PAGE會議室議事制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織會議室的使用，提高會議效率，確保各類會議的順利召開，特制定本議事制度規(guī)范要求。通過明確會議室使用的各項(xiàng)規(guī)則和流程，營造有序、高效的會議環(huán)境，促進(jìn)公司/組織內(nèi)部溝通與協(xié)作，保障決策的科學(xué)性。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工使用會議室進(jìn)行各類會議、研討、培訓(xùn)等活動。（三）基本原則1.高效原則：以提高會議效率為核心，優(yōu)化會議室資源配置，減少會議準(zhǔn)備和等待時(shí)間，確保會議按時(shí)、高質(zhì)量進(jìn)行。2.公平原則：所有部門和員工在會議室使用上享有平等權(quán)利，按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)申請使用。3.規(guī)范原則：嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定的各項(xiàng)要求，包括預(yù)訂流程、使用規(guī)范、安全管理等，確保會議室使用的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.節(jié)約原則：合理利用會議室資源，避免浪費(fèi)，降低運(yùn)營成本。二、會議室管理職責(zé)分工（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)會議室的日常管理，包括設(shè)施設(shè)備的維護(hù)、清潔、檢查等工作，確保會議室環(huán)境整潔、設(shè)備正常運(yùn)行。定期對會議室進(jìn)行安全檢查，排查安全隱患，保障使用人員的人身安全。2.制定會議室使用規(guī)則和流程，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂和完善。負(fù)責(zé)會議室的預(yù)訂管理系統(tǒng)維護(hù)，確保預(yù)訂信息的準(zhǔn)確記錄和及時(shí)更新。3.根據(jù)各部門的使用需求，合理安排會議室資源，優(yōu)先保障重要會議和緊急會議的使用。對會議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為資源優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。4.協(xié)助會議組織者做好會議準(zhǔn)備工作，如提供必要的會議用品（如投影儀、音響設(shè)備、白板筆、紙張等），確保會議順利進(jìn)行。（二）使用部門職責(zé)1.使用部門應(yīng)提前按照規(guī)定流程預(yù)訂會議室，并明確會議主題、時(shí)間、參會人員等信息。在預(yù)訂時(shí)，需充分考慮會議的規(guī)模和需求，合理選擇合適的會議室。2.會議組織者負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的組織和管理，確保參會人員按時(shí)簽到、遵守會議紀(jì)律，維護(hù)會議秩序。會議結(jié)束后，及時(shí)清理會議室，保持會議室整潔。3.使用部門應(yīng)愛護(hù)會議室的設(shè)施設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。嚴(yán)禁私自拆卸、更換會議室設(shè)備，如有違反，將追究相關(guān)責(zé)任。4.配合行政部門做好會議室的安全管理工作，遵守消防安全規(guī)定，不得在會議室吸煙、使用明火或違規(guī)用電，確保會議期間的安全。三、會議室預(yù)訂管理（一）預(yù)訂方式1.線上預(yù)訂：公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立統(tǒng)一的會議室預(yù)訂管理系統(tǒng)，員工可通過系統(tǒng)進(jìn)行會議室預(yù)訂。預(yù)訂時(shí)需填寫會議主題、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、參會人數(shù)等詳細(xì)信息，并提交預(yù)訂申請。系統(tǒng)將根據(jù)會議室的使用狀態(tài)進(jìn)行自動審核和反饋，預(yù)訂成功后生成預(yù)訂確認(rèn)信息。2.線下預(yù)訂：對于不具備線上預(yù)訂條件或緊急情況下的會議室預(yù)訂，員工可向行政部門提交書面預(yù)訂申請，注明會議相關(guān)信息。行政部門收到申請后，進(jìn)行人工審核和安排，并及時(shí)反饋預(yù)訂結(jié)果。（二）預(yù)訂時(shí)間1.為確保會議室資源的合理分配，原則上提前[X]個(gè)工作日進(jìn)行預(yù)訂。對于緊急會議，應(yīng)盡量提前[X]小時(shí)通知行政部門，行政部門將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。2.預(yù)訂時(shí)間截止后，如有會議室未被使用，可接受臨時(shí)預(yù)訂，但需經(jīng)行政部門同意并進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。（三）預(yù)訂變更與取消1.如需變更會議時(shí)間、參會人數(shù)或會議室等信息，會議組織者應(yīng)至少提前[X]小時(shí)通過預(yù)訂系統(tǒng)或書面形式通知行政部門進(jìn)行修改。行政部門將根據(jù)變更情況及時(shí)調(diào)整會議室安排，并通知相關(guān)人員。2.若會議取消，會議組織者應(yīng)及時(shí)在預(yù)訂系統(tǒng)中取消預(yù)訂，并通知行政部門。對于因取消預(yù)訂給其他部門造成影響的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）優(yōu)先順序1.公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)主持的重要會議、涉及公司/組織戰(zhàn)略決策的會議、緊急且重要的業(yè)務(wù)會議等享有優(yōu)先使用會議室的權(quán)利。行政部門應(yīng)根據(jù)會議的重要性和緊急程度，優(yōu)先安排合適的會議室。2.各部門的常規(guī)會議、培訓(xùn)活動等按照預(yù)訂時(shí)間和流程依次安排，確保會議室資源的公平合理使用。四、會議室使用規(guī)范（一）會議準(zhǔn)備1.會議組織者應(yīng)提前到達(dá)會議室，做好會議準(zhǔn)備工作，如調(diào)試設(shè)備、擺放資料、準(zhǔn)備會議用品等。確保會議室的溫度、光線適宜，營造良好的會議環(huán)境。2.根據(jù)會議需要，提前將會議資料分發(fā)給參會人員，確保參會人員能夠提前熟悉會議內(nèi)容，提高會議效率。（二）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)會議室，不得遲到。如有特殊情況不能按時(shí)參會，應(yīng)提前向會議組織者請假。