PAGE采購流程及采購流程管理制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購流程，確保采購活動的合法性、合規(guī)性、合理性和高效性，保障公司利益，滿足公司生產經營需求。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴格按照公司制定的采購流程和制度執(zhí)行，確保采購過程規(guī)范有序。3.效益性原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.公正性原則：采購過程應公正、公平、公開，杜絕不正當交易。5.保密性原則：涉及采購的商業(yè)機密和敏感信息應予以嚴格保密。二、采購流程（一）采購需求提出1.使用部門：各使用部門根據生產經營計劃、業(yè)務需求或實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、型號、數量、質量要求、預計到貨時間等信息。2.審批：《采購申請表》經使用部門負責人審核簽字后，提交至相關審批層級進行審批。審批層級根據采購金額大小、重要性等因素設定，確保采購需求符合公司整體戰(zhàn)略和預算安排。（二）采購計劃制定1.采購部門：采購部門收到經審批的《采購申請表》后，結合庫存情況、市場供應狀況等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物品或服務的具體采購時間、采購方式、采購預算等內容。2.溝通協調：采購部門與使用部門保持密切溝通，對采購計劃進行必要的調整和優(yōu)化，確保采購計劃能夠準確滿足使用部門需求。（三）供應商選擇與管理1.供應商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。根據采購物品或服務的特點和要求，從數據庫中篩選出潛在供應商，并對其進行初步評估和調查。評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。2.供應商評審：對于重要采購項目，采購部門組織相關人員（如技術部門、質量部門、財務部門等）對潛在供應商進行實地考察和評審。評審小組根據評審標準對供應商進行打分，綜合評估供應商的綜合實力。3.供應商確定：根據評審結果，采購部門確定合格供應商名單，并與之簽訂采購合同或框架協議。采購合同應明確雙方的權利義務、采購物品或服務的規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。4.供應商管理：采購部門定期對供應商進行評估和考核，建立供應商績效檔案。對于表現優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應商及時進行調整或淘汰。（四）采購實施1.采購訂單下達：采購部門根據采購計劃和確定的供應商，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品或服務的詳細信息，確保供應商準確理解采購要求。2.跟蹤與協調：采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協調，解決采購過程中出現的問題。如遇交貨延遲、質量問題等異常情況，采購部門應及時采取措施，保障公司利益。3.驗收：采購物品或服務到貨后，由使用部門、質量部門等相關人員按照合同約定的質量標準進行驗收。驗收合格后，填寫《驗收報告》；驗收不合格的，采購部門應及時與供應商協商解決，如要求供應商補貨、換貨或退貨等。（五）付款結算1.發(fā)票審核：采購部門收到供應商開具的發(fā)票后，對發(fā)票的真實性、合法性和準確性進行審核。審核內容包括發(fā)票金額、貨物名稱、規(guī)格型號、數量、稅率等是否與采購合同一致。2.付款申請：采購部門根據審核通過的發(fā)票和采購合同，填寫《付款申請表》，注明付款金額、付款方式、付款時間等信息，并提交至財務部門進行付款申請。3.付款審批：財務部門對《付款申請表》進行審核，按照公司財務管理制度和審批流程進行付款審批。審批通過后，財務部門辦理付款手續(xù)。三、采購流程管理制度規(guī)范（一）采購預算管理1.預算編制：采購部門應根據公司年度生產經營計劃和財務預算安排，結合歷史采購數據和市場價格走勢，編制采購預算。采購預算應明確各類采購物品或服務的預算金額、預算執(zhí)行時間等內容。2.預算執(zhí)行：采購活動應嚴格按照采購預算執(zhí)行，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算調整流程進行審批。3.預算監(jiān)控：財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現預算執(zhí)行過程中存在的問題，并提出改進措施。采購部門應配合財務部門做好預算監(jiān)控工作，確保采購預算的有效執(zhí)行。（二）采購合同管理1.合同簽訂：采購合同由采購部門負責起草，經公司法律顧問審核后，與供應商簽訂。合同簽訂前，采購部門應確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求，明確雙方的權利義務和違約責任。2.合同執(zhí)行：采購部門和相關部門應嚴格按照采購合同約定執(zhí)行，確保合同的有效履行。如遇合同變更、解除等情況，應按照合同約定的程序進行辦理，并及時通知相關部門。3.合同歸檔：采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同原件及相關資料歸檔保存，以便查閱和追溯。合同歸檔期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。（三）采購風險管理1.風險識別：采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、法律風險等。2.風險應對：針對識別出的風險，采購部門應制定相應的風險應對措施。如通過市場調研和分析，合理安排采購時間和采購數量，降低市場價格波動風險；加強供應商管理和合同管理，防范供應商違約風險；嚴格質量驗收標準，控制質量風險；加強法律法規(guī)學習和合同審核，規(guī)避法律風險等。3.風險監(jiān)控：采購部門應持續(xù)監(jiān)控采購風險的變化情況，及時調整風險應對措施。如發(fā)現風險事件發(fā)生，應及時采取措施進行處理，并向上級領導匯報。（四）采購信息管理1.信息收集：采購部門應收集與采購活動相關的各類信息，包括市場價格信息、供應商信息、采購合同信息、采購訂單信息、驗收信息等。2.信息整理與分析：采購部門對收集到的信息進行整理和分析，形成采購信息報告。采購信息報告應包括采購市場動態(tài)、供應商績效評估、采購成本分析等內容，為公司決策提供參考依據。3.信息共享：采購部門應與相關部門（如使用部門、財務部門、質量部門等）實現采購信息的共享，確保各部門能夠及時了解采購情況，協同工作。（五）采購人員管理1.人員資質：采購人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉采購業(yè)務流程和相關法律法規(guī)。采購人員應定期參加培訓和學習，不斷提升自身業(yè)務水平。2.職業(yè)道德：采購人員應遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實守信，廉潔奉公，不得接受供應商的賄賂或不正當利益。3.績效考核：公司建立采購人員績效考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、團隊協作等方面進行考核評價?？冃Э己私Y果與采購人員的薪酬、晉升等掛鉤。四、監(jiān)督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對采購流程和采購管理制度的執(zhí)行情況進行審計，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)、公司制度要求，是否存在違規(guī)操作、浪費資源等問題。審計部門應出具審計報告，提出改進建議和意見。（二）財務檢查財務部門定期對采購資金的使用情況進行檢查，核實采購發(fā)票的真實性、合法性和準確性，檢查付款流程是否合規(guī)。如發(fā)現問題，應及時進行整改，并追究相關人員的責任。（三）日常監(jiān)督采購部門負責人對采購人員的日常工作進行監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況，及時發(fā)