合同管理工作指引流程概述流程目的健全公司合同管理規(guī)范，規(guī)范公司合同管理程序，控制公司經(jīng)營風(fēng)險，提高合同審批效率。適用范圍適用于公司所有對外簽訂的支付類合同。定義合同：指本公司在公司所屬經(jīng)營范圍內(nèi)，由公司法人或其授權(quán)代表人在授權(quán)范圍內(nèi)代表公司與公司外部的法人、自然人以及具有法人地位的社會團(tuán)體和組織之間所訂立的所有契約形式。合同管理：工程、設(shè)備和材料類合同管理部門為預(yù)算合約部；營銷類合同管理部門為計劃經(jīng)營部；行政類合同管理部門為辦公室。流程要素描述支持文件流程CP點支持文件流程CP點確定合同分類標(biāo)準(zhǔn)合同簽訂審批授權(quán)合同簽訂審核審批會簽責(zé)任部門主導(dǎo)部門：合同經(jīng)辦部門參與部門：項目管理部、項目部、銷售客服部、及其他相關(guān)部門預(yù)算合約部、計劃經(jīng)營部、辦公室流程KPI合同審批及時率合同錯漏控制情況因合同疏漏導(dǎo)致的相關(guān)事故控制標(biāo)準(zhǔn)化合同文本應(yīng)用率輸入條件合同分類標(biāo)準(zhǔn)公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本招標(biāo)或供方選定的結(jié)果及過程文件業(yè)務(wù)部門起草的合同文本（初稿）輸出結(jié)果簽署合同文本合同管理臺賬立卷歸檔后的合同合同管理工作指引流程CP點描述CP點對流程的影響控制要點難點／風(fēng)險點提示確定合同分類標(biāo)準(zhǔn)清晰的合同分類、準(zhǔn)確的合同編號，有助于公司合同管理體系的精細(xì)化管理·合同分類·合同的編號規(guī)則——合同簽訂審批授權(quán)為保證公司合同審批效率，同時兼顧風(fēng)險控制，明確合同簽訂審批授權(quán)，是合同日常管理的主要依據(jù)之一·合同審批授權(quán)的統(tǒng)一管理——合同審核審批會簽日常合同簽訂過程中的主要環(huán)節(jié)，按照合同分類，明確會簽發(fā)起部門、會簽參與部門及審批人·詳見《合同審核審批一覽表》——

工作程序合同分類按照合同內(nèi)容劃分：合同分類標(biāo)準(zhǔn)，詳見《合約規(guī)劃》?？赡懿恍纬珊贤捻椖浚詮娭埔?guī)定或協(xié)商方式形成雙方之要約，此類情況亦參照合同管理程序進(jìn)行相關(guān)的確認(rèn)和付款申請審批，以下不再特別說明。單個合同的分類確認(rèn)，由預(yù)算合約部提出意見，財務(wù)部復(fù)核。合同編號規(guī)則：公司代號（JH）+項目總名稱+年份+合同類別代號+3位序號/合同規(guī)劃編號。如昌平項目建安工程承包合同編號為：JH-CP-2010-JA-001；昌平項目造價咨詢合同編號為：JH-CP-2010-ZX--001。其中3位序號按年進(jìn)行排序，即每年從001開始排序。合同編號按總項目名稱分別編號排序。若一個合同內(nèi)容包括總項目的幾個項目時，則編號從先原則，即按最先開始施工的項目為基礎(chǔ)進(jìn)行編號。合同編號由辦公室統(tǒng)一管理，并標(biāo)注在簽訂合同審批表內(nèi)。辦公室建立合同蓋章登記簿，將合同編號、合同簽訂部門、蓋章份數(shù)、合同歸檔等情況進(jìn)行登記，在各類合同進(jìn)入審批程序前，由合同主辦部門的經(jīng)辦人到辦公室登記并由辦公室在合同審批表及合同的右上角注明合同編號。合同補充合同編號：合同經(jīng)辦人應(yīng)到辦公室登記并由辦公室在合同審批表及合同的右上角注明合同編號。補充合同編號應(yīng)是在原合同編號后面加大寫英文字母。如昌平項目一個建筑承包合同有三個補充協(xié)議時，則應(yīng)分別編號為：JH-CP-2010-JA-001-A、JH-CP-2010-JA-001-B、JH-CP-2010-JA-001-C。