PAGE烤煙樣品保管制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一、總則（一）目的為了確?？緹煒悠返馁|(zhì)量穩(wěn)定性和代表性，規(guī)范烤煙樣品的保管流程，保障相關(guān)工作的科學(xué)開展，特制定本制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及烤煙樣品保管、使用、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)的所有部門和人員。（三）基本原則1.科學(xué)性原則嚴(yán)格依據(jù)烤煙行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)方法進(jìn)行樣品保管，確保樣品質(zhì)量不受損，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。2.安全性原則保障樣品在保管過程中的安全，防止樣品丟失、損壞、變質(zhì)以及對(duì)人員和環(huán)境造成危害。3.規(guī)范性原則明確各項(xiàng)保管操作流程和要求，做到有章可循、規(guī)范有序。4.責(zé)任性原則明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，確保責(zé)任落實(shí)到人，保證樣品保管工作的順利進(jìn)行。二、烤煙樣品的分類與標(biāo)識(shí)（一）分類1.按烤煙等級(jí)分類根據(jù)烤煙的品質(zhì)、外觀特征等因素劃分不同等級(jí)的樣品，如一級(jí)烤煙樣品、二級(jí)烤煙樣品等，每個(gè)等級(jí)具有明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和代表性。2.按用途分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)照樣品用于與實(shí)際檢測(cè)的烤煙樣品進(jìn)行對(duì)比分析，以判斷其質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。科研樣品為開展烤煙種植、加工、品質(zhì)改良等科研項(xiàng)目而保留的樣品，具有特定的研究?jī)r(jià)值。留樣樣品在烤煙交易、質(zhì)量追溯等過程中留存的樣品，以備后續(xù)查詢和驗(yàn)證。（二）標(biāo)識(shí)1.樣品編號(hào)為每個(gè)烤煙樣品賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)包含年份、批次、類別等信息，便于識(shí)別和管理。例如，20230501A1，其中2023表示年份，0501表示批次，A表示類別（如A級(jí)烤煙），1表示該類別下的具體序號(hào)。2.等級(jí)標(biāo)識(shí)在樣品包裝上明確標(biāo)注烤煙等級(jí)，如“一級(jí)烤煙”字樣，字體應(yīng)清晰、醒目，易于辨認(rèn)。3.用途標(biāo)識(shí)對(duì)于不同用途的樣品，分別標(biāo)注“標(biāo)準(zhǔn)對(duì)照”“科研”“留樣”等字樣，以便在保管和使用過程中進(jìn)行區(qū)分。4.其他標(biāo)識(shí)根據(jù)需要，可標(biāo)注樣品的產(chǎn)地、采集時(shí)間、采集部位等信息，進(jìn)一步豐富樣品的標(biāo)識(shí)內(nèi)容，為后續(xù)工作提供更全面的參考。三、保管環(huán)境與設(shè)施（一）環(huán)境要求1.溫度烤煙樣品保管環(huán)境的溫度應(yīng)保持在相對(duì)穩(wěn)定的范圍內(nèi)，一般建議控制在10℃30℃之間。溫度過高可能導(dǎo)致樣品水分散失、變質(zhì)，溫度過低可能影響某些檢測(cè)指標(biāo)的準(zhǔn)確性。2.濕度濕度應(yīng)維持在40%60%之間。適宜的濕度有助于保持樣品的原有品質(zhì)，防止樣品過于干燥或受潮發(fā)霉。3.光照避免樣品直接暴露在強(qiáng)光下，應(yīng)存放在光線較暗的環(huán)境中。強(qiáng)光可能引發(fā)樣品的化學(xué)反應(yīng)，影響其質(zhì)量穩(wěn)定性。4.通風(fēng)保管場(chǎng)所應(yīng)具備良好的通風(fēng)條件，保證空氣流通，防止異味、有害氣體等對(duì)樣品造成污染。（二）保管設(shè)施1.樣品庫應(yīng)具備專門的樣品庫，庫內(nèi)空間應(yīng)合理規(guī)劃，設(shè)置不同的區(qū)域用于存放不同類型和等級(jí)的烤煙樣品。樣品庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，安裝相應(yīng)的消防設(shè)備、除濕設(shè)備、防蟲網(wǎng)、防盜門窗等設(shè)施。2.樣品架根據(jù)樣品的分類和存放要求，配備合適的樣品架。樣品架應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于樣品的擺放和取用，同時(shí)應(yīng)保證不同樣品之間有足夠的間隔，防止相互擠壓、混淆。3.溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備安裝溫濕度傳感器，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)樣品庫內(nèi)的溫濕度情況，并配備數(shù)據(jù)記錄和顯示裝置，以便及時(shí)掌握環(huán)境參數(shù)變化，采取相應(yīng)的調(diào)控措施。4.包裝材料為烤煙樣品提供合適的包裝材料，如密封袋、密封罐、鋁箔袋等，確保樣品在保管過程中不受外界環(huán)境因素的影響。包裝材料應(yīng)具有良好的密封性、防潮性和化學(xué)穩(wěn)定性。四、樣品入庫管理（一）入庫流程1.樣品采集由專業(yè)人員按照規(guī)定的采樣方法和標(biāo)準(zhǔn)，從烤煙產(chǎn)地、加工環(huán)節(jié)等采集具有代表性的樣品。采樣過程應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)操作規(guī)程，確保樣品的真實(shí)性和可靠性。2.樣品標(biāo)識(shí)采集后的樣品應(yīng)立即進(jìn)行標(biāo)識(shí)，按照前文所述的標(biāo)識(shí)方法，準(zhǔn)確標(biāo)注樣品編號(hào)、等級(jí)、用途等信息。3.質(zhì)量初檢對(duì)采集的樣品進(jìn)行初步質(zhì)量檢測(cè)，包括外觀、水分、糖分等指標(biāo)的檢測(cè)，確保樣品質(zhì)量符合基本要求。初檢合格的樣品方可進(jìn)入入庫流程。4.入庫登記填寫樣品入庫登記表，詳細(xì)記錄樣品的編號(hào)、名稱、等級(jí)、數(shù)量、采集時(shí)間、采集地點(diǎn)、初檢情況等信息。登記表應(yīng)一式兩份，一份留存樣品庫管理部門，一份交相關(guān)業(yè)務(wù)部門備案。5.入庫存放根據(jù)樣品的分類和標(biāo)識(shí)，將樣品存放在指定的樣品架或區(qū)域內(nèi)，確保存放有序，便于查找和管理。（二）入庫驗(yàn)收1.驗(yàn)收人員由樣品庫管理人員、質(zhì)量檢測(cè)人員等組成驗(yàn)收小組，對(duì)入庫樣品進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容核對(duì)樣品標(biāo)識(shí)檢查樣品編號(hào)、等級(jí)、用途等標(biāo)識(shí)信息是否準(zhǔn)確、清晰，與入庫登記表一致。檢查樣品質(zhì)量對(duì)樣品的外觀、包裝等進(jìn)行再次檢查，確認(rèn)樣品在采集和運(yùn)輸過程中未受到損壞，質(zhì)量符合初檢要求。核對(duì)數(shù)量按照入庫登記表核對(duì)樣品數(shù)量，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。3.驗(yàn)收記錄驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在入庫登記表上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)記錄并反饋給相關(guān)部門，采取相應(yīng)的處理措施。五、樣品保管操作規(guī)范（一）日常巡查1.巡查人員樣品庫管理人員負(fù)責(zé)每日對(duì)樣品保管情況進(jìn)行巡查。2.巡查內(nèi)容溫濕度檢查查看溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備顯示的數(shù)據(jù)，確保保管環(huán)境的溫濕度符合要求。如溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)控措施，并記錄異常情況及處理過程。樣品外觀檢查檢查樣品的包裝是否完好，有無破損、變形、受潮等現(xiàn)象。觀察樣品的外觀品質(zhì)，如顏色、光澤、形態(tài)等是否有變化，如有異常應(yīng)及時(shí)記錄并分析原因。防蟲防鼠檢查查看樣品庫內(nèi)是否有蟲害、鼠害跡象，如發(fā)現(xiàn)害蟲、鼠咬痕跡等，應(yīng)立即采取相應(yīng)的防治措施，并清理現(xiàn)場(chǎng)。通風(fēng)情況檢查檢查通風(fēng)設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保空氣流通良好，無異味積聚。3.巡查記錄巡查人員應(yīng)詳細(xì)記錄每日巡查情況，包括巡查時(shí)間、溫濕度數(shù)據(jù)、樣品外觀狀況、防蟲防鼠情況、通風(fēng)情況等。巡查記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（二）定期盤點(diǎn)1.盤點(diǎn)周期每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)人員由樣品庫管理人員、財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員等組成盤點(diǎn)小組，共同完成盤點(diǎn)工作。3.盤點(diǎn)內(nèi)容核對(duì)樣品數(shù)量按照樣品入庫登記表，逐一核對(duì)樣品的實(shí)際數(shù)量，確保賬實(shí)相符。檢查樣品質(zhì)量對(duì)部分樣品進(jìn)行質(zhì)量抽檢，檢查其品質(zhì)是否穩(wěn)定，有無變質(zhì)等情況。核對(duì)標(biāo)識(shí)信息檢查樣品的標(biāo)識(shí)是否清晰、準(zhǔn)確，有無脫落、模糊等現(xiàn)象。