行業(yè)通用行政辦公文件模板——會(huì)議紀(jì)要適用情形說(shuō)明紀(jì)要編制流程指引一、會(huì)前準(zhǔn)備階段明確會(huì)議基本信息：提前與會(huì)議組織者（如部門(mén)負(fù)責(zé)人*經(jīng)理）確認(rèn)會(huì)議主題、核心目標(biāo)、時(shí)間（年/月/日上/下午時(shí)分）、地點(diǎn)（會(huì)議室名稱(chēng)/線上會(huì)議平臺(tái)）、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)及參會(huì)人員范圍（必參人員、列席人員）。準(zhǔn)備會(huì)議資料：收集會(huì)議議程、相關(guān)背景材料（如項(xiàng)目方案、數(shù)據(jù)報(bào)表）、上次會(huì)議紀(jì)要（如有待辦事項(xiàng)），提前發(fā)送給參會(huì)人員，保證與會(huì)者提前知曉會(huì)議內(nèi)容。準(zhǔn)備記錄工具：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)選擇記錄方式（手寫(xiě)、電子文檔、錄音輔助），保證、筆、錄音設(shè)備（如需）就緒，檢查電子設(shè)備電量及網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性（線上會(huì)議）。二、會(huì)中記錄階段記錄會(huì)議基本信息：在模板中準(zhǔn)確填寫(xiě)會(huì)議名稱(chēng)（如“2024年第三季度銷(xiāo)售部工作例會(huì)”）、會(huì)議時(shí)間（精確到分鐘）、地點(diǎn)、主持人（總監(jiān)）、記錄人（專(zhuān)員）、參會(huì)人員（姓名+職務(wù)，如“-市場(chǎng)主管”）、缺席人員及原因（如“-產(chǎn)品經(jīng)理：因客戶(hù)拜訪請(qǐng)假”）。逐項(xiàng)記錄議題內(nèi)容：按會(huì)議議程順序，記錄每個(gè)議題的討論要點(diǎn)：議題背景：簡(jiǎn)要說(shuō)明討論原因（如“Q2銷(xiāo)售額未達(dá)預(yù)期，需分析原因并調(diào)整策略”）；核心觀點(diǎn)：記錄關(guān)鍵發(fā)言人的意見(jiàn)（用“[發(fā)言人職務(wù)]：[發(fā)言?xún)?nèi)容]”格式，如“[銷(xiāo)售經(jīng)理*]：渠道拓展不足是主因，建議重點(diǎn)開(kāi)發(fā)華東區(qū)域代理商”）；分歧與共識(shí)：對(duì)存在爭(zhēng)議的內(nèi)容，明確各方觀點(diǎn)及最終共識(shí)（如“爭(zhēng)議：是否增加廣告預(yù)算；共識(shí)：暫緩新增廣告，優(yōu)先優(yōu)化現(xiàn)有渠道轉(zhuǎn)化率”）。明確決議事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)：對(duì)會(huì)議確定的需落實(shí)工作，單獨(dú)記錄“決議事項(xiàng)”，包含：具體工作內(nèi)容（如“制定Q3渠道拓展計(jì)劃”）；責(zé)任部門(mén)/人（如“市場(chǎng)部-”）；完成時(shí)限（如“2024年7月15日前”）；所需資源支持（如“需財(cái)務(wù)部配合審批預(yù)算”）。三、會(huì)后整理階段整理初稿：會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，根據(jù)會(huì)中記錄整理紀(jì)要初稿，重點(diǎn)核對(duì)決議事項(xiàng)的責(zé)任人、時(shí)限、內(nèi)容是否準(zhǔn)確，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔客觀，避免主觀評(píng)價(jià)。審核與修訂：將初稿提交主持人（*經(jīng)理）及主要參會(huì)人核對(duì)，確認(rèn)無(wú)遺漏或偏差后，根據(jù)反饋修改完善，保證所有決議事項(xiàng)清晰、無(wú)歧義。分發(fā)與歸檔：最終版紀(jì)要通過(guò)公司內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、釘釘）發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)，抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)；同時(shí)將電子版及紙質(zhì)版（如需）歸檔至指定文件夾（按“年份-月份-會(huì)議名稱(chēng)”分類(lèi)），保存期限不少于3年。