PAGE加油站臺賬管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)加油站臺賬管理，確保加油站各類業(yè)務(wù)記錄真實、準(zhǔn)確、完整、及時，為加油站運(yùn)營決策、財務(wù)管理、稅務(wù)申報、安全監(jiān)管等提供可靠依據(jù)，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司所屬的各加油站，涵蓋加油站油品進(jìn)銷存、設(shè)備設(shè)施管理、安全管理、人員管理、財務(wù)管理等各類臺賬的建立、記錄、審核、保管及使用。（三）基本原則1.真實性原則：臺賬記錄應(yīng)如實反映加油站各項業(yè)務(wù)活動的實際發(fā)生情況，不得虛報、瞞報、漏報。2.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，計算、統(tǒng)計應(yīng)符合規(guī)定，避免出現(xiàn)差錯。3.完整性原則：涵蓋加油站運(yùn)營管理的各個方面，不得遺漏重要信息。4.及時性原則：按照規(guī)定的時間及時記錄業(yè)務(wù)事項，確保信息的時效性。5.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循本制度及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的格式、內(nèi)容和流程進(jìn)行臺賬管理。二、臺賬分類及內(nèi)容（一）油品進(jìn)銷存臺賬1.油品入庫臺賬記錄油品供應(yīng)商名稱、供應(yīng)日期、油品品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量檢驗情況等。詳細(xì)記載油品運(yùn)輸車輛信息，包括車牌號、司機(jī)姓名等。對應(yīng)油品的采購發(fā)票號碼、金額等財務(wù)信息。2.油品銷售臺賬按日期記錄每筆油品銷售業(yè)務(wù)，包括銷售時間、客戶名稱、聯(lián)系方式、油品品種、規(guī)格、數(shù)量、銷售單價、銷售額等。注明收款方式（現(xiàn)金、支票、轉(zhuǎn)賬等）及收款金額。3.油品庫存臺賬每日定時盤點記錄油品庫存數(shù)量，區(qū)分不同品種、規(guī)格分別統(tǒng)計。記錄庫存油品的存放位置、油罐編號等信息。對油品損耗情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，分析損耗原因，包括正常損耗和非正常損耗的區(qū)分及說明。（二）設(shè)備設(shè)施臺賬1.加油機(jī)臺賬記錄加油機(jī)型號、編號、購置日期、啟用時間、維修保養(yǎng)記錄（包括維修時間、維修內(nèi)容、維修人員等）。加油機(jī)的日常巡檢記錄，如巡檢時間、巡檢人員、設(shè)備運(yùn)行狀況等。2.儲油罐臺賬儲油罐的規(guī)格、材質(zhì)、容積、建造日期、安裝位置等基本信息。儲油罐的定期檢測記錄，包括檢測時間、檢測機(jī)構(gòu)、檢測結(jié)果等。油罐的防腐、防滲等維護(hù)記錄。3.其他設(shè)備臺賬如油泵、管線、閥門等設(shè)備的臺賬，記錄設(shè)備名稱、型號、編號、購置及維修情況等。（三）安全管理臺賬1.安全檢查臺賬詳細(xì)記錄每日、每周、每月及專項安全檢查的情況，包括檢查時間、檢查人員、檢查部位、發(fā)現(xiàn)的安全隱患及整改情況。對安全隱患進(jìn)行分類登記，明確整改責(zé)任人、整改期限及整改結(jié)果。2.安全教育培訓(xùn)臺賬記錄加油站員工安全教育培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)講師、參加培訓(xùn)人員名單等。員工安全考核記錄，包括考核時間、考核成績、補(bǔ)考情況等。3.應(yīng)急預(yù)案及演練臺賬加油站各類應(yīng)急預(yù)案的制定、修訂情況，包括預(yù)案名稱、修訂日期、修訂原因等。應(yīng)急演練記錄，如演練時間、演練內(nèi)容、演練參與人員、演練效果評估等。（四）人員管理臺賬1.員工基本信息臺賬記錄員工姓名、性別、年齡、身份證號碼、入職時間、崗位、聯(lián)系方式等。員工的學(xué)歷、技能證書、培訓(xùn)經(jīng)歷等相關(guān)信息。2.考勤臺賬每日記錄員工出勤情況，包括上班時間、下班時間、請假事由、請假時間等。統(tǒng)計員工月度、年度考勤情況，計算出勤率、缺勤率等指標(biāo)。3.績效考核臺賬制定員工績效考核方案，明確考核指標(biāo)、考核周期、考核標(biāo)準(zhǔn)等。記錄員工績效考核結(jié)果，包括各項考核指標(biāo)得分、綜合得分、績效等級等。（五）財務(wù)管理臺賬1.費(fèi)用報銷臺賬記錄加油站各項費(fèi)用報銷情況，包括報銷日期、報銷人、費(fèi)用項目、金額、報銷憑證號碼等。對費(fèi)用報銷進(jìn)行分類統(tǒng)計，如辦公費(fèi)用、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等。2.資金收支臺賬記錄加油站每日資金收入和支出情況，包括收入來源（油品銷售、其他業(yè)務(wù)收入等）、支出用途（采購油品、支付員工工資、繳納稅費(fèi)等）、金額等。定期編制資金收支報表，分析資金流動情況。3.稅務(wù)臺賬記錄加油站各類稅費(fèi)的申報、繳納情況，包括稅種、申報日期、申報金額、繳納日期、繳納金額等。保存稅務(wù)發(fā)票、完稅憑證等相關(guān)資料，并進(jìn)行分類歸檔。三、臺賬建立與記錄（一）臺賬建立要求1.各類臺賬應(yīng)使用統(tǒng)一格式的賬本或電子表格，確保記錄規(guī)范、整齊。2.臺賬頁面應(yīng)設(shè)置清晰的表頭，注明臺賬名稱、記錄日期、記錄內(nèi)容等必要信息。3.對于電子臺賬，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）記錄人員職責(zé)1.