PAGE如何規(guī)范采購制度及流程一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動(dòng)，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，不得偏袒任何供應(yīng)商，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會(huì)。3.效益原則：在保證采購物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，通過科學(xué)合理的采購方式和流程，降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)公司采購制度的制定、修訂和執(zhí)行：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際需求，制定和完善采購管理制度及流程，確保采購活動(dòng)有章可循。2.采購計(jì)劃的編制與執(zhí)行：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和庫存情況，編制采購計(jì)劃，明確采購物資的品種、數(shù)量、規(guī)格、交貨時(shí)間等要求，并組織實(shí)施采購活動(dòng)。3.供應(yīng)商的開發(fā)、評估與管理：積極開發(fā)新的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估和考核，確保供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量水平。4.采購合同的簽訂與履行：與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.采購成本的控制：通過市場調(diào)研、談判協(xié)商等方式，合理控制采購價(jià)格，降低采購成本。同時(shí)，加強(qiáng)對采購過程中各項(xiàng)費(fèi)用的管理，確保采購成本的合理性。6.采購物資的驗(yàn)收與付款：組織相關(guān)部門對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資符合合同要求。按照合同約定及時(shí)辦理付款手續(xù)，維護(hù)公司的良好信譽(yù)。（二）需求部門1.提出采購需求：根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營需要，向采購部門提出采購申請，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等詳細(xì)信息。2.參與采購過程：協(xié)助采購部門進(jìn)行市場調(diào)研、供應(yīng)商選擇、合同談判等工作，提供必要的技術(shù)支持和商務(wù)意見。3.驗(yàn)收采購物資：負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資符合本部門的使用要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與采購部門溝通協(xié)調(diào)解決。（三）財(cái)務(wù)部門1.審核采購預(yù)算：參與公司采購預(yù)算的編制和審核工作，確保采購預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.資金安排與支付管理：根據(jù)公司資金狀況和采購合同約定，合理安排采購資金，確保采購款項(xiàng)的及時(shí)支付。同時(shí)，加強(qiáng)對采購付款的審核和監(jiān)督，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.成本核算與分析：協(xié)助采購部門進(jìn)行采購成本核算和分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和建議，為公司采購決策提供支持。（四）審計(jì)部門1.監(jiān)督采購活動(dòng)：對公司采購活動(dòng)進(jìn)行定期審計(jì)和不定期檢查，確保采購活動(dòng)符合公司制度和法律法規(guī)要求。2.審查采購合同：參與采購合同的審查工作，重點(diǎn)審查合同條款的合法性、合規(guī)性和合理性，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。3.查處違規(guī)行為：對采購過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅查處，追究相關(guān)人員的責(zé)任，維護(hù)公司的利益。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫采購申請表，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.提交采購申請表：需求部門將采購申請表提交給采購部門。對于緊急采購需求，應(yīng)提前與采購部門溝通協(xié)調(diào)，確保采購工作能夠及時(shí)安排。（二）采購審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請表后，對采購申請的必要性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行初審。如發(fā)現(xiàn)采購申請存在問題，及時(shí)與需求部門溝通核實(shí)，并提出修改意見。2.相關(guān)部門會(huì)審：對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審主要對采購預(yù)算、采購方式、供應(yīng)商選擇等進(jìn)行審核，確保采購決策的科學(xué)性和合理性。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：采購申請經(jīng)初審和會(huì)審?fù)ㄟ^后，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過后，采購申請方可進(jìn)入采購實(shí)施階段。（三）采購實(shí)施1.制定采購方案：采購部門根據(jù)采購申請和審批意見，制定具體的采購方案。采購方案應(yīng)包括采購方式選擇、供應(yīng)商選擇、采購時(shí)間安排、采購預(yù)算控制等內(nèi)容。2.選擇供應(yīng)商：采購部門按照采購方案，通過多種渠道選擇合適的供應(yīng)商?？梢酝ㄟ^招標(biāo)、詢價(jià)、競爭性談判、單一來源采購等方式確定供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素。3.發(fā)出采購詢價(jià)或招標(biāo)邀請：對于需要詢價(jià)的采購項(xiàng)目，采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。對于招標(biāo)采購項(xiàng)目，采購部門發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。4.供應(yīng)商報(bào)價(jià)與投標(biāo)：供應(yīng)商收到詢價(jià)函或招標(biāo)邀請后，按照要求進(jìn)行報(bào)價(jià)或投標(biāo)。報(bào)價(jià)應(yīng)包括物資的單價(jià)、總價(jià)、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。投標(biāo)文件應(yīng)包括商務(wù)部分和技術(shù)部分，詳細(xì)說明供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績、產(chǎn)品技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等。5.商務(wù)談判與評標(biāo)：采購部門組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。