會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板會(huì)議基本信息會(huì)議名稱(chēng)[例如：2024年第二季度行政部工作例會(huì)]會(huì)議時(shí)間[年]年[月]日[上/下]午[時(shí)]分-[時(shí)]分會(huì)議地點(diǎn)[例如：公司301會(huì)議室/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議號(hào)X）]主持人[職務(wù)][姓名]（例如：行政經(jīng)理）記錄人[職務(wù)][姓名]（例如：行政專(zhuān)員）參會(huì)人員[例如：-后勤主管，趙六-前臺(tái)接待，孫七-車(chē)隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)]（共X人）缺席人員及原因[例如：周八-行政總監(jiān)：因外出培訓(xùn)請(qǐng)假]會(huì)議議題1.[議題一，例如：Q2辦公用品采購(gòu)費(fèi)用分析]；2.[議題二，例如：辦公室安全檢查整改通報(bào)]議題討論記錄議題一：Q2辦公用品采購(gòu)費(fèi)用分析討論背景Q2辦公用品采購(gòu)費(fèi)用超預(yù)算15%，需分析原因并提出控制措施。核心觀點(diǎn)-[后勤主管*]：部分品類(lèi)（如打印紙、墨盒）采購(gòu)單價(jià)上漲，且領(lǐng)用頻次增加；-[財(cái)務(wù)專(zhuān)員*趙六]：未集中采購(gòu)，導(dǎo)致議價(jià)能力不足；-共識(shí)：需建立季度集中采購(gòu)機(jī)制，優(yōu)化領(lǐng)用登記流程。分歧與共識(shí)分歧：是否更換供應(yīng)商；共識(shí)：先調(diào)研3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，Q3實(shí)施集中采購(gòu)。議題二：辦公室安全檢查整改通報(bào)討論背景6月15日安全檢查發(fā)覺(jué)消防通道堆物、插線板超負(fù)荷使用等3項(xiàng)隱患。整改情況-已清理消防通道堆物（責(zé)任人：孫七，完成時(shí)間：6月16日）；-已更換10個(gè)老化插線板（責(zé)任人：，完成時(shí)間：6月20日）。后續(xù)要求每月開(kāi)展1次安全自查，重點(diǎn)檢查用電安全及消防設(shè)施，記錄存檔。決議事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)序號(hào)決議內(nèi)容1制定Q3辦公用品集中采購(gòu)方案，對(duì)比3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)。2建立辦公用品領(lǐng)用電子登記系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“領(lǐng)用-審批-核銷(xiāo)”流程線上化。3每月25日前提交安全自查報(bào)告，報(bào)行政部匯總。其他事項(xiàng)[如有臨時(shí)動(dòng)議、下次會(huì)議安排等，可在此填寫(xiě)，例如：下次例會(huì)時(shí)間為7月30日下午2點(diǎn)]分發(fā)范圍參會(huì)人員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理辦公室簽發(fā)人[主持人簽字]*[姓名]簽發(fā)日期[年]年[月]日編制要點(diǎn)提示內(nèi)容準(zhǔn)確性：會(huì)議議題、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)需與實(shí)際會(huì)議內(nèi)容一致，避免主觀臆斷；人名、職務(wù)、時(shí)間等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對(duì)，保證無(wú)誤。結(jié)構(gòu)清晰性：按“基本信息-議題記錄-決議事項(xiàng)-其他事項(xiàng)”邏輯分層，使用序號(hào)、表格等工具提升可讀性，方便快速查找重點(diǎn)。行動(dòng)項(xiàng)明確性：決議事項(xiàng)需包含“做什么、誰(shuí)來(lái)做、何時(shí)做”，避免模糊表述（如“盡快落實(shí)”“相關(guān)部門(mén)配合”），保證責(zé)任到人、時(shí)限明確。語(yǔ)言規(guī)范性：使用簡(jiǎn)潔、正式的書(shū)面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化表達(dá)（如“我覺(jué)得”“大概”）；專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)需解釋?zhuān)ㄈ绶潜匾皇褂眯袠I(yè)黑話）。及時(shí)性與保密性：會(huì)議紀(jì)要需