各崗位員工負(fù)責(zé)本崗位相關(guān)業(yè)務(wù)臺賬的記錄工作，確保記錄及時、準(zhǔn)確。2.記錄人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行記錄，不得擅自更改或刪除記錄內(nèi)容。3.對于記錄過程中發(fā)現(xiàn)的問題或疑問，應(yīng)及時向上級匯報并核實。（三）記錄流程1.業(yè)務(wù)發(fā)生時，相關(guān)人員應(yīng)及時收集原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、驗收單等。2.根據(jù)原始憑證，按照臺賬記錄格式要求，準(zhǔn)確填寫各項內(nèi)容。3.記錄完成后，應(yīng)認(rèn)真核對記錄內(nèi)容，確保無誤后簽字確認(rèn)。四、臺賬審核（一）審核人員及職責(zé)1.加油站站長負(fù)責(zé)對本站各類臺賬進(jìn)行初審，確保臺賬記錄符合實際業(yè)務(wù)情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.公司財務(wù)部門定期對加油站財務(wù)管理臺賬進(jìn)行審核，重點審核費(fèi)用報銷、資金收支、稅務(wù)申報等方面的合規(guī)性。3.公司安全管理部門對加油站安全管理臺賬進(jìn)行審核，檢查安全檢查、安全教育培訓(xùn)、應(yīng)急預(yù)案及演練等記錄是否符合安全管理要求。（二）審核內(nèi)容1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性審核：核對臺賬記錄數(shù)據(jù)與原始憑證數(shù)據(jù)是否一致，計算是否正確。2.內(nèi)容完整性審核：檢查臺賬是否涵蓋了規(guī)定的所有內(nèi)容，有無遺漏重要信息。3.合規(guī)性審核：審核臺賬記錄是否符合相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部制度要求。（三）審核周期1.加油站站長應(yīng)每日對油品進(jìn)銷存臺賬等重要臺賬進(jìn)行初審。2.公司財務(wù)部門每月對加油站財務(wù)管理臺賬進(jìn)行一次全面審核。3.公司安全管理部門每季度對加油站安全管理臺賬進(jìn)行審核。（四）審核結(jié)果處理1.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核人員應(yīng)及時通知記錄人員進(jìn)行更正或補(bǔ)充。2.記錄人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，并將整改后的臺賬再次提交審核。3.對審核中發(fā)現(xiàn)的重大問題或違規(guī)行為，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。五、臺賬保管（一）保管期限1.油品進(jìn)銷存臺賬、設(shè)備設(shè)施臺賬等與加油站運(yùn)營密切相關(guān)的臺賬，保管期限為[X]年。2.安全管理臺賬、人員管理臺賬等涉及重要管理信息的臺賬，保管期限為[X]年。3.財務(wù)管理臺賬中的稅務(wù)臺賬應(yīng)按照稅務(wù)法規(guī)要求長期保管，其他財務(wù)臺賬保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)臺賬應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照類別、時間順序進(jìn)行排列，便于查找和翻閱。2.電子臺賬應(yīng)存儲在服務(wù)器或外部存儲設(shè)備上，并進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。同時，應(yīng)定期對電子臺賬進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的存儲介質(zhì)上，并分別存放于不同地點。（三）保管要求1.臺賬保管地點應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止臺賬受潮、發(fā)霉、損壞。2.嚴(yán)格限制無關(guān)人員接觸臺賬，確需查閱的，應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。3.定期對臺賬進(jìn)行清查盤點，確保臺賬的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)臺賬丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、臺賬使用（一）使用范圍1.加油站內(nèi)部員工根據(jù)工作需要，可查閱與自身工作相關(guān)的臺賬信息，如油品銷售人員查詢銷售臺賬、設(shè)備維護(hù)人員查閱設(shè)備設(shè)施臺賬等。2.公司管理人員可根據(jù)管理職責(zé)，查閱加油站相關(guān)臺賬，了解加油站運(yùn)營情況，進(jìn)行決策分析。3.外部審計、稅務(wù)、監(jiān)管等部門因工作需要，在履行合法手續(xù)后，可查閱加油站相關(guān)臺賬。（二）使用流程1.加油站內(nèi)部員工查閱臺賬，需填寫查閱申請表，注明查閱臺賬名稱、查閱原因、查閱時間等，經(jīng)站長批準(zhǔn)后，方可查閱。2.公司管理人員查閱臺賬，應(yīng)向加油站下達(dá)查閱通知，加油站按照通知要求提供相關(guān)臺賬資料。3.外部部門查閱臺賬時，應(yīng)出具正式的查閱函件，并提供相關(guān)證明文件，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由加油站安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）使用要求1.使用人員應(yīng)愛護(hù)臺賬資料，不得在臺賬上隨意涂改、標(biāo)記、損壞。2.查閱臺賬時，應(yīng)嚴(yán)格按照