PAGE檔案保管室規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案保管室的管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案保管室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公司生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等各個方面，保證檔案的全面性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案保管室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.對檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，跟蹤檔案的流向。7.組織開展檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案的時效性和有效性。8.參與公司重大活動和項(xiàng)目的檔案收集、整理工作，提供檔案管理方面的支持和指導(dǎo)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和初步保管工作，并定期向檔案保管室移交。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的具體實(shí)施。3.按照檔案保管室的要求，做好本部門檔案的分類、編號、裝訂等工作，確保檔案質(zhì)量。4.配合檔案保管室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。5.對本部門檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，防止檔案丟失、損壞和泄露。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.做好檔案的安全保密工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案泄露。6.積極參與檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案的時效性和有效性。7.不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)習(xí)和掌握新的檔案管理技術(shù)和方法，為公司檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)、基本建設(shè)等活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工個人在工作中形成的重要文件、報告、總結(jié)等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎狀、獎杯等實(shí)物檔案。5.其他與公司有關(guān)的具有保存價值的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門形成的檔案，并按照檔案保管室的要求進(jìn)行整理。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要文件和資料。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并定期備份。4.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明名稱、來源、日期等信息，并妥善保管。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，便于檔案的保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案保管室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防盜等條件，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.檔案保管室內(nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.檔案保管室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)采用紙質(zhì)檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管，檔案盒或檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號等信息。2.電子檔案：應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行保管，并建立電子檔案目錄，注明檔案名稱、存儲位置、日期等信息。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.實(shí)物檔案：應(yīng)采用專門的陳列柜或倉庫進(jìn)行保管，并進(jìn)行詳細(xì)登記，注明名稱、來源、日期等信息。實(shí)物檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止損壞和丟失。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，應(yīng)長期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案檢查與維護(hù)1.檔案保管室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理，并向上級報告。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行清點(diǎn)和核對，防止檔案丟失、損壞和霉變。對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢測和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.對實(shí)物檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，防止實(shí)物檔案的損壞和丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個人需要查閱與本人工作相關(guān)檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱日期、查閱目的等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱：檔案借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱日期、借閱期限、借閱目的等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案保管室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，但最長不得超過[X]個工作日。檔案借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、涂改檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。3.出具證明：檔案保管室可根據(jù)公司內(nèi)部各部門或外單位的需求，出具檔案證明。出具檔案證明應(yīng)填寫《檔案證明申請表》，注明證明內(nèi)容、證明用途等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案保管室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可出具檔案證明。檔案證明應(yīng)加蓋檔案保管室公章，并注明出具日期。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人員、利用檔案名稱、利用目的等信息。2.檔案保管室應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、區(qū)分主次、準(zhǔn)確判定保管期限的原則。2.對檔案的鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判斷檔案的價值。（二）鑒定組織1.在公司檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。2.檔案鑒定小組由檔案保管室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員代表等組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定人員應(yīng)逐件審查檔案，根據(jù)檔案的價值和保管期限，提出鑒定意見。2.綜合分析法：檔案鑒定人員應(yīng)綜合考慮檔案形成的歷史背景、現(xiàn)實(shí)利用價值、保管狀況等因素，對檔案進(jìn)行全面分析，確定檔案的鑒定結(jié)果。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案保管室負(fù)責(zé)人審核，報公司檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀時應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀登記表》，注明銷毀日期、銷毀檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀方式等信息。5.檔案銷毀登記表應(yīng)與檔案銷毀申請表等相關(guān)材料一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全和保密。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立公司內(nèi)部檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳遞。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)與公司辦公自動化系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互通。（三）信息化管理要求