PAGE規(guī)范宣傳用品發(fā)放制度及流程一、總則（一）目的為加強公司宣傳用品的管理，規(guī)范宣傳用品的發(fā)放流程，確保宣傳用品的合理使用，提高宣傳效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)及全體員工。（三）基本原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)工作實際需要，合理確定宣傳用品的發(fā)放數(shù)量和種類，避免浪費。2.規(guī)范流程原則：明確宣傳用品的申請、審批、領(lǐng)取、使用、回收等環(huán)節(jié)的操作流程，確保發(fā)放工作有序進行。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在宣傳用品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、宣傳用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）宣傳資料類1.公司簡介：包括公司概況、發(fā)展歷程、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍等內(nèi)容，用于向客戶、合作伙伴等介紹公司基本情況。2.產(chǎn)品手冊：詳細介紹公司各類產(chǎn)品的特點、功能、優(yōu)勢、使用方法等，幫助客戶了解產(chǎn)品信息。3.宣傳折頁：突出公司核心業(yè)務(wù)、產(chǎn)品亮點或活動主題，以簡潔明了的形式進行宣傳推廣。4.海報：用于張貼在公司辦公區(qū)域、展會現(xiàn)場、活動場地等，展示公司形象、產(chǎn)品信息或宣傳活動。5.宣傳單頁：針對特定產(chǎn)品、活動或服務(wù)，制作簡潔的宣傳單頁，便于發(fā)放和傳播。（二）辦公用品類1.筆記本：印有公司logo和名稱，供員工日常記錄使用。2.便簽紙：方便員工隨時記錄信息，可粘貼在文件、電腦等位置。3.筆：包括中性筆、圓珠筆等，用于書寫。4.文件夾：用于整理文件資料，分類存放。5.檔案袋：保護重要文件，便于攜帶和保管。（三）禮品類1.定制禮品：如帶有公司logo的鑰匙扣、徽章、U盤、保溫杯等，用于贈送客戶、合作伙伴或員工福利。2.促銷禮品：在產(chǎn)品促銷活動中，向客戶贈送的小禮品，如小玩偶、文具套裝等。（四）其他宣傳用品類1.宣傳視頻：通過視頻形式展示公司形象、產(chǎn)品優(yōu)勢、企業(yè)文化等內(nèi)容，可在公司官網(wǎng)、社交媒體平臺等播放。2.宣傳冊：綜合介紹公司多方面信息，內(nèi)容較為豐富全面，用于深入宣傳公司。3.宣傳展板：用于展會、活動現(xiàn)場等，展示公司形象和宣傳內(nèi)容，通常尺寸較大。（五）各類宣傳用品的標(biāo)準(zhǔn)1.設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)：宣傳用品的設(shè)計應(yīng)符合公司品牌形象，包括logo的使用規(guī)范、顏色搭配、字體選擇等，確保整體風(fēng)格統(tǒng)一、視覺效果良好。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：辦公用品應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、符合環(huán)保要求的產(chǎn)品；宣傳資料類應(yīng)保證印刷清晰、色彩鮮艷、紙張質(zhì)量良好；禮品類應(yīng)注重工藝和品質(zhì)，體現(xiàn)公司的誠意。3.數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)不同類型宣傳用品的使用頻率和實際需求，制定合理的庫存數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)。例如，筆記本每月人均發(fā)放量不超過[X]本，便簽紙每季度人均發(fā)放量不超過[X]本等。三、宣傳用品的申請與審批（一）申請流程1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《宣傳用品申請表》，詳細注明所需宣傳用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.將申請表提交至部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)實際工作情況進行審核，確保申請內(nèi)容合理、必要。（二）審批流程1.部門負責(zé)人審核通過后，將申請表提交至行政部門。2.行政部門對申請表進行匯總和初審，檢查申請內(nèi)容是否完整、符合規(guī)定，對不符合要求的申請及時反饋給申請部門進行修改。