合同擬定及審批合同經(jīng)辦部門擬定合同文本，注明是否為公司標(biāo)準(zhǔn)合同，同時編寫合同摘要（應(yīng)包括標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價款和付款、履行期限/地點/方式、違約責(zé)任等），提交合同管理部門復(fù)核。擬定合同應(yīng)盡量標(biāo)準(zhǔn)化，格式參見：國家和當(dāng)?shù)匾?guī)定采用的標(biāo)準(zhǔn)合同文本；公司已經(jīng)評定的標(biāo)準(zhǔn)化文本；需政府有關(guān)部門審批、備案的格式合同除外。工程、設(shè)備和材料類合同由預(yù)算合約部復(fù)核后按《合同簽訂管理一覽表》規(guī)定發(fā)起合同會簽、審批程序，各相關(guān)部門的審核要點為：項目管理部主要從簽約資質(zhì)、工期約定、承包范圍、質(zhì)量約定、驗收約定、保修約定等方面進(jìn)行出具意見；預(yù)算合約部主要從簽約所需驗證資料是否完備、合同價款、計價方式、結(jié)算約定等方面出具意見；財務(wù)部主要從資金支付的條件、方式、期限相關(guān)約定等方面及公司預(yù)算額度出具意見；計劃經(jīng)營部法務(wù)從法律角度對合同整體條款準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性、違約及爭議解決等約定審核；安監(jiān)辦應(yīng)從安全管理方面對安全條款和安全協(xié)議書等內(nèi)容進(jìn)行審核。營銷類合同由合同管理部門復(fù)核后按《合同簽訂管理一覽表》規(guī)定發(fā)起合同會簽、審批程序。在合同會簽審核、審批過程中，對審核/審批人提出的意見，合同經(jīng)辦部門須予以修訂或解釋說明，并由修訂意見提出人確認(rèn)。合同審核過程中，合同主辦人負(fù)責(zé)將各方反饋意見、修改建議、改進(jìn)措施等匯總整理形成記錄，作為公司共享知識。合同審核各方達(dá)成一致意見后，在《合同審核評審表》上簽字，合同主辦人持《合同審核審批表》、合同文本及合同過程文件，按《授權(quán)手冊》規(guī)定權(quán)限審批。辦公室須核對授權(quán)后方可蓋章，所有合同資料均要加蓋騎縫章。到政府主管部門備案的合同授權(quán)委托事宜由董事會辦公室專門管理。需授權(quán)人員辦理審批手續(xù)，領(lǐng)取、填寫授權(quán)委托書，經(jīng)加蓋公司公章和法人章后授權(quán)生效。所有合同按《授權(quán)手冊》規(guī)定進(jìn)行簽署，若對方為非法定代表人簽署的合同應(yīng)要求其提供授權(quán)委托書。其他要點：合同的法律審核進(jìn)行兩次，包括合同初次傳簽時的法律審核及相關(guān)意見和合同修訂后再次傳簽確認(rèn)的法律審核及法律風(fēng)險提示，詳見《合同簽訂管理一覽表》相關(guān)規(guī)定，法律審核每次應(yīng)在5個工作日內(nèi)完成。合同簽署后，參與會簽部門應(yīng)保留審批單復(fù)印件一份。合同所有條款都必須具體、明確、完整，用詞準(zhǔn)確，責(zé)任清晰，不能含糊不清、模棱兩可。手寫部分字體要工整、認(rèn)真，不得隨意涂改。合同須盡量實現(xiàn)締約對方先行簽字蓋章，保證公司締約的主動性。合同作為公司對外活動的重要的法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。合同主辦部門應(yīng)注意收集保存合同履行過程中相關(guān)記錄、數(shù)據(jù)、證明材料等，進(jìn)行對方履約情況評價，為建立公司合格供方提供依據(jù)。工程類合同要求：在合同簽署時，工程合同應(yīng)盡量應(yīng)用合同標(biāo)準(zhǔn)文本。預(yù)算合約部負(fù)責(zé)逐步建立統(tǒng)一的合同標(biāo)準(zhǔn)文本，各部門（項目管理部）應(yīng)予采用。