PAGE分散采購制度規(guī)范化要求一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織的分散采購行為，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，加強內部控制，防范采購風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內各部門、各分支機構在日常經營活動中，使用自有資金進行的分散采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本、采購效率等因素，實現(xiàn)采購效益最大化。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，對所有潛在供應商一視同仁，確保公平競爭，公正選擇供應商。4.內部控制原則：建立健全采購內部控制機制，加強對采購全過程的監(jiān)督和管理，防范采購風險。二、采購計劃與預算管理（一）采購需求的提出1.各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務需求和工作計劃，提前提出采購需求。采購需求應明確采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間等詳細信息。2.采購需求的提出應經過必要的審批流程，確保需求的合理性和必要性。（二）采購計劃的編制1.采購部門應根據(jù)各部門提出的采購需求，結合庫存情況、市場供應情況等因素，編制年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、采購時間等內容，并按照規(guī)定的格式進行編制。（三）采購預算的管理1.采購預算應根據(jù)采購計劃編制，明確各采購項目的預算金額。采購預算應納入公司/組織的整體預算管理體系，確保預算的準確性和合理性。2.采購預算一經批準，應嚴格執(zhí)行。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。三、供應商管理（一）供應商的選擇1.采購部門應建立供應商選擇標準，包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。供應商選擇標準應定期進行評估和更新。2.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，并對收集到的供應商信息進行整理和分析。3.根據(jù)供應商選擇標準，采購部門應組織對潛在供應商進行實地考察和評估，必要時可邀請相關部門和專業(yè)人員參與。實地考察和評估內容包括供應商的生產經營狀況、質量管理體系、環(huán)保措施等方面。4.采購部門應根據(jù)實地考察和評估結果，選擇合格的供應商，并建立供應商名錄。供應商名錄應定期進行更新和維護。（二）供應商的評價與考核1.采購部門應建立供應商評價與考核機制，定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面進行評價和考核。2.供應商評價與考核應采用定量與定性相結合的方式，制定科學合理的評價指標體系和考核標準。評價指標體系應包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面的指標。3.采購部門應根據(jù)供應商評價與考核結果，對供應商進行分類管理。對于評價優(yōu)秀的供應商，可給予優(yōu)先采購、增加采購份額等獎勵；對于評價不合格或考核不通過的供應商，應及時進行整改或淘汰。（三）供應商的關系維護1.采購部門應與供應商保持良好的溝通與合作關系，定期與供應商進行交流，及時了解供應商的生產經營狀況和市場動態(tài)。2.采購部門應建立供應商投訴處理機制，及時處理供應商的投訴和建議。對于供應商的投訴和建議，采購部門應認真調查核實，并及時給予反饋和處理。3.采購部門應與供應商共同開展質量改進、成本控制等活動，實現(xiàn)互利共贏。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)采購需求，填寫采購申請表。采購申請表應包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、采購時間、采購用途等內容，并由部門負責人簽字確認。2.采購申請表應按照規(guī)定的審批流程進行流轉，經相關部門和領導審批后，提交采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，應進行初步審核，審核內容包括采購需求的合理性、采購預算的合規(guī)性、供應商選擇的可能性等方面。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門和專業(yè)人員進行會審。會審內容包括采購項目的技術方案、商務條款、風險評估等方面。3.采購審批應按照規(guī)定的審批權限進行，確保審批流程的規(guī)范和有效。審批權限應根據(jù)采購項目的金額大小、重要程度等因素進行劃分。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)采購審批結果，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。2.對于招標采購、競爭性談判采購等需要發(fā)布采購公告的采購項目，采購部門應按照規(guī)定的程序發(fā)布采購公告，并組織開標、評標、談判等活動。3.在采購實施過程中，采購部門應與供應商保持密切溝通與協(xié)調，及時了解采購進展情況，確保采購項目按時、按質、按量完成。（四）合同簽訂1.采購項目確定中標供應商或成交供應商后，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等內容，并由雙方簽字蓋章確認。2.采購合同簽訂前，采購部門應組織相關部門和專業(yè)人員對合同條款進行審核，確保合同條款的合法性、合理性和完整性。3.采購合同簽訂后，采購部門應按照合同約定，及時支付預付款、進度款和尾款等款項。（五）驗收與付款1.采購項目到貨后，采購部門應組織相關部門和專業(yè)人員進行驗收。驗收內容包括采購項目的數(shù)量、質量、規(guī)格、型號等方面。驗收合格后，采購部門應出具驗收報告。2.采購部門應根據(jù)驗收報告和采購合同，及時辦理付款手續(xù)。付款手續(xù)應按照公司/組織的財務管理制度進行辦理，確保付款的合規(guī)性和準確性。3.對于驗收不合格的采購項目，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施，直至驗收合格。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應建立采購風險識別與評估機制，定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估。采購風險包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等方面。2.采購風險識別與評估應采用定性與定量相結合的方式，制定科學合理的風險識別與評估方法和標準。風險識別與評估方法和標準應根據(jù)采購項目的特點和風險狀況進行調整和完善。3.采購部門應根據(jù)采購風險識別與評估結果，對采購風險進行分類管理。對于高風險采購項目，應采取重點監(jiān)控和防范措施；對于低風險采購項目，可適當簡化管理流程。（二）風險應對措施1.針對市場風險，采購部門應加強市場調研和分析，及時了解市場動態(tài)和價格變化，合理安排采購計劃和采購數(shù)量，避免因市場波動導致采購成本增加。2.針對質量風險，采購部門應加強對供應商的質量管理，嚴格審核供應商的質量保證體系和產品質量標準，加強對采購產品的檢驗和驗收，確保采購產品的質量符合要求。3.針對供應商風險，采購部門應加強對供應商的管理和監(jiān)督，建立供應商信用檔案，定期對供應商進行評價和考核，及時淘汰不合格供應商，降低供應商違約風險。4.針對合同風險，采購部門應加強對采購合同的管理，嚴格審核合同條款，確保合同條款的合法性、合理性和完整性，加強對合同執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，及時處理合同糾紛，降低合同違約風險。5.針對付款風險，采購部門應加強對付款環(huán)節(jié)的管理，嚴格按照采購合同約定和公司/組織的財務管理制度辦理付款手續(xù)，加強對供應商付款情況的跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決付款風險問題。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司/組織應建立健全采購內部監(jiān)督機制，加強對采購全過程的監(jiān)督和管理。內部監(jiān)督部門應定期對采購項目進行檢查和審計，確保采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。2.內部監(jiān)督部門應重點檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購審批流程的合規(guī)性、采購方式的選擇合理性、采購合同的簽訂與履行情況、采購驗收與付款情況等方面。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，內部監(jiān)督部門應及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。對于違反采購制度的行為，應按照規(guī)定進行嚴肅處理。（二）外部監(jiān)督1.公司/組織應積極接受外部監(jiān)督，如政府部門的監(jiān)督檢查、社會公眾的監(jiān)督舉報等。對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并將整改情況及時反饋給相關部