PAGE區(qū)法院檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)區(qū)法院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在法院審判、執(zhí)行及各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于區(qū)法院各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于案件卷宗、文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：區(qū)法院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：各部門應(yīng)確保所形成檔案的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映工作過程和實(shí)際情況，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，優(yōu)化檔案整理和檢索方式，提高檔案利用效率，為法院各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置區(qū)法院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全院檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全院各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，編制檔案檢索工具，建立健全檔案檢索體系。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已到保管期限的檔案。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為法院審判、執(zhí)行及其他工作提供支持。7.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。8.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.案件卷宗：各類刑事、民事、行政案件的卷宗材料，包括立案登記表、起訴書、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄判決書、裁定書等。2.文書檔案：本院制發(fā)的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。3.人事檔案：干部職工的履歷表、任免文件、考核材料、工資變動(dòng)表、獎(jiǎng)懲記錄等。4.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等。5.其他檔案：本院開展的各類專項(xiàng)工作、活動(dòng)形成的文件材料，如調(diào)研材料、宣傳資料、培訓(xùn)記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則與方法1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法：分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，如案件卷宗可分為刑事、民事、行政等類別；文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、審判業(yè)務(wù)類等。編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，選用堅(jiān)固耐用、便于存放和搬運(yùn)的檔案柜、檔案架等。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類編號(hào)順序排列，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案：反映本院主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本院工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。2.各部門應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，并在檔案整理過程中注明。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，排列有序，便于查找。4.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組審查，確無保存價(jià)值的，予以銷毀。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等不宜公開的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見。2.將擬銷毀檔案清單提交鑒定小組進(jìn)行審查。3.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定是否銷毀。4.經(jīng)鑒定小組同意銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀方法1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本院工作人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱本院檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.當(dāng)事人及其代理人查閱案件卷宗的，應(yīng)按照法律規(guī)定和本院相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本院工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)本院辦公室審核，院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門提供查閱服務(wù)。3.當(dāng)事人及其代理人查閱案件卷宗，應(yīng)提交有效身份證件和授權(quán)委托書，經(jīng)案件承辦部門負(fù)責(zé)人同意后，到檔案管理部門查閱。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，遵守檔案管理部門的各項(xiàng)規(guī)定。2.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。3.如需復(fù)印、復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員清點(diǎn)核對(duì)。（四）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，為本院審判、執(zhí)行及其他工作提供參考依據(jù)。2.根據(jù)工作需要，檔案管理部門可提供檔案資料匯編、專題研究等服務(wù)。3.加強(qiáng)與其他單位檔案部門的交流與合作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。七、電子檔案管理（一）電子檔案收集與整理1.各部門應(yīng)按照電子文件管理的要求，及時(shí)收集、整理本部門形成的電子文件，并移交檔案管理部門。2.電子文件應(yīng)按照檔案整理原則進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。（二）電子檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案保管制度，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。2.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全的場(chǎng)所，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。（三）電子檔案查閱與利用1.本院工作人員查閱電子檔案，應(yīng)通過檔案管理部門提供的電子檔案查閱系統(tǒng)進(jìn)行操作。2.查閱電子檔案應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改、刪除電子檔案內(nèi)容。3.如需打印、復(fù)制電子檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策的重要依據(jù)，為改進(jìn)檔案管理工作提供參