進(jìn)入會議室后，應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會議期間隨意接聽電話或玩手機(jī)，以免影響會議秩序。2.會議期間，參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取發(fā)言，積極參與討論，不得交頭接耳、隨意走動或做與會議無關(guān)的事情。如有意見或建議，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出，保持會議的嚴(yán)肅性和高效性。3.會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)維持會議秩序，確保會議按照預(yù)定議程進(jìn)行。對于違反會議紀(jì)律的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行提醒和制止。（三）設(shè)備使用1.會議室配備的各類設(shè)備（如投影儀、音響設(shè)備、電腦等）由行政部門負(fù)責(zé)定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。使用人員在使用設(shè)備前，應(yīng)熟悉設(shè)備的操作方法，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即停止使用，并向行政部門報(bào)告。2.使用設(shè)備時(shí)，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得隨意更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源，整理好設(shè)備連接線，保持設(shè)備整潔。3.如需使用外部設(shè)備接入會議室系統(tǒng)，應(yīng)提前向行政部門申請，并在行政人員的指導(dǎo)下進(jìn)行操作，確保設(shè)備兼容性和安全性。（四）環(huán)境衛(wèi)生1.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將個(gè)人物品帶走，保持會議室桌面、地面整潔。不得在會議室丟棄垃圾，如有垃圾產(chǎn)生，應(yīng)自覺放入垃圾桶內(nèi)。2.會議組織者應(yīng)組織參會人員清理會議室，將會議資料整理好，關(guān)閉設(shè)備電源，關(guān)好門窗，確保會議室恢復(fù)到使用前的狀態(tài)。五、會議室安全管理（一）消防安全1.會議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施器材完好有效。2.嚴(yán)禁在會議室吸煙、使用明火或違規(guī)用電，不得私拉亂接電線、違規(guī)使用大功率電器。如因工作需要使用電氣設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門申請，并在指定位置使用。3.會議組織者應(yīng)向參會人員宣傳消防安全知識，提高參會人員的消防安全意識。如發(fā)生火災(zāi)事故，應(yīng)立即組織人員疏散，并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處置。（二）人員安全1.會議室的設(shè)施設(shè)備應(yīng)符合國家安全標(biāo)準(zhǔn)，確保使用人員的人身安全。行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行安全檢查，排查安全隱患，及時(shí)進(jìn)行維修和整改。2.在會議室舉辦大型會議或活動時(shí)，會議組織者應(yīng)合理安排參會人員座位，確保人員疏散通道暢通。同時(shí)，應(yīng)配備必要的安全保障人員，負(fù)責(zé)維護(hù)現(xiàn)場秩序，防止發(fā)生擁擠、踩踏等安全事故。六、會議室費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.會議室使用費(fèi)用主要包括場地租賃費(fèi)用、設(shè)備使用費(fèi)用等。具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會議室的規(guī)格、使用時(shí)間等因素確定，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公示。2.對于公司/組織內(nèi)部的常規(guī)會議，原則上不收取場地租賃費(fèi)用，但使用部門應(yīng)承擔(dān)因使用會議室而產(chǎn)生的設(shè)備損耗、水電費(fèi)等費(fèi)用。對于外部單位租用會議室，按照市場價(jià)格收取場地租賃費(fèi)用。（二）費(fèi)用結(jié)算1.行政部門負(fù)責(zé)會議室使用費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)和核算工作，定期與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核對。對于內(nèi)部會議產(chǎn)生的費(fèi)用，由行政部門按照規(guī)定流程進(jìn)行報(bào)銷；對于外部單位租用會議室的費(fèi)用，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)收取和管理。2.費(fèi)用結(jié)算周期為[X]，行政部門應(yīng)在每個(gè)結(jié)算周期結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成費(fèi)用統(tǒng)計(jì)和報(bào)表編制工作，并提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對會議室的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，包括預(yù)訂信息的準(zhǔn)確性、使用規(guī)范的執(zhí)行情況、環(huán)境衛(wèi)生狀況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。2.公司/組織內(nèi)部設(shè)立意見反饋渠道，員工可對會議室使用過程中存在的問題或不合理現(xiàn)象進(jìn)行反饋。行政部門應(yīng)及時(shí)受理反饋意見，并進(jìn)行調(diào)查處理，將處理結(jié)果及時(shí)反饋給反饋人。（二）考核辦法1.將會議室使用情況納入部門和員工的績效考核體系，對遵守本制度、使用規(guī)范、積極配合的部門和個(gè)人給予適當(dāng)獎勵；對違反制度規(guī)定、影響會議室正常使用的部門和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)處罰。2.考核指標(biāo)包括會議室預(yù)訂的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、會議紀(jì)律執(zhí)行情況、設(shè)備使用維護(hù)情況、環(huán)境衛(wèi)生保持情況等。具體考核標(biāo)準(zhǔn)由行政部門根據(jù)實(shí)際情況制定，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。八、附則（一