3.行政部門初審?fù)ㄟ^后，將申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體宣傳計劃和資源情況進行審批，對重要宣傳用品的申請進行重點把關(guān)。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，申請表返回行政部門存檔，作為發(fā)放宣傳用品的依據(jù)。四、宣傳用品的領(lǐng)取與發(fā)放（一）領(lǐng)取流程1.行政部門根據(jù)審批通過的申請表，準(zhǔn)備好相應(yīng)的宣傳用品。2.通知申請部門指定專人到行政部門領(lǐng)取宣傳用品。領(lǐng)取人需攜帶有效證件，并在《宣傳用品領(lǐng)取登記表》上簽字確認。3.行政部門發(fā)放宣傳用品時，應(yīng)按照申請表上的內(nèi)容進行核對，確保發(fā)放的種類、數(shù)量、規(guī)格等與申請一致。（二）發(fā)放方式1.直接發(fā)放：對于常用的、數(shù)量較少的宣傳用品，如筆記本、筆等，由行政部門直接發(fā)放給申請部門。2.集中發(fā)放：對于大型活動、重要項目所需的宣傳用品，如海報張貼、宣傳單頁發(fā)放等，行政部門可組織集中發(fā)放，確保宣傳用品按時、準(zhǔn)確地發(fā)放到指定地點。（三）特殊情況處理1.如申請的宣傳用品庫存不足，行政部門應(yīng)及時與相關(guān)供應(yīng)商聯(lián)系補貨，并告知申請部門預(yù)計到貨時間。2.如因工作緊急需要，申請部門在未完成審批流程的情況下急需宣傳用品，可向行政部門提出書面申請，說明情況。行政部門核實情況后，可先發(fā)放部分宣傳用品，但申請部門需在事后盡快補齊審批手續(xù)。五、宣傳用品的使用與管理（一）使用規(guī)范1.員工領(lǐng)取宣傳用品后，應(yīng)按照規(guī)定的用途合理使用，不得擅自更改或挪作他用。2.在使用宣傳資料類用品時，應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，不得隨意涂改、添加或刪除信息。3.對于禮品類宣傳用品，應(yīng)按照公司規(guī)定的贈送對象和方式進行贈送，不得私自截留或轉(zhuǎn)送他人。（二）保管要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)宣傳用品的保管，設(shè)立專門的存放區(qū)域，確保宣傳用品存放整齊、有序，避免損壞、丟失。2.對于易受潮、易變質(zhì)的宣傳用品，如海報、宣傳單頁等，應(yīng)采取防潮、防曬等措施進行保管。3.定期對宣傳用品的庫存進行盤點，核對實際數(shù)量與賬目是否一致，如發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進行處理。（三）回收與處理1.對于已使用完畢或不再使用的宣傳用品，如宣傳資料、禮品等，各部門應(yīng)及時將其回收至行政部門。2.行政部門對回收的宣傳用品進行分類整理，對于可重復(fù)使用的宣傳用品，進行妥善保管，以備后續(xù)使用；對于無法使用或已損壞的宣傳用品，按照公司規(guī)定的流程進行報廢處理。3.在宣傳用品回收過程中，應(yīng)做好記錄，包括回收時間、回收部門、回收數(shù)量等信息，以便進行統(tǒng)計和管理。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立宣傳用品管理監(jiān)督小組，由行政部門負責(zé)人擔(dān)任組長，各部門相關(guān)人員為成員。監(jiān)督小組負責(zé)定期對宣傳用品的發(fā)放、使用、回收等情況進行檢查和監(jiān)督。2.行政部門應(yīng)建立宣傳用品管理臺賬，詳細記錄宣傳用品的申請、審批、領(lǐng)取、使用、回收等信息，接受公司內(nèi)部審計和監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.宣傳用品的發(fā)放是否按照規(guī)定的流程進行，審批手續(xù)是否齊全。2.宣傳用品的使用是否符合規(guī)定的用途，有無浪費、挪用等現(xiàn)象。3.宣傳用品的保管是否妥善，庫存數(shù)量與賬目是否一致。4.回收的宣傳用品是否及時、完整地進行處理，有無違規(guī)操作。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的部門和個人，監(jiān)督小組將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理措施。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的