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子集體決策。（三）采購計劃執(zhí)行與調(diào)整1.計劃執(zhí)行采購部門按照批準的采購計劃組織實施采購活動，確保采購任務(wù)按時完成。在采購過程中，嚴格按照采購流程和相關(guān)規(guī)定進行操作，保證采購質(zhì)量和進度。2.計劃調(diào)整如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃，采購部門應(yīng)及時提出調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等。調(diào)整申請經(jīng)原審批部門批準后，方可進行采購計劃的調(diào)整，并相應(yīng)修改采購合同等相關(guān)文件。四、采購流程管理（一）采購申請1.申請主體各使用部門負責提出采購申請，明確采購項目的具體需求。2.申請內(nèi)容采購申請應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、交貨時間等詳細信息，并附相關(guān)說明材料。3.申請審批采購申請?zhí)峤缓?，由使用部門負責人進行初審，審核通過后報采購部門。采購部門對采購申請進行復(fù)審，重點審核采購需求的合理性、預(yù)算的準確性等，復(fù)審?fù)ㄟ^后報上級主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購方式選擇1.公開招標適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的采購項目。采購部門按照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標評標等活動。2.邀請招標適用于具有特定資格要求、供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項目。采購部門根據(jù)項目特點和供應(yīng)商情況，選擇若干家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出邀請，組織投標、評標等活動。3.競爭性談判適用于采購項目技術(shù)復(fù)雜、時間緊迫、無法事先計算出價格總額的情況。采購部門與不少于三家的供應(yīng)商進行談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等特殊情況。采購部門應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，按照規(guī)定程序進行審批后實施單一來源采購。5.詢價采購適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，比較各供應(yīng)商的報價，選擇成交供應(yīng)商。（三）采購文件編制1.招標文件編制對于公開招標和邀請招標項目，采購部門負責編制招標文件。招標文件應(yīng)包括招標公告、投標人須知、技術(shù)規(guī)格、評標標準、合同條款等內(nèi)容，確保招標文件的完整性和準確性。2.談判文件編制對于競爭性談判項目，采購部門編制談判文件。談判文件應(yīng)明確談判的程序、規(guī)則、技術(shù)要求、價格要求等，為談判提供依據(jù)。3.詢價文件編制對于詢價采購項目，采購部門編制詢價文件。詢價文件應(yīng)包括詢價函、采購需求、報價要求等內(nèi)容，便于供應(yīng)商報價。（四）采購評審1.評審組織成立采購評審小組，成員包括采購部門代表、技術(shù)專家、財務(wù)人員等，人數(shù)根據(jù)項目規(guī)模和復(fù)雜程度確定。評審小組負責對供應(yīng)商的投標文件、報價文件等進行評審，提出評審意見。2.評審標準評審標準應(yīng)根據(jù)采購項目特點和要求制定，包括技術(shù)方案、價格、售后服務(wù)、信譽等方面。評審標準應(yīng)明確、具體、客觀，確保評審過程的公平公正。3.評審程序評審小組對供應(yīng)商提交的文件進行初步審查，剔除不符合要求的投標文件或報價文件。對符合要求的文件進行詳細評審，按照評審標準進行打分或排序。根據(jù)評審結(jié)果，推薦成交候選人或確定成交供應(yīng)商。（五）合同簽訂1.合同起草采購部門根據(jù)評審結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核采購合同起草完成后，提交法律部門進行審核，重點審核合同條款的合法性、完整性、準確性等。法律部門提出審核意見，采購部門根據(jù)審核意見進行修改完善。3.合同簽訂采購合同經(jīng)審核通過后，由企業(yè)法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂后的合同應(yīng)及時歸檔保存，作為采購活動的重要依據(jù)。（六）采購驗收1.驗收準備采購部門在采購合同約定的交貨時間前，通知使用部門做好驗收準備工作。使用部門制定驗收方案，明確驗收標準、驗收人員、驗收時間等。2.驗收實施貨物到達后，使用部門按照驗收方案組織驗收，對貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行檢查。對于服務(wù)采購項目，使用部門根據(jù)合同要求對服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效果等進行評估驗收。3.驗收報告驗收完成后，驗收人員出具驗收報告，明確驗收結(jié)果。驗收報告經(jīng)使用部門負責人簽字確認后，報采購部門備案。（七）采購付款1.付款申請供應(yīng)商按照合同約定提交付款申請，提供發(fā)票、驗收報告等相關(guān)證明材料。采購部門對付款申請進行審核，核實合同執(zhí)行情況、發(fā)票真實性等。2.付款審批采購部門審核通過后，提交財務(wù)部門進行付款審批。財務(wù)部門根據(jù)企業(yè)資金狀況、預(yù)算安排等進行審批，確保付款的合理性和合規(guī)性。3.付款執(zhí)行經(jīng)審批同意后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別采購部門定期對采購活動進行風險識別，包括市場風險、質(zhì)量風險、供應(yīng)商風險、合同風險、資金風險等。通過收集采購數(shù)據(jù)、分析采購流程、關(guān)注市場動態(tài)等方式，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險。2.風險評估對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風險評估結(jié)果，確定風險等級，為風險應(yīng)對提供依據(jù)。（二）風險應(yīng)對措施1.市場風險應(yīng)對加強市場調(diào)研，及時掌握市場價格波動、供求關(guān)系變化等信息，合理制定采購計劃和采購策略。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，約定在市場價格波動較大時的價格調(diào)整方式。2.質(zhì)量風險應(yīng)對嚴格供應(yīng)商資質(zhì)審查和產(chǎn)品質(zhì)量檢驗，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和樣品。在采購合同中明確質(zhì)量標準和違約責任，加強對采購產(chǎn)品的質(zhì)量跟蹤和驗收。3.供應(yīng)商風險應(yīng)對建立供應(yīng)商評價與考核機制，加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督。與重要供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，降低供應(yīng)商違約風險。4.合同風險應(yīng)對加強采購合同管理，嚴格合同起草、審核、簽訂、履行等環(huán)節(jié)的操作。聘請專業(yè)律師對合同進行審查，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。5.資金風險應(yīng)對合理安排采購資金預(yù)算，確保資金充足。優(yōu)化付款方式，根據(jù)合同約定和企業(yè)資金狀況，合理確定付款時間和比例，降低資金占用成本。（三）風險監(jiān)控與預(yù)警1.風險監(jiān)控建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行跟蹤檢查，及時掌握風險變化情況。收集采購過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)，如供應(yīng)商交貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗結(jié)果、合同執(zhí)行進度等，進行分析評估。2.預(yù)警指標設(shè)定根據(jù)風險評估結(jié)果，設(shè)定風險預(yù)警指標。當風險指標達到或接近預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號。3.預(yù)警處理采購部門收到預(yù)警信號后，立即對風險進行分析評估，采取相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。對預(yù)警處理情況進行記錄備案，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷完善風險防控措施。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門監(jiān)督審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等。對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，督促相關(guān)部門進行整改。2.