對于招標(biāo)采購項(xiàng)目，采購部門組織評標(biāo)委員會(huì)按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對供應(yīng)商的投標(biāo)文件進(jìn)行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。6.簽訂采購合同：采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定。（四）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購物資到貨前，采購部門通知需求部門和相關(guān)驗(yàn)收人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織專業(yè)人員熟悉采購物資的技術(shù)要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.到貨驗(yàn)收：采購物資到貨后，采購部門及時(shí)組織需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等方面。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫驗(yàn)收報(bào)告。3.驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)，采購部門辦理入庫手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施解決問題。如因供應(yīng)商原因?qū)е买?yàn)收不合格給公司造成損失的，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。（五）采購付款1.申請付款：采購部門根據(jù)采購合同約定和驗(yàn)收情況，填寫付款申請單，注明采購項(xiàng)目名稱、合同編號、付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料。付款申請單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門收到付款申請單后，對付款申請的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購合同條款、驗(yàn)收情況、發(fā)票信息等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與采購部門溝通核實(shí)，并提出修改意見。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：付款申請經(jīng)財(cái)務(wù)審核通過后，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。4.付款方式：公司采購付款方式主要包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。具體付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定和公司資金狀況確定。四、采購方式（一）招標(biāo)采購1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家供應(yīng)商可供選擇的采購項(xiàng)目。2.招標(biāo)程序：發(fā)布招標(biāo)公告：采購部門通過公司官網(wǎng)、招標(biāo)平臺(tái)、報(bào)紙等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，公開招標(biāo)項(xiàng)目的基本信息、招標(biāo)要求、投標(biāo)截止時(shí)間等內(nèi)容。發(fā)售招標(biāo)文件：潛在供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)名并購買招標(biāo)文件。采購部門對報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，符合條件的供應(yīng)商方可購買招標(biāo)文件。開標(biāo)：采購部門按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)組織開標(biāo)會(huì)議。開標(biāo)時(shí)，供應(yīng)商應(yīng)提交投標(biāo)文件，采購部門當(dāng)眾開標(biāo)，宣讀供應(yīng)商的投標(biāo)報(bào)價(jià)、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等主要內(nèi)容。評標(biāo)：采購部門組織評標(biāo)委員會(huì)按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對供應(yīng)商的投標(biāo)文件進(jìn)行評審。評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括價(jià)格、技術(shù)方案、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。評標(biāo)委員會(huì)根據(jù)評審結(jié)果推薦中標(biāo)候選人。定標(biāo)：采購部門根據(jù)評標(biāo)委員會(huì)的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并發(fā)布中標(biāo)公告。（二）詢價(jià)采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、技術(shù)簡單、市場貨源充足的采購項(xiàng)目。2.詢價(jià)程序：選擇詢價(jià)供應(yīng)商：采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目特點(diǎn)和需求，選擇若干家信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為詢價(jià)對象。發(fā)出詢價(jià)函：采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等信息，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。供應(yīng)商報(bào)價(jià)：供應(yīng)商收到詢價(jià)函后，按照要求進(jìn)行報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)應(yīng)包括物資的單價(jià)、總價(jià)、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。比較與選擇：采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇報(bào)價(jià)合理、符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。簽訂采購合同：采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）競爭性談判采購1.適用范圍：適用于采購項(xiàng)目具有一定的特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購，或者采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的采購項(xiàng)目。2.談判程序：成立談判小組：采購部門組織成立談判小組，談判小組由采購代表、技術(shù)專家、財(cái)務(wù)人員等組成。談判小組負(fù)責(zé)制定談判文件、組織談判活動(dòng)、確定成交供應(yīng)商等工作。制定談判文件：談判小組根據(jù)采購項(xiàng)目需求，制定談判文件。談判文件應(yīng)明確談判的程序、規(guī)則、要求、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。