PAGE材料采購制度管理規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司材料采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保證所采購材料的質(zhì)量符合要求，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有材料采購活動，包括但不限于生產(chǎn)用原材料、輔助材料、辦公用品、設(shè)備配件等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購材料能夠滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需要。3.成本效益原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高經(jīng)濟效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的審計。二、采購計劃管理（一）需求預測1.各部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售訂單及庫存情況，定期進行材料需求預測，并提交給采購部門。2.采購部門應(yīng)會同相關(guān)部門對需求預測進行分析和審核，確保預測數(shù)據(jù)的準確性和合理性。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)需求預測結(jié)果，結(jié)合庫存狀況，制定詳細的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等信息。2.采購計劃應(yīng)按照月度、季度、年度進行編制，并根據(jù)實際情況進行適時調(diào)整。（三）采購計劃審批1.采購計劃編制完成后，應(yīng)提交給相關(guān)部門進行審批。審批流程如下：采購部門負責人審核采購計劃的合理性和可行性。財務(wù)部門審核采購資金預算的合理性。分管領(lǐng)導審批采購計劃?？偨?jīng)理批準采購計劃。2.經(jīng)審批后的采購計劃應(yīng)嚴格執(zhí)行，如有特殊情況需要調(diào)整，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進行變更。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行綜合評審，評審結(jié)果經(jīng)審批后確定合格供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商考核1.采購部門應(yīng)定期對合格供應(yīng)商進行考核，考核周期為每年一次。考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.采購部門應(yīng)根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進行分類管理，對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于考核不合格的供應(yīng)商應(yīng)及時進行整改或淘汰。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和產(chǎn)品質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.采購部門應(yīng)定期組織供應(yīng)商會議，總結(jié)合作經(jīng)驗，加強雙方的合作與交流。3.對于重要供應(yīng)商，采購部門應(yīng)建立定期回訪制度，了解供應(yīng)商的需求和意見，不斷改進采購工作。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，采購申請表應(yīng)明確采購材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計到貨時間等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，應(yīng)按照采購計劃和審批權(quán)限進行審批。審批流程如下：采購部門負責人審核采購申請的必要性和合理性。財務(wù)部門審核采購資金預算的合理性。分管領(lǐng)導審批采購申請?？偨?jīng)理批準采購申請。2.對于緊急采購申請，應(yīng)按照特事特辦的原則，簡化審批流程，確保采購工作的及時進行。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和要求選擇合適的采購方式。2.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，采購合同應(yīng)明確采購材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。3.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。（四）驗收入庫1.采購材料到貨后，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量檢驗部門進行檢驗。質(zhì)量檢驗部門應(yīng)按照相關(guān)標準和規(guī)范對采購材料進行檢驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)。2.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)驗收結(jié)果辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應(yīng)明確采購材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.對于驗收不合格的采購材料，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商更換或退貨。（五）付款結(jié)算1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收情況，及時辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購合同的約定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。2.財務(wù)部門應(yīng)審核采購付款申請，確保付款金額準確無誤，并按照公司財務(wù)管理制度進行付款。3.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商核對賬目，確保雙方賬目清晰。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、質(zhì)量風險、供應(yīng)商風險、合同風險、付款風險等。2.采購部門應(yīng)建立風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風險因素，并采取相應(yīng)的措施進行防范和控制。（二）風險評估1.采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對識別出的風險進行評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，對風險進行分類分級，確定風險的優(yōu)先級，為制定風險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（三）風險應(yīng)對1.針對不同類型和級別的風險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。風險應(yīng)對措施包括風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.采購部門應(yīng)定期對風險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風險應(yīng)對策略。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，防止采購過程中出現(xiàn)違規(guī)行為。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。2.采購部門應(yīng)加強與供應(yīng)商的溝通與交流，接受供應(yīng)商的監(jiān)督和意見反饋，不斷改進采購工作。