PAGE規(guī)范檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案資料進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案資料應如實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案資料的真實性和準確性。3.分類科學原則：根據檔案資料的來源、內容、形式等特征，進行科學合理的分類，便于檔案資料的管理和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。二、檔案資料管理機構及職責（一）檔案管理部門1.負責制定和完善公司/組織檔案資料管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案資料，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。3.負責檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案資料的質量和安全。4.定期對檔案資料進行鑒定、銷毀，確保檔案資料的時效性和有效性。5.開展檔案資料管理的培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務水平。（二）各部門檔案資料管理人員1.負責本部門檔案資料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.按照公司/組織檔案資料管理制度的要求，定期將本部門的檔案資料移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案資料的利用工作，提供必要的檔案資料信息。三、檔案資料的分類與編號（一）分類1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要等。2.科技檔案：包括科研項目檔案、工程建設檔案、設備儀器檔案等。3.會計檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務報告等。4.人事檔案：包括員工的個人基本信息、工作經歷、考核評價、培訓記錄、獎懲情況等。5.業(yè)務檔案：包括市場營銷檔案、客戶檔案、合同檔案、項目檔案等。（二）編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，確保檔案編號的科學性和實用性。2.文書檔案編號格式為：年度+保管期限+流水號，如：2023永久001。3.科技檔案編號格式為：項目編號+檔案類別+流水號，如：KJ202301科研項目檔案001。4.會計檔案編號格式為：年度+保管期限+檔案類別+流水號，如：2023定期會計憑證001。5.人事檔案編號格式為：員工編號+檔案類別+流水號，如：001個人基本信息檔案001。6.業(yè)務檔案編號格式為：業(yè)務項目編號+檔案類別+流水號，如：YX202301市場營銷檔案001。四、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門應明確檔案資料收集的責任人，負責及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料。2.檔案資料收集應遵循全面、及時、準確的原則，確保檔案資料的完整性和真實性。3.對于重要的檔案資料，應實行雙套制或多套制備份，以防止檔案資料的丟失或損壞。（二）整理1.檔案資料整理應按照檔案資料的分類標準進行，確保檔案資料的分類科學、合理。2.對收集到的檔案資料進行分類、編號、編目、裝訂等工作，使其達到規(guī)范化、標準化的要求。3.檔案資料整理應做到內容完整、條理清晰、標識準確，便于檔案資料的保管和利用。五、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門應定期將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門應按照檔案資料的歸檔要求，對移交的檔案資料進行審核、接收，并辦理歸檔手續(xù)。3.歸檔后的檔案資料應按照檔案資料的分類編號順序進行存放，便于查找和利用。（二）保管1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家有關標準要求。3.對檔案資料應進行定期檢查和清點，及時發(fā)現和處理檔案資料的損壞、丟失等問題。4.對電子檔案資料應進行備份，并定期進行數據維護，確保電子檔案資料的安全和完整。六、檔案資料的利用（一）利用范圍1.公司/組織內部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案資料。2.外部單位因業(yè)務往來等原因，需要查閱、借閱公司/組織檔案資料的，應按照公司/組織有關規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內部員工查閱、借閱檔案資料，應填寫《檔案資料查閱/借閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱公司/組織檔案資料，應提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱、借閱的目的、內容、范圍等，經公司/組織主管領導批準后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案資料時，應嚴格遵守檔案資料管理的有關規(guī)定，不得擅自涂改、復印、轉借、損毀檔案資料。（三）利用登記1.檔案管理部門應對檔案資料的查閱、借閱情況進行詳細登記，記錄查閱、借閱的時間、人員、內容、期限等信息。2.查閱、借閱人員歸還檔案資料時，檔案管理部門應認真核對檔案資料的數量、完整性等情況，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案資料進行鑒定，確定檔案資料的保管期限和銷毀范圍。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門和人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據檔案資料的形成時間、內容、重要性等因素，對檔案資料進行綜合評估，確定檔案資料的保管期限和銷毀范圍。（二）銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的檔案資料，應按照公司/組織有關規(guī)定進行銷毀。2.檔案資料銷毀前，應填寫《檔案資料銷毀申請表》，經公司/組織主管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案資料銷毀應指定專人負責，并在銷毀現場進行監(jiān)銷，確保檔案資料銷毀徹底、安全。4.檔案資料銷毀后，應在《檔案資料銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式、銷毀人員等信息，并將申請表歸檔保存。八、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設1.公司/組織應加強檔案資料信息化建設，建立健全檔案資料管理信息系統(tǒng)，實現檔案資料的電子化管理。2.檔案資料管理信息系統(tǒng)應具備檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等功能，提高檔案資料管理的效率和水平。3.檔案管理部門應定期對檔案資料管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（二）數據錄入與維護1.檔案管理部門應及時將檔案資料的信息錄入檔案資料管理信息系統(tǒng)，確保檔案資料信息的準確、完整。2.對檔案資料管理信息系統(tǒng)中的數據應進行定期維護，及時更新檔案資料的相關信息，確保數據的時效性和有效性。3.檔案管理部門應建立健全檔案資料管理信息系統(tǒng)的數據備份制度，定期對系統(tǒng)數據進行備份，防止數據丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督1.公司/組織應加強對檔案資料管理工作的監(jiān)督，確保檔案資料管理制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門應定期對各部門檔案資料管理工作進行檢查，發(fā)現問題及時督促整改。（二）檢查1.公司/組織應定期對檔案資料管理工作進行全面檢查，