邀請供應(yīng)商：采購部門向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請書，邀請供應(yīng)商參加談判。談判：談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判過程中，談判小組應(yīng)要求供應(yīng)商對其報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、售后服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說明，并就相關(guān)問題進(jìn)行協(xié)商談判。談判小組可以根據(jù)談判情況要求供應(yīng)商進(jìn)行二次報(bào)價(jià)或補(bǔ)充資料。確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組根據(jù)談判結(jié)果，綜合考慮供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、售后服務(wù)等因素，確定成交供應(yīng)商。采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的采購項(xiàng)目。2.采購程序：申請單一來源采購：采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的實(shí)際情況，填寫單一來源采購申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、采購內(nèi)容、采購金額、采用單一來源采購的原因等信息，并提交相關(guān)部門審核。審核與批準(zhǔn)：相關(guān)部門對單一來源采購申請表進(jìn)行審核，審核通過后提交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。簽訂采購合同：采購部門與單一供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.市場調(diào)研：采購部門通過市場調(diào)研、行業(yè)展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商推薦等方式，了解潛在供應(yīng)商的基本情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)能力等信息。2.供應(yīng)商篩選：根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，采購部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定符合公司采購要求的供應(yīng)商名單。篩選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.供應(yīng)商考察：采購部門組織相關(guān)人員對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)研發(fā)能力、售后服務(wù)團(tuán)隊(duì)等方面。通過考察，全面了解供應(yīng)商的實(shí)際情況，評估其是否具備與公司合作的能力。4.供應(yīng)商準(zhǔn)入：經(jīng)過考察合格的供應(yīng)商，采購部門將其納入公司供應(yīng)商名錄，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報(bào)告、合作協(xié)議等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商評估與考核1.定期評估：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估周期一般為每年一次。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。評估方式可以采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等多種方式進(jìn)行。2.動(dòng)態(tài)考核：采購部門在日常采購過程中，對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)考核。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、服務(wù)不到位等情況，及時(shí)記錄并進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果將作為供應(yīng)商評估的重要依據(jù)。3.評估與考核結(jié)果應(yīng)用：采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、減少訂單量、暫停合作等措施，直至取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.激勵(lì)措施：公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)。激勵(lì)措施包括優(yōu)先合作、增加訂單量、給予價(jià)格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽(yù)證書等。通過激勵(lì)措施，提高供應(yīng)商的積極性和合作意愿，促進(jìn)供應(yīng)商不斷提升自身的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。2.約束措施：公司建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對違反合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、服務(wù)不到位等供應(yīng)商采取約束措施。約束措施包括扣除貨款、罰款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。通過約束措施，規(guī)范供應(yīng)商的行為，保障公司的利益。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：采購部門組織相關(guān)人員對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的內(nèi)容包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等方面。2.風(fēng)險(xiǎn)評估：采購部門對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，評估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評估可以采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方式進(jìn)行。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場動(dòng)態(tài)和價(jià)格變化趨勢。通過與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系、簽訂長期采購合同等方式，降低市場風(fēng)險(xiǎn)對公司采購活動(dòng)的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門加強(qiáng)對采購物資質(zhì)量的控制，嚴(yán)格按照合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。在采購合同中明確質(zhì)量違約責(zé)任，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證和售后服務(wù)承諾。對于重要物資，可以委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行質(zhì)量檢測。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門加強(qiáng)對采購合同管理，嚴(yán)格按照合同