查看標(biāo)識(shí)內(nèi)容與實(shí)際樣品是否一致。4.盤點(diǎn)記錄盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)小組應(yīng)填寫盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括盤點(diǎn)時(shí)間、樣品名稱、編號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況、標(biāo)識(shí)情況等。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符或其他問題，應(yīng)在報(bào)告中注明，并分析原因，提出處理建議。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)盤點(diǎn)人員簽字確認(rèn)后，一份留存樣品庫管理部門，一份交相關(guān)部門存檔。（三）樣品搬運(yùn)與擺放1.搬運(yùn)要求在搬運(yùn)烤煙樣品時(shí)，應(yīng)輕拿輕放，避免劇烈震動(dòng)和碰撞，防止樣品受損。使用合適的搬運(yùn)工具，如托盤、推車等，確保搬運(yùn)過程安全、平穩(wěn)。搬運(yùn)人員應(yīng)佩戴相應(yīng)的防護(hù)用品，如手套等，防止手部受傷。2.擺放原則按照樣品的分類和等級(jí)，有序擺放樣品，同一類別的樣品應(yīng)集中存放，不同等級(jí)的樣品之間應(yīng)保持明顯的區(qū)分。樣品應(yīng)擺放整齊，不得隨意堆放，確保通風(fēng)良好，便于查看和取用。對(duì)于有特殊要求的樣品，如需要冷藏、避光等保存的樣品，應(yīng)按照相應(yīng)的要求進(jìn)行單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識(shí)。六、樣品使用管理（一）使用申請(qǐng)1.申請(qǐng)流程因工作需要使用烤煙樣品的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫樣品使用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明使用目的、樣品名稱、編號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給樣品庫管理部門。2.審批權(quán)限對(duì)于一般用途的樣品使用申請(qǐng)，由樣品庫管理部門負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于涉及重要科研項(xiàng)目、質(zhì)量爭(zhēng)議處理等特殊情況的樣品使用申請(qǐng)，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）樣品發(fā)放1.發(fā)放流程樣品庫管理人員根據(jù)審批通過的申請(qǐng)表，核對(duì)樣品信息，準(zhǔn)備相應(yīng)的樣品。發(fā)放樣品時(shí)，應(yīng)在樣品發(fā)放登記表上記錄發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)取人、樣品名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。2.發(fā)放要求嚴(yán)格按照申請(qǐng)表上的要求發(fā)放樣品，確保發(fā)放的樣品數(shù)量、等級(jí)、用途等與申請(qǐng)一致。對(duì)于易損、易變質(zhì)的樣品，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施進(jìn)行發(fā)放，如提供額外的包裝材料等。（三）樣品歸還1.歸還期限使用完畢的烤煙樣品應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還樣品庫。歸還期限根據(jù)使用申請(qǐng)時(shí)確定的預(yù)計(jì)使用時(shí)間合理設(shè)定，一般最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日。2.歸還驗(yàn)收樣品庫管理人員在接收歸還的樣品時(shí)，應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括樣品的數(shù)量、質(zhì)量、包裝等是否完好，是否與發(fā)放時(shí)一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與領(lǐng)取人溝通協(xié)調(diào)，要求其說明情況并采取相應(yīng)的處理措施。3.歸還記錄驗(yàn)收合格后，樣品庫管理人員在樣品發(fā)放登記表上記錄樣品歸還時(shí)間，并注明驗(yàn)收情況。如樣品在使用過程中出現(xiàn)損壞、丟失等情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并在記錄中詳細(xì)說明。七、樣品流轉(zhuǎn)管理（一）流轉(zhuǎn)流程1.流轉(zhuǎn)申請(qǐng)當(dāng)烤煙樣品需要在公司內(nèi)部不同部門之間流轉(zhuǎn)時(shí)，由轉(zhuǎn)出部門填寫樣品流轉(zhuǎn)申請(qǐng)表，說明流轉(zhuǎn)原因、樣品信息、接收部門等內(nèi)容。