如當(dāng)?shù)卣块T有強制性規(guī)定，可按當(dāng)?shù)卣块T標(biāo)準(zhǔn)合同執(zhí)行，但必須通過補充條款等方式充分補充與公司合同標(biāo)準(zhǔn)文本之間存在差異的內(nèi)容。如公司尚未制定合同標(biāo)準(zhǔn)文本，可以延用以往的合同，但經(jīng)辦部門應(yīng)聯(lián)系預(yù)算合約部、項目管理部、財務(wù)部、計劃經(jīng)營部盡快制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)合同。當(dāng)客觀條件發(fā)生重大變化、原有合同標(biāo)準(zhǔn)文本不再適用時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出與相關(guān)部門共同修改。合同條款必須包含：工期、保修條款、施工范圍、違約責(zé)任、合同價款及支付方式等。預(yù)算合約部負(fù)責(zé)將審批后的合同交施工單位蓋章，預(yù)算合約部負(fù)責(zé)核對合同所有內(nèi)容，核對無誤后蓋章并交招標(biāo)采購部備案后存檔。合同履行合同訂立后，各部門（包括經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人）是合同履行的過程控制部門，有義務(wù)及時處理合同履行過程中發(fā)生的問題，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。經(jīng)辦人員應(yīng)及時整理、妥善保管與合同履行有關(guān)的書面簽證、來往信函、文書、電報等。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付重要資料時應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收條，履行合同付款時應(yīng)由對方當(dāng)事人出具正式發(fā)票，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。履行過程中一旦發(fā)生不可抗力和第三人干擾及意外事件，經(jīng)辦人應(yīng)立即通知對方當(dāng)事人，查明原因，及時化解，并收集好相關(guān)證據(jù)。對合同履行過程中出現(xiàn)違約情況，各經(jīng)辦部門應(yīng)及時查明原因并向領(lǐng)導(dǎo)報告，并按照合同約定及時、準(zhǔn)確、合理地提出處理違約責(zé)任的方案,由領(lǐng)導(dǎo)決策，必要時提交公司法律事務(wù)機(jī)構(gòu)采取訴訟方式解決。工程合同在辦理最終結(jié)算補差時，應(yīng)當(dāng)由原經(jīng)辦部門、項目管理部、預(yù)算合約部、招標(biāo)采購部共同簽署意見。對于已經(jīng)竣工小區(qū)（項目）辦已撤銷的情況下有關(guān)遺留工程尾款結(jié)算事宜，由項目管理部牽頭會同相關(guān)部門辦理。凡未經(jīng)簽署意見或簽署意見不全的合同，財務(wù)部不得辦理最終結(jié)算付款業(yè)務(wù)。合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定，一般應(yīng)以標(biāo)的物交付完畢、工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。為方便合同管理，公司各部門應(yīng)指定一名合同管理員負(fù)責(zé)合同的相關(guān)管理工作，合同管理人員的主要工作如下：建立本部門合同實施的保證體系，以保證合同實施過程中的一切日常事務(wù)性工作有秩序地進(jìn)行，使工程項目的全部合同事件處于控制中，保證合同目標(biāo)的實現(xiàn)。監(jiān)督承包商和分包商按合同施工（履行），并做好各分合同的協(xié)調(diào)和管理工作。