PAGE辦公室檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負責(zé)對全公司檔案工作進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案管理工作的集中統(tǒng)一。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項工作的過程和結(jié)果，確保檔案資料的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。4.負責(zé)組織檔案的查閱、借閱和利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持。5.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.負責(zé)公司檔案的安全管理，采取必要的安全防護措施，確保檔案的安全與完整。（二）各部門職責(zé)1.各部門負責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的日常管理工作，按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的各類檔案資料收集齊全、整理規(guī)范，并定期移交辦公室。3.在檔案形成過程中，各部門應(yīng)確保檔案資料的真實、完整、準(zhǔn)確，對不符合要求的檔案應(yīng)及時進行補充和完善。4.各部門應(yīng)積極配合辦公室做好檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等七大類。1.文書檔案：包括公司在行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理等活動中形成的各種文件材料，如請示、報告、通知、決定、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的各種技術(shù)文件材料，如項目立項報告、可行性研究報告、設(shè)計圖紙文件、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。3.人事檔案：包括公司員工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利、教育培訓(xùn)、職稱評定等方面的文件材料。4.財務(wù)檔案：包括公司在財務(wù)管理活動中形成的各種會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司在市場營銷、客戶服務(wù)工作中形成的各種業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、客戶資料、市場調(diào)研報告等文件材料。6.聲像檔案：包括公司在各種活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.實物檔案：包括公司獲得的各類獎杯、獎牌、證書、錦旗等實物。（二）檔案編號1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式進行編號。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號：按照項目名稱分類號流水號的方式進行編號。例如：XX項目J01001，表示XX項目中的第1份技術(shù)文件（分類號為J01）。3.人事檔案編號：以員工個人身份證號作為唯一編號。4.財務(wù)檔案編號：按照會計年度檔案類別流水號的方式進行編號。例如：2023會計憑證001，表示2023年的第1冊會計憑證。5.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)類型年度流水號的方式進行編號。例如：銷售業(yè)務(wù)2023001，表示2023年的第1份銷售業(yè)務(wù)檔案。6.聲像檔案編號：采用年度類別流水號的方式進行編號。例如：2023照片001，表示2023年的第1張照片。7.實物檔案編號：按照實物名稱年度流水號的方式進行編號。例如：獎杯2023001，表示2023年獲得的第1個獎杯。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和要求，指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保本部門形成的各類檔案資料及時、完整地收集齊全。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時、準(zhǔn)確的原則，收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料、實物等各種形式。3.對于重要會議、重大活動、重點項目形成的檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后及時將檔案收集整理完畢，并移交辦公室。4.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的公司檔案資料全部移交辦公室。（二）檔案整理1.辦公室檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值等級，便于保管和利用。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂、編頁、編目等整理工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容和時間順序進行整理，同時編寫文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。實物檔案應(yīng)進行登記造冊，注明實物名稱、來源、日期等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫房應(yīng)實行專人管理，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進入。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號順序排列上架存放，便于查閱和管理。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份存儲，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檢索和利用。3.聲像檔案和實物檔案應(yīng)根據(jù)其特點進行妥善保管，聲像檔案應(yīng)存放在防磁、防潮、防火的專用柜中，實物檔案應(yīng)陳列或妥善存放，確保其安全和完整。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，提出檔案保管期限的初步意見，報辦公室審核確定。（四）檔案鑒定與銷毀1.辦公室應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由辦公室負責(zé)人、檔案管理人員及有關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、價值和利用情況，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和保密。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理查閱手續(xù)。2.辦公室檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請表》，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等，如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)辦公室同意后，由檔案管理人員統(tǒng)一辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱機密檔案時，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進行審批和查閱，查閱人員不得將機密檔案帶出檔案庫房，如需摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報辦公室負責(zé)人審批。2.辦公室檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放《檔案借閱登記簿》，并將檔案資料交借閱人員簽收。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱機密檔案時，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進行審批和借閱，借閱人員應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案信息的安全。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.辦公室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，及時掌握檔案工作動態(tài)。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，不得虛報、瞞報、漏報。3.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)納入公司檔案管理工作的重要內(nèi)容，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案資料移交辦公室。移交檔案時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息，經(jīng)雙方簽字確認后存檔。2.辦公室應(yīng)認真核對接