申請(qǐng)表經(jīng)轉(zhuǎn)出部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給樣品庫管理部門。2.流轉(zhuǎn)審批樣品庫管理部門對(duì)流轉(zhuǎn)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，樣品庫管理部門通知轉(zhuǎn)出部門和接收部門進(jìn)行樣品流轉(zhuǎn)操作。3.流轉(zhuǎn)交接轉(zhuǎn)出部門按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將樣品移交給接收部門。交接過程中，雙方應(yīng)共同核對(duì)樣品信息，檢查樣品質(zhì)量和包裝情況，填寫樣品流轉(zhuǎn)交接單，明確交接時(shí)間、交接人、樣品名稱、編號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。4.流轉(zhuǎn)記錄樣品庫管理部門負(fù)責(zé)記錄樣品流轉(zhuǎn)的全過程，包括流轉(zhuǎn)申請(qǐng)時(shí)間、審批情況、交接時(shí)間、交接人等信息。流轉(zhuǎn)記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和追溯樣品的流轉(zhuǎn)軌跡。（二）流轉(zhuǎn)過程中的質(zhì)量保障1.在樣品流轉(zhuǎn)過程中，各環(huán)節(jié)人員應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保樣品質(zhì)量不受影響。2.對(duì)于需要長(zhǎng)途運(yùn)輸或長(zhǎng)時(shí)間流轉(zhuǎn)的樣品，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施，如使用密封包裝、冷藏運(yùn)輸?shù)?，防止樣品變質(zhì)、受損。3.流轉(zhuǎn)過程中如發(fā)現(xiàn)樣品質(zhì)量問題，應(yīng)立即停止流轉(zhuǎn)，并及時(shí)通知樣品庫管理部門和相關(guān)部門進(jìn)行處理。處理結(jié)果應(yīng)記錄在案，作為后續(xù)質(zhì)量追溯的依據(jù)。八、樣品處置管理（一）處置情形1.樣品過期對(duì)于超過規(guī)定保管期限的烤煙樣品，經(jīng)評(píng)估確認(rèn)已無保留價(jià)值的，應(yīng)進(jìn)行處置。2.質(zhì)量不合格經(jīng)檢測(cè)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的樣品，應(yīng)予以處置。3.其他原因因不可抗力、保管條件變化等其他原因?qū)е聵悠窡o法繼續(xù)保管或失去使用價(jià)值的，也應(yīng)進(jìn)行處置。（二）處置流程1.提出申請(qǐng)由樣品庫管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出樣品處置申請(qǐng)，說明處置原因、樣品信息等內(nèi)容。申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給公司質(zhì)量控制部門。2.審核評(píng)估質(zhì)量控制部門對(duì)處置申請(qǐng)進(jìn)行審核，并組織相關(guān)人員對(duì)樣品進(jìn)行評(píng)估，確定樣品是否確實(shí)需要處置以及處置方式。3.處置實(shí)施根據(jù)審核評(píng)估結(jié)果，按照規(guī)定的處置方式對(duì)樣品進(jìn)行處置。處置方式包括銷毀、廢棄等。對(duì)于需要銷毀的樣品，應(yīng)選擇合適的銷毀方法，確保銷毀徹底，防止樣品重新流入市場(chǎng)或造成環(huán)境污染。4.處置記錄詳細(xì)記錄樣品處置的全過程，包括處置申請(qǐng)時(shí)間、審核評(píng)估情況、處置方式、處置時(shí)間、處置人員等信息。處置記錄應(yīng)作為公司質(zhì)量管理檔案的重要組成部分，妥善保存。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督公司質(zhì)量控制部門定期對(duì)烤煙樣品保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，包括樣品入庫、保管、使用、流轉(zhuǎn)、處置等各個(gè)環(huán)節(jié)。檢查方式包括查閱記錄、實(shí)地查看樣品庫等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.外部監(jiān)督接受行業(yè)主管部門、相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)以及客戶等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息，確保公司烤煙樣品保管工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）考核辦法1.建立考核指標(biāo)體系制定詳細(xì)的考核指標(biāo)，包括樣品保管質(zhì)量、出入庫記