對合同實施情況進(jìn)行跟蹤：收集合同實施的信息，收集各種工程資料，并作出相應(yīng)的信息處理；將合同實施情況與合同分析資料進(jìn)行對比分析，找出其中的偏離，對合同履行情況作出診斷；向項目經(jīng)理及時通報合同實施情況及問題，提出合同實施方面的意見、建議、甚至警告；每月將合同執(zhí)行情況通報預(yù)算合約部和財務(wù)部，并與預(yù)算合約部、財務(wù)部進(jìn)行合同核對。進(jìn)行合同變更管理。這里主要包括參與變更談判，對合同變更進(jìn)行事務(wù)性處理；落實變更措施，修改變更相關(guān)的資料，檢查變更措施落實情況。參加公司合同法律等專業(yè)知識培訓(xùn)，協(xié)助公司相關(guān)部門進(jìn)行日常的索賠和反索賠：對收到的對方的索賠報告進(jìn)行審查分析，收集反駁理由和證據(jù)，復(fù)核索賠值，配合公司法務(wù)人員起草并提出反索賠報告。參加索賠談判，對索賠(反索賠)中所涉及到的問題進(jìn)行處理。合同簽訂后，應(yīng)負(fù)責(zé)向公司各相關(guān)部門作好“合同交底”工作，以便公司各相關(guān)部門能夠?qū)贤瑢嵤┻^程進(jìn)行經(jīng)常性的檢查、監(jiān)督。月度投資額管理合同履約部門負(fù)責(zé)合同款支付的經(jīng)辦，填寫付款申請單、付款審批表（附件）等，按《授權(quán)手冊》審批后支付。合同變更或解除根據(jù)合同履行的實際情況，如公司認(rèn)為確需變更合同內(nèi)容或解除合同的，經(jīng)合同各方協(xié)商一致，可進(jìn)行合同變更或解除，合同變更或解除的通知或協(xié)商意見應(yīng)采用書面形式,填寫《合同、洽商、結(jié)算報審表》。對合同的重大變更，應(yīng)由主辦部門說明更改原因，合同變更（協(xié)議或洽商）與新訂合同一并依照合同的簽訂流程進(jìn)行審批，以保證公司利益不受損失。合同未履行完畢，但確定不再繼續(xù)履行的，合同履行部門應(yīng)做好終止或解除記錄，收集履行過程中所有與合同有關(guān)的文件，做好經(jīng)濟(jì)往來和合同結(jié)算工作，并辦理解除合同的手續(xù)。合同歸檔公司實行二級合同管理，辦公室全面負(fù)責(zé)公司的合同管理存檔；公司各部門負(fù)責(zé)所在部門的合同管理。各類（份）合同的經(jīng)辦人為各合同管理人員。合同簽訂完成后，公司原則上應(yīng)保留至少三份原件（1份正本、2份副本），分別由辦公室（正本）、財務(wù)部（副本）和預(yù)算合約部（副本）各留存合同原件一份；若因外部原因無法保留三份原件的，原件留存順序依次為：辦公室、財務(wù)部、預(yù)算合約部；合同使用部門留存合同復(fù)印件。每年末由財務(wù)部、預(yù)算合約部（工程材料、設(shè)備類）、計劃經(jīng)營部（營銷類）和辦公室（其他類）核對本公司合同臺帳（財務(wù)部負(fù)責(zé)合同臺賬登記，預(yù)算合約部對公司合同臺帳具有共享權(quán)限）后統(tǒng)一存檔，辦公室負(fù)責(zé)對外簽訂合同的保管。對合同履行過程中，各種經(jīng)雙方簽字確認(rèn)的清單、確認(rèn)書、補充協(xié)議等文件材料，也應(yīng)作為合同附件及時歸檔。涉及訴訟或仲裁的合同，相關(guān)人員應(yīng)在訴訟或仲裁生效并執(zhí)行完畢后一個月內(nèi)隨案卷一起交行政部門存檔保存。各部門借閱合同資料應(yīng)在公司內(nèi)借閱，并履行登記手續(xù)，退還時合同管理員應(yīng)檢查所查閱合同資料是否完整；外單位人員借閱公司合同資料須持單位介紹信并經(jīng)公司法定代表人同意后方可辦理借閱手續(xù)。合同糾紛主辦部門預(yù)見或發(fā)現(xiàn)合同對方履行合同存在問題，可能損害公司利益，應(yīng)要求對方澄清問題并承擔(dān)可能出現(xiàn)的責(zé)任；無法協(xié)商一致的應(yīng)及時申請仲裁或訴訟至法院，同時準(zhǔn